26. Fundargerð aðalfundar 29. apríl 2014
Fundargerð 26. aðalfundar Félags um skjalastjórn, haldinn 29. apríl 2014 í Þjóðskjalasafni Íslands, kl. 17-19.Á dagskrá var erindi Gunnhildar Lilju Sigmundsdóttur, skjalastjóra Motus, er bar heitið „Það er algjört lykilatriði fyrir okkur að skjala: viðhorf gæðastjóra til ISO 9001 og skjalastjórnunar" ásamt hefbundnum aðalfundarstörfum. Njörður Sigurðsson, meðstjórnandi setti fundinn í fjarveru formanns Evu Óskar Ármannsdóttur, hann bauð fundargesti velkomna og kynnti fundarstjóra Óskar Þór Þráinsson sem tók síðan við fundarstjórn.
Dagskrá:
Fyrst á dagskrá var erindi Gunnhildar Lilju Sigmundsdóttur, skjalastjóra Motus, er bar heitið „Það er algjört lykilatriði fyrir okkur að skjala: viðhorf gæðastjóra til ISO 9001 og skjalastjórnunar". Erindið var mjög áhugavert. Síðan hófust hefðbundin aðalfundarstörf.Skýrsla stjórnar og nefnda
Njörður Sigurðsson meðstjórnandi las upp skýrslu stjórnar fyrir starfsárið 2013-2014 í fjarveru Evu Óskar Ármannsdóttur formanns. Í stjórn voru auk Evu Óskar, Njörður Sigurðsson meðstjórnandi, Anna Guðrún Sigurvinsdóttir varaformaður, Sólveig G. Jörgensdóttir vefstjóri, Þorgerður Magnúsdóttir ritari, auk Guðrúnar Birnu Guðmundsdóttur sem var starfandi gjaldkeri í stað Svandísar Sigurjónsdóttur sem hætti í stjórn í desember.Sex stjórnarfundir voru haldnir á tímabilinu, sá síðasti var nr. 208 í sögu félagsins. Einn óformlegur vinnufundur var haldinn fyrir stjórnar- og nefndarmenn en að auki hittust stjórnarmeðlimir eftir þörfum vegna verkefna.
Fræðslunefnd
Anna Guðrún Sigurvinnsdóttir formaður fræðslunefndar flutti skýrslu nefndarinnar sem einnig var samþykkt af viðstöddum. Auk Önnu Guðrúnar voru Júlía Pálmadóttir Sighvats og Hjördís Magnúsdóttir í fræðslunefnd.Ritnefnd
Sólveig G. Jörgensdóttir flutti skýrslu nefndarinnar. Skýrslan var samþykkt af viðstöddum félagsmönnum. Auk Sólveigar voru Guðrún I. Svansdóttir og Sigríður Björk Einarsdóttir í ritnefnd.Reikningar félagsins
Starfandi gjaldkeri félagsins, Guðrún Birna Guðmundsdóttir bar upp reikninga félagsins og útskýrði ýmsa liði þeirra fyrir fundargestum. Endurskoðendur reikninga voru Ingibjörg Sverrisdóttir og Dagrún Árnadóttir. Reikningar félagsins voru samþykktir af öllum viðstöddum félagsmönnum.Árgjald ákveðið
Fundarstjóri bar fram tillögu stjórnar um að árgjald yrði áfram óbreytt meðan fjárhagsleg staða félagsins væri jafn góð og raun ber vitni. Fundarmenn samþykktu einróma.Lagabreytingar
Félagsmaður lagði til breytingar á lögum félagsins sem fundarstjóri bar fyrir fundinn.Breytingartillagan fólst í að liður 1.2 svohljóðandi: „Markmið félagsins er að efla þekkingu og skilning á skjalastjórn hjá einstaklingum, fyrirtækjum og opinberum aðilum. Ennfremur að efla tengsl þeirra sem starfa við skjalasöfn og stuðla að samvinnu þeirra í milli.“ Yrði breytt á þessa leið: „Markmið félagsins er að efla þekkingu og skilning á skjalastjórn hjá einstaklingum, fyrirtækjum og opinberum aðilum. Ennfremur að efla tengsl þeirra sem starfa við og hafa áhuga á skjalamálum og stuðla að samvinnu þeirra í milli.“
Breytingartillagan var samþykkt af öllum viðstöddum félagsmönnum.
Kosning stjórnar
Fundarstjóri bar upp breytingar á stjórn. Eva Ósk Ármannsdóttir gaf áfram kost á sér til formanns og Bergný Jóna Sævarsdóttir bauð sig fram sem varaformaður. Viðstaddir samþykktu kjör formanns og varaformanns. Anna Guðrún Sigurvinnsdóttir gaf ekki kost á sér áfram og Njörður Sigurðsson var búinn að vera fjögur ár í stjórn og mátti ekki sitja áfram skv. lögum félagsins. Aðrir sem gáfu kost á sér í stjórn félagsins voru Árni Jóhannsson, Harpa Sólbjört Másdóttir, Sólveig G. Jörgensdóttir og Þorgerður Magnúsdóttir. Allir stjórnarmenn voru sjálfkjörnir.Fundarstjóri bað fráfarandi stjórnar- og nefndarmenn að koma upp og taka við rós sem þakklætisvott fyrir starf í þágu félagsins. Þorgerður Magnúsdóttir afhenti blómin og þakkaði fyrir samstarfið.