Með bjartsýnina að vopni.

Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Svanhildur Bogadóttir

Með bjarsýnina að vopni:

Áhugahópur um skjalastjórn og aðdragandi að stofnun Félags um skjalastjórn

Hinn 6. desember 2013 verða liðin 25 ár frá stofnun Félags um skjalastjórn. Hópur tíu kvenna, sem kölluðu sig Áhugahóp um skjalastjórn, boðuðu til stofnfundarins. Konurnar höfðu þá fundað um skjalamál í eitt og hálft ár og meðal annars staðið fyrir námstefnu um skjalastjórn.

Áhugahópurinn kom fyrst saman árið 1987. Þá var lítil fræðsla í boði á Íslandi um skjalavörslu og skjalastjórn. Enginn vettvangur var til staðar til þess að efla tengsl og samvinnu þeirra sem störfuðu við fagið. Umsjónarmenn skjalamála í stofnunum og fyrirtækjum voru oft einangraðir og höfðu lítil tengsl sín á milli. Sama var að segja um starfsfólk Þjóðskjalasafns Íslands og héraðsskjalaverði. Kristín H. Pétursdóttir bókasafnsfræðingur hafði hlotið menntun í skjalastjórn í Bandaríkjunum og var forstöðumaður skjalasafns Landsbanka Íslands. Hún kallaði saman hóp kvenna úr ýmsum stofnunum og fyrirtækjum í Reykjavík sumarið 1987. Þessar konur gegndu að einu eða öðru leyti störfum sem tengdust skjölum. Markmið fundarins var að skiptast á skoðunum og upplýsingum um skjalamál, ræða úrbætur í skjalastjórn og nauðsyn þess að auka fræðslu á sviðinu. Fyrsti fundurinn var haldinn í útibúi Landsbankans að Laugavegi 77. Oft hefur verið um það rætt að kjötbollur Kristmundar Jónassonar matsveins hafi verið þvílíkt kynngimagnaðar miðað við það flug sem komst á hugmyndavinnu Áhugahópsins um hvað þyrfti að framkvæma og leiðir til þess1.

Samstarf kvennanna efldist, þær hittust reglulega og leituðu markvisst leiða til þess að ná markmiðum sínum. Áhugahópinn skipuðu tíu konur frá ólíkum vinnustöðum og með ólíkan bakgrunn: Jóhanna Gunnlaugsdóttir bókasafnsfræðingur hjá Gangskör sf., Kristín Geirsdóttir forstöðumaður Bóka- og skjalasafns Landsvirkjunar, Kristín I. Jónsdóttir kennari í Verzlunarskóla Íslands, Kristín Ólafsdóttir bókasafnsfræðingur hjá Gangskör sf., Ragnhildur Bragadóttir forstöðumaður Ameríska bókasafnsins, Stefanía Júlíusdóttir kennari í Háskóla Íslands, Svanhildur Bogadóttir borgarskjalavörður, Una Eyþórsdóttir kennari hjá Flugleiðum hf., Vilborg Bjarnadóttir stjórnunarritari hjá Flugleiðum hf. og síðast en ekki síst sjálf Kristín H. Pétursdóttir forstöðumaður Skjalasafns Landsbanka Íslands2. Konurnar kölluðu sig Áhugahóp um skjalastjórn og þær hittust að jafnaði mánaðarlega, oftast í hádegi í skjalasafni Landsbankans. Frá byrjun var formfesta í starfi hópsins; send voru út skrifleg fundarboð, haldnar fundargerðir og gætt að skjalavörslu Áhugahópsins.

Snemma kom fram áhugi á því að fá þekktan erlendan fyrirlesara í skjalastjórn til landsins og halda námstefnu um grundvallaratriði skjalastjórnar til þess að efla þekkingu í faginu3. Leitað var eftir aðstoð Menningarstofnunar Bandaríkjanna við að halda slíka námstefnu og finna hentugan fyrirlesara. Menningarstofnunin tók jákvætt í erindið og gerður var samstarfssamningur um að námstefnan yrði haldin í húsakynnum hennar. Hún veitti Áhugahópnum jafnframt styrk að upphæð $1600 (þá kr. 22,000.-) til þess að halda slíka námstefnu. Að tillögu Menningarstofnunar Bandaríkjanna var leitað til ARMA International við að finna hentugan fyrirlesara. Fyrir valinu varð þekktur bandarískur kennari og fyrirlesari, dr. James C. Bennett prófessor frá ríkisháskóla Kaliforníu.

