Skjalastjórn

Hvað er skjalastjórn?
Skjalastjórn er skilgreind sem kerfisbundin stjórn á skjölum frá því þau verða til í stofnun eða fyrirtæki, eða berast að, og þar til þeim er eytt eða sett í varanlega geymslu (Félag um skjalastjórn – irma.is).

Skjalastjórn felur í sér flokkun og merkingu skjala, dreifingu, vistun, endurheimt, stjórn á framleiðslu og notkun eyðublaða og skýrslna og gerð geymslu- og skjalastjórnaráætlana. Skjalastjórnaráætlunin og geymslu- og grisjunaráætlunin ráða því hvernig skjölin fara frá einu skeiði til annars eftir því hvernig hentar fyrirtækinu eða stofnuninni. Hér er ekki einungis átt við pappírsskjöl heldur öll gögn án tillits til þess á hvaða formi þau eru (Kristín H. Pétursdóttir, 1988).

Skjalastjórn kemur í veg fyrir að skjöl glatist, skemmist eða komist í hendur á óviðkomandi aðila og að ónauðsynlegur pappír og upplýsingar á öðru formi safnist fyrir á skrifstofum eða í geymslum. Hún getur þannig fyrirbyggt ótímabæra eyðingu skjala. Þar að auki felur skjalastjórn í sér fræðslu starfsfólks um skjalamál (Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín H. Pétursdóttir, 1998; Kristín H. Pétursdóttir, 1988).
Hvað er skjal?
„Þegar talað er um skjöl og skráðar heimildir í lögum þessum er átt við hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og hafa orðið til, borist eða verið viðhaldið við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings.“ (Lög um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985, 2. mgr. 3. gr. með áorðnum breytingum 123/2008, 1. gr.)

Í ISO 15489 staðlinum eru skjöl skilgreind sem upplýsingar sem eru myndaðar, mótteknar og höndlaðar sem sönnunargögn og upplýsingar frá fyrirtæki eða einstaklingi til að framfylgja lagalegum skyldum eða í viðskiptalegum tilgangi (Staðlaráð Íslands, 2005a, bls. 12).

Ávinningur af skjalastjórn
Með skjalastjórn er hægt að stjórna fyrirtækjum og stofnunum þannig að starfsemin sé rekin á skipulegan, hagkvæman og ábyrgan hátt. Skjöl eru mikilvæg sönnun um starfsemi og sögu fyrirtækis eða stofnunar. Skjölin geta veitt stuðning og vörn í málaferlum, sem beinast gegn starfseminni, en geta einnig orði starfseminni að falli ef sanna á sök á fyrirtæki með eigin gögnum þess (Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2002). Mikilvægt er að geyma ekki skjöl lengur en þörf er þannig að óþörf skjöl hlaðist ekki upp. Lög og reglugerðir kveða á um geymslutíma sem hægt er að setja inn í geymslu- og grisjunaráætlun. Þannig áætlun hefur í för með sér að umfang skjalanna í fyrirtækinu og stofnuninni minnkar sem getur lækkað húsnæðis- og geymslukostnað vegna þess að skjölum er komið fyrir með haganlegri hætti og óþarfa og/eða úreltum skjölum er eytt (Kristín H. Pétursdóttir, 1988). Markmiðið með rafrænni skjalastjórn er stöðluð, miðlæg og kerfisbundin vistun á skjölum. Hún auðveldar aðgengi að skjölum og stuðlar að öruggum geymslustöðum. Rafræn skjalastjórn stuðlar að varanlegri varðveislu tiltekinna skjala og grisjun og eyðingu annarra samkvæmt geymslu- og grisjunaráætlun. Ef skjalið á að nýtast öllu fyrirtækinu þarf að vista það miðlægt þar sem fleiri en einn geta nýtt sér skjalið og skoðað á sama tíma (Kristín H. Pétursdóttir, 1988).
Markmið með skjalastjórn er m.a:

• að hægt sé að finna tiltekin skjöl fljótt og örugglega
• að tryggja að skjöl glatist ekki, skemmist eða komist í hendur óviðkomandi aðila
• að koma í veg fyrir að upplýsingar, á hvað formi sem þær eru, safnist ekki upp
• að koma í veg fyrir ótímabæra eyðingu skjala

(Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín Ólafsdóttir, 1995, bls. 89). Starfsvenjur skjalastjórnar ná til allra aðila skipulagsheildarinnar sem mynda eða nota skjöl í starfi sínu. Skjalastjórn hjá skipulagsheildum felur í sér að sett sé á skjalastefna og staðlar, úthlutun á ábyrgð, gerð verklagsreglna og kynning á þeim ásamt því að veitt sé ráðgjöf um stjórnun og meðhöndlun skjala. Þá fellur hönnun, innleiðing og umsjón með skjalastjórnarkerfum og samþætting við önnur kerfi skipulagsheildarinnar undir skjalastjórn (Staðlaráð Íslands, 2005a, bls. 14).
Hér að neðan eru tenglar á áhugaverðar og skemmtilegar greinar sem fjalla um skjalastjórn:
-Ritgerðir er fjalla um skjalasjtórn í Skemmunni....sjá hér -Skjalastjórn í rafrænu umhverfi - Grein e. Ingu Dís Karlsdóttur....sjá hér
-Rafræn skjalastjórnun: hvað er það - Grein e. Ölfu Kristjánsdóttur....sjá hér
-Í upphafi skal endinn skoða - MLIS ritgerð í Skemmunni....sjá hér
-Framtíðarsýn um rafræna stjórnsýslu......sjá hér

Heimildir:
Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín H. Pétursdóttir. (1998). Félag um skjalastjórn tíu ára. Bókasafnið, 22, s. 6-7.
Jóhanna Gunnlaugsdóttir. (2002). Tímamót í skjalastjórn: Alþjóðlegur staðall um skjalastjórn tekur gildi. Bókasafnið, 26,s. 39-46.
Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín H. Pétursdóttir. (1995). Skjalastjórn hjá fyrirtækjum og tölvutæknin. Bókasafnið, 19, s.  89-90.
Kristín H. Pétursdóttir (1988). Skjala- og upplýsingastjórn. Bókasafnið, 11–12, s. 52–54.
Lög um Þjóðskjalasafn Íslandsnr. 66/1985 með áorðnum breytingum 123/2008
Staðlaráð Íslands. (2005a). ÍST ISO 15489-1:2001. Upplýsingar og skjalfesting – Skjalastjórn - 1. hluti: Almenn atriði. Reykjavík: Staðlaráð Íslands.