25. Fundargerð aðalfundar 30. apríl 2013
Fundargerð 25. aðalfundar
Félags um skjalastjórn, haldinn 30. apríl 2013 í Þjóðskjalasafni Íslands, kl.
17-19.
Á dagskrá var erindi Hjálmars
Gíslasonar, stofnanda og framkvæmdastjóra DataMarket, „Landsins gögn og nauðsynjar"
ásamt hefðbundnum aðalfundarstörfum. Formaður félagsins, Daldís
Ýr Guðmundsdóttir, setti fundinn og bauð fundargesti velkomna. Sigurður
Baldvinsson tók síðan við fundarstjórn.
Dagskrá:
Fyrst á dagskrá var
erindi Hjálmars „Landsins gögn og nauðsynjar“ en fundarstjóri stakk upp á
breytingu á dagskránni þannig að erindi Hjálmars yrði á eftir hefðbundnum aðalfundarstörfum
og var það samþykkt.
Skýrsla stjórnar og nefnda
Daldís Ýr Guðmundsdóttir
formaður félagsins las upp skýrslu stjórnar fyrir starfsárið 2012-2013. Í
stjórn voru auk Daldísar, Njörður Sigurðsson varaformaður, Guðrún Birna
Guðmundsdóttir gjaldkeri, Eva Ósk Ármannsdóttir ritari, Sigríður Björk
Einarsdóttir meðstjórnandi og Þorgerður Magnúsdóttir varamaður.
Sjö stjórnarfundir voru
haldnir á tímabilinu, sá síðasti var nr. 202 í sögu félagsins. Einn óformlegur
vinnufundur var haldinn fyrir stjórnar- og nefndarmenn en að auki hittust
stjórnarmeðlimir eftir þörfum vegna verkefna.
Ritnefnd
Guðrún Birna
Guðmundsdóttir gjaldkeri flutti skýrslu nefndarinnar í fjarveru Sigríðar
Bjarkar Einarsdóttur formanns nefndarinnar. Skýrslan var samþykkt af viðstöddum
félagsmönnum. Auk Sigríðar voru Guðrún Svansdóttir og Sólveig G. Jörgensdóttir í ritnefnd.
Fræðslunefnd
Njörður Sigurðsson formaður
fræðslunefndar flutti skýrslu nefndarinnar sem einnig var samþykkt af
viðstöddum. Auk Njarðar voru Sara Halldórsdóttir og Gríma Eik Káradóttir í fræðslunefnd.
Reikningar félagsins
Gjaldkeri félagsins, Guðrún
Birna Guðmundsdóttir bar upp reikninga félagsins og útskýrði ýmsa liði þeirra
fyrir fundargestum. Endurskoðendur reikninga voru Ingibjörg Sverrisdóttir og
Dagrún Árnadóttir. Reikningar félagsins voru samþykktir af öllum viðstöddum
félagsmönnum.
Árgjald ákveðið
Fundarstjóri bar fram tillögu
stjórnar um að árgjald yrði áfram óbreytt meðan fjárhagsleg staða félagsins
væri jafn góð og raun ber vitni. Fundarmenn samþykktu það einróma.
Lagabreytingar
Stjórn félagsins lagði
til breytingar á lögum félagsins. Daldís Ýr formaður mælti fyrir breytingunni
og nefndi meðal annars að breytingartillagan væri í takt við breytta tíma í
upplýsingamiðlun til félagsmanna sambærilegra félaga við Félag um skjalastjórn.
Lögð var fram breytingartillaga
á lið 3.1 „Aðalfund skal halda seinni hluta apríl ár hver. Hann skal boða skriflega
með dagskrá ásamt tillögu um lagabreytingar með tveggja vikna fyrirvara hið
minnsta.“ Lagt var til að liður 3.1 væri svohljóðandi. „Aðalfund skal halda í
seinni hluta apríl ár hvert. Hann skal auglýsa á heimasíðu félagsins og boða
með tölvupósti þeim sem hafa netfang skráð í félagaskrá en öðrum og þeim sem
þess óska sérstaklega skal sent skriflegt fundarboð. Fundarboð skal birtast með
dagskrá ásamt tillögum um lagabreytingar með tveggja vikna fyrirvara hið
minnsta.“Breytingartillagan var samþykkt af öllum viðstöddum félagsmönnum.
Kosning stjórnar
Fundarstjóri bar upp
breytingar á stjórn. Daldís Ýr Guðmundsdóttir formaður gekk úr stjórn eftir 4
ára stjórnarsetu sem samkvæmt lögum félagsins er hámarkstími stjórnarmanns. Sigríður
Björk Einarsdóttir meðstjórnandi og formaður ritnefndar gaf ekki kost á sér
áfram í stjórn og Guðrún Birna Guðmundsdóttir gjaldkeri gaf heldur ekki kost á
sér áfram. Eva Ósk Ármannsdóttir bauð sig fram til formanns og Anna Guðrún Sigurvinsdóttir
bauð sig fram til varaformanns. Viðstaddir samþykktu kjör formanns og
varaformanns. Aðrir sem gáfu kost á sér í stjórn voru Njörður Sigurðsson,
Sólveig Jörgensdóttir, (Aðalbjörg) Svandís Sigurjónsdóttir og Þorgerður
Magnúsdóttir. Engin mótframboð komu fram og allir stjórnarmenn voru
sjálfkjörnir. Fundarstjóri bað fráfarandi stjórnar- og nefndarmenn að koma upp
og taka við rós sem þakklætisvott fyrir störf í þágu félagsins.
Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga.
Skoðunarmenn reikninga,
þær Ingibjörg Sverrisdóttir og Dagrún Árnadóttir, gefa áfram kost á sér.
Kosning þeirra var samþykkt með lófaklappi.
Önnur mál
Fundarstjóri gaf orðið
laust. Guðrún Birna Guðmundsdóttir bað um orðið. Hún fór yfir að félagið á 25 ára
afmæli á næsta starfsári. Afmælisnefnd var skipuð á líðandi starfsári og hafði
stjórn skipað hana sem formann sérstakrar afmælisnefndar. Auglýst var á
póstista félagsins eftