Að ýmsu þarf að huga þegar innleiða á skjalastjórnun hjá fyrirtækjum eða stofnunum og mikilvægt að grunnurinn sé vel byggður ef skjalastjórnunin á að gera gagn. Hér er að finna upplýsingar um ýmislegt sem þarf að hafa í huga áður en farið er í innleiðingu.
Mikilvæg tæki skjalastjórnar
Þegar komið er á kerfisbundinni skjalastjórn í skipulagsheild er þörf á að styðjast við helstu verkfæri hennar. Þau mikilvægustu eru:
- Samræmt skjalaflokkunarkerfi
- Geymslu- og grisjunaráætlun
- Aðgengis- og öryggisstefna
- Kerfisbundinn efnisorðalykil (e. thesaurus).
(Staðlaráð Íslands, 2005a)
Samræmt flokkunarkerfi
Þegar skjalaflokkunarkerfi eru hönnuð þarf fyrst og fremst að skoða og greina starfsemi skipulagsheildarinnar. Þá eru rekstrarþættir, starfshættir, vinnuferli og aðrar hreyfingar innan skipulagsheildarinnar, sem og einstök skref innan þeirra, greindir og brotnir upp. Með því fæst góð yfirsýn yfir alla þætti starfseminnar og þar á meðal myndun og ferli skjala sem er síðan hægt að nota við gerð skjalaflokkunarkerfis (Staðlaráð Íslands, 2005b).
Með efnisflokkun skjala vistast öll skjöl er varða samskonar verkefni saman og rétt samhengi upplýsinga er tryggt. Málalykill er annað heiti yfir skjalaflokkunarkerfi enda oftast talað um mál og málasöfn hjá hinu opinbera. Málasöfn innihalda innsend og útsend bréf, minnisblöð, fundargerðir, samninga, greinagerðir, skýrslur og önnur skjöl sem eru hluti af máli hvort heldur sem þau eru á pappírs- eða rafrænu formi.
Nánari upplýsingar má finna hér í leiðbeiningarriti Þjóðskjalasafns Íslands: Málalykill, reglur og leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir.
Geymslu- og grisjunaráætlun
Hluti af skjalastjórn er að ákveða hvaða skjöl skipulagsheildarinnar þarf að geyma og hve lengi en það ræðst af þörfum hennar og ytri kröfum. Upplýsingar um viðskipti, ákvarðanir og annað sem er talið mikilvægt fyrir starfssemi skipulagsheildarinnar þarf að varðveita eins lengi og það hefur viðskiptalegan tilgang. Skjölum skal jafnframt eytt þegar sá tilgangur er ekki lengur til staðar. Við ákvörðun um varðveislu og eyðingu skjala þarf að þekkja lagalegt og rekstrarlegt umhverfi skipulagsheildarinnar en jafnframt þarf að skoða þau í sögulegu samhengi (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2002).
Í geymslu- og grisjunaráætlun eru skjalaflokkar skipulagsheildarinnar tilgreindir ásamt því hvar og hve lengi skal geyma hvern flokk. Þar má líka finna upplýsingar um staðsetningu frumrita, hvaða gögn eru varðveitt á skjalasafni og hvaða gögnum hefur verið eytt samkvæmt áætluninni. Hún er unnin af skjalastjóra í samvinnu við lögfræðinga, stjórnendur og aðra starfsmenn skipulagsheildarinnar (Stefanía Júlíusdóttir, 1997).
Samkvæmt lögum um Þjóðskjalasafn Íslands er afhendingaskyldum aðilum óheimilt að grisja skjalasöfn sín án heimildar frá safninu (Lög um Þjóðskjalasafn nr. 66/1985, 7. gr.). Um grisjun opinberra aðila gilda ákveðnar reglur sem safnið hefur sett saman. Þar kemur m.a. fram að varðveita verði öll skjöl opinberra aðila sem eru eldir en frá 1960. Hins vegar getur safnið gefið heimild til grisjunar ef skjöl hafa ekki upplýsingagildi eða ef um tímabundið upplýsingagildi er að ræða eða ef skjöl eru þegar til í skjalasafni stofnunarinnar eða annarrar stofnunar. Afhendingaskyldir aðilar geta sótt um leyfi til grisjunar hjá Þjóðskjalasafni Íslands.