Í hönd fór gríðarmikill undirbúningur Áhugahópsins og nú nægðu hádegin ekki lengur heldur var einnig hist eftir vinnu. Konurnar voru allar ákveðnar í því að námstefnan yrði sem faglegust og sambærileg við vandaðar námstefnur erlendis sem þær höfðu kynnst í námi sínu og starfi. Áhugahópurinn var ekki lögaðili og námstefnunni fylgdu miklar fjárhagslegar skuldbindingar sem konurnar í hópnum voru persónulega ábyrgar fyrir. Þar á meðal var kostnaður sem þurfti að leggja út fyrir og þurftu þær Kristín Ólafsdóttir og Kristín Geirsdóttir að fara á fund útibússtjóra Landsbankans í Háaleiti og fá víxil uppá kr. 100,000.- til þess að fjármagna námstefnuna sem þær voru persónulega ábyrgar fyrir4.

Námstefna um skjalastjórn var haldin dagana 29. til 31. janúar 1988 í Ameríska bókasafninu, Neshaga 16 í Reykjavík. Á hana var boðið fulltrúum 100 stærstu fyrirtækja landsins, skjalavörðum stofnana og helstu skjalasöfnum. Námstefnan var fjölsótt og öll umgjörð hin glæsilegasta. Meðal námstefnugagna var orðalisti yfir hugtök í skjalastjórn, Orðalisti. Enska-íslenska, íslenska-enska5 og Skrá yfir bækur og tímaritsgreinar um skjalastjórn6. Þá var boðið upp á sýningu á margs konar búnaði tengdum skjalastjórn. Námstefnan þótti takast með ágætum og fékk hún góða umfjöllun í fjölmiðlum. Með henni jókst skilningur og þekking á mikilvægi kerfisbundinnar skjalastjórnar jafn hjá fyrirtækjum sem opinberum stofnunum. Segja má að með námstefnunni hafi orðið skjalastjórn fest sig í sessi innan tungumálsins. Þá varð í margra hugum ljós munurinn á skjalavörslu annars vegar og kerfisbundinni skjalastjórn hins vegar7. Með námstefnunni varð Áhugahópnum ljóst að mikill vilji væri fyrir framgangi skjalastjórnar og mikilvægi þess að auka fræðslu og samstarf um skjalamál.
Áhugahópurinn fann að hann var á réttri leið, að þörf væri á að halda starfinu áfram og stofna formlegt félag þeirra sem ynnu við þessi mál. Áhugahópurinn leitaði fyrirmynda víða erlendis að formlegri samvinnu þeirra sem vinna að skjalastjórn. Fyrir valinu urðu alþjóðleg samtök skjalastjórnenda, ARMA International. Kannað var hvort stofna ætti Íslandsdeild ARMA en það þótti ekki fýsilegt af mörgum ástæðum, meðal annars kostnaði fyrir félagsmenn. Þess vegna var ákveðið að hefja undirbúning félags sem hefði ARMA að fyrirmynd en væri ekki deild í samtökunum. Undirbúningur hófst að stofnun félags og því að semja drög að lögum fyrir slíkt félag. Þar átti meðal annars að koma fram hver væru markmið félagsins og hverjir gætu orðið félagsmenn. Áhugahópurinn sendi út formlegt bréf hinn 24. nóvember 1988 til stærstu fyrirtækja og fjölmargra opinberra aðila. Þar var boðað til stofnfundar Félags um skjalastjórn hinn 6. desember 1988. Í bréfinu er því lýst hvers vegna Áhugahópurinn vildi stofna Félag um skjalastjórn:

Skjalastjórn gegnir ört vaxandi hlutverki í rekstri fyrirtækja og stofnana, vegna síaukinnar framleiðslu á upplýsingum í ýmsu formi. Störfum á sviði skjalastjórnar fjölgar og breyttar og auknar kröfur eru gerðar til þeirra, sem annast þennan þátt hjá fyrirtækjum og stofnunum. Í ýmsum deildum háskóla er aukin áhersla lögð á skjalastjórn, og stofnuð hafa verið félög og samtök um skjalastjórn víða um heim. Áhugahópurinn telur að tímabært sé að stofna hér á landi félag um skjalastjórn. Hugmyndin er, að verkefni félagsins verði m.a. að kynna hugtakið skjalastjórn, auka þekkingu og fræðslu í greininni, og jafnframt að stuðla að samvinnu þeirra, sem starfa við skjalastjórn.

Stofnfundur Félags um skjalastjórn var haldinn í sal Félags íslenska prentiðnaðarins að Háaleitisbraut hinn 6. desember 1988 kl. 20.30. Stofnfélagar voru 57 talsins8. Fyrstu stjórn félagsins skipuðu þær Kristín Ólafsdóttir formaður og Svanhildur Bogadóttir varaformaður ásamt Jóhönnu Gunnlaugsdóttur, Kristínu Geirsdóttur, Kristínu H. Pétursdóttur og Ragnhildi Th. Bragadóttur. Þá voru starfandi á vegum stjórnar fræðsluhópur, lagahópur, dagskrárhópur og ritnefnd9. Áhugahópurinn var virkur í stjórn og starfshópum félagsins fyrstu árin. Smám saman drógu meðlimir hans sig út úr formlegri stjórn enda voru margir öflugir félagsmenn komnir til starfa hjá félaginu sem gátu tekið að sér stjórn félagsins. Konurnar voru þó áfram, og eru enn, virkir félagar og koma oft að atburðum á vegum félagsins. Eftir stofnun Félags um skjalastjórn hélt Áhugahópurinn áfram að hittast reglulega. Ekki er lengur verið að skipuleggja námstefnur, semja lög eða stofna félag. Nú er spjallað um skjalastjórn á óformlegum nótum, farið í ferðalög, á kaffihús eða veitingastaði og notið samvista í heimahúsum.

Áhugahópurinn er stoltur af því starfi sem hann kom af stað og hversu öflugt Félag um skjalastjórn er og hefur verið í áranna rás. Þjóðskjalasafn Íslands hefur nú tekið forustu í skjalamálum opinberra aðila og gefið út reglur um skjalavörslu. Alltaf er þó þörf fyrir félag sem Félag um skjalastjórn til þess að stuðla að auknum tengslum og samvinnu þeirra sem starfa við greinina og þá ekki síður til þess að fá ferska sýn á skjalastjórn með fræðslu og erlendu samstarfi.

_________________________________________

1Kristín Ólafsdóttir. Afmælisávarp: Ræðustúfur fluttur á afmælisfundi Félags um skjalastjórn. Félag um skjalastjórn: Fréttabréf 12 (apríl 1999), 9.

2Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín H. Pétursdóttir. Félag um skjalastjórn tíu ára. Bókasafnið 22 (1998), 6-7.

3Kristín Ólafsdóttir. Fyrstu sporin. Félag um skjalastjórn: Fréttabréf 1 (mars 1989), 1.

4Magnús Guðmundsson. Að fimm árum liðnum: Rætt við Kristínu H. Pétursdóttur, Kristínu Ólafsdóttur og Svanhildi Bogadóttur um Félag um skjalastjórn. Félag um skjalastjórn: Fréttabréf 5 (desember 1993).

5Áhugahópur um skjalastjórn. Skjalastjórn: Orðalisti: Enska-íslenska: Námstefna í skjalastjórn, 29.-31. janúar 1988 (Reykjavík: Áhugahópur um skjalastjórn, 1988).

6Áhugahópur um skjalastjórn. Bækur og tímaritsgreinar um skjalastjórn: Tekið saman í tilefni af Námstefnu í skjalastjórn, 29.-31. janúar 1988 (Reykjavík: Áhugahópur um skjalastjórn, 1988).

7Stefanía Júlíusdóttir og Svanhildur Bogadóttir. Hvað á að geyma hverju á að henda? Rætt við James C. Bennet prófessor. Fjáls verslun 47 (mars 1988), 62-64. Sótt á http://timarit.is/view_page_init.jsp?issId=233113 8. október 2013.

8Svanhildur Bogadóttir. Afmælisávarp: Ávarp á 10 ára afmæli Félags um skjalastjórn. Félag um skjalastjórn: Fréttabréf 12 (apríl 1999), 10.

9Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín H. Pétursdóttir, op. cit., 6.

Við ritun greinarinnar var, auk ofangreindra heimilda, stuðst við skjalasafn Félags um skjalastjórn (E-218) sem varðveitt er í Borgarskjalasafni Reykjavíkur.

____________________________________________

Höfundar eru í Áhugahópi um skjalastjórn og stofnfélagar Félags um skjalastjórn.