Sjá nánar hér í leiðbeiningarritum Þjóðskjalasafns Íslands: Leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir um grisjun skjala Skjalavistunaráætlun: Reglur og leiðbeiningar fyrir ríkisstofnanir
Aðgengis- og öryggisstefna
Mikilvægt er fyrir skipulagsheildir að ákveða hvernig öryggi og viðhald skjala skuli háttað og þá sérstaklega þeirra skjala sem teljast ómissandi fyrir starfsemina. Tryggja þarf að skjöl glatist ekki þrátt fyrir atburði eins og eldsvoða eða náttúruhamfarir. Til að koma í veg fyrir það þarf að skoða þau atriði í umhverfinu sem eru líkleg til að valda tjóni og hvernig hægt er að laga eða breyta þeim. Með því að skipuleggja áætlun um björgun skjala fyrirfram og forgangsröðun þeirra er hægt að ganga beint í verkið ef til hamfara kemur (Stefanía Júlíusdóttir, 1997).
Í stefnu um aðgengi og öryggi skjala eru tilgreindar reglur um hverjir hafa aðgang að hvaða skjölum og undir hvaða kringumstæðum. Í henni þarf jafnframt að tryggja að varðveisla skjals skuli vera með þeim hætti að upprunni, áreiðanleiki og notagildi tapist ekki og að skjöl séu aðgengileg eins lengi og þeirra er krafist. Þá þarf að koma í veg fyrir að skjöl eyðileggist ekki og að óviðkomandi aðilar fái ekki aðgang að þeim. Huga þarf sérstaklega að því að skjöl sem vistuð eru í rafrænum kerfum séu aðgengileg þrátt fyrir breytingar á kerfunum (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2002).
Skipulagsheildir ættu að flokka aðgangsrétt starfsmanna eftir eðli upplýsinga og efni sem þær innihalda. Sú aðgangsflokkun er byggð á lagaumhverfi hennar sem og eðli starfseminnar og með gerð áhættumats. Aðgengi að skjölum gæti þurft að takmarka ef skjöl innihalda viðkvæmar persónulegar upplýsingar, viðskiptaleynd, ef um öryggi eigna eða ríkisöryggi er að ræða eða ákveðin lagaleg eða faglega forréttindi eiga við (Staðlaráð Íslands, 2005b).
Kerfisbundinn efnisorðalykill
Kerfisbundinn efnisorðalykill inniheldur orð og hugtök sem tengjast saman innbyrðis eftir skyldleika og/eða lagskiptingu. Hann er öflugt tæki við skipulagningu skjala en hægt er að styðjast við staðalinn ISO 2788 við gerð hans (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2002.
Í kerfisbundnum efnisorðalykli sést merking orða og hvernig stigveldisvensl þeirra eru við önnur orð. Það gerir notendum kleift að komast frá þeim orðum sem ekki á að nota til þeirra orða sem skipulagsheildin hefur einsett sér að nota (Staðlaráð Íslands, 2005b).
Heimildir
Jóhanna Gunnlaugsdóttir. (2002). Tímamót í skjalastjórn: Alþjóðlegur staðall um skjalastjórn tekur gildi. Bókasafnið, 26, 39-46.
Staðlaráð Íslands. (2005a). ÍST ISO 15489-1:2001. Upplýsingar og skjalfesting – Skjalastjórn - 1. hluti: Almenn atriði. Reykjavík: Staðlaráð Íslands.
Staðlaráð Íslands. (2005b). ÍST ISO 15489-1:2001. Upplýsingar og skjalfesting – Skjalastjórn - 2. hluti: Leiðbeiningar. Reykjavík: Staðlaráð Íslands.
Stefanía Júlíusdóttir. (1997). Skjalastjórn. Í Guðrún Pálsdóttir og Sigrún K. Hannesdóttir (ritstjórar), Sál aldanna: Íslensk bókasöfn í fortíð og nútíð (bls.217-239). Reykjavík: Félagsvísindadeild Háskóla Íslands, Háskólaútgáfan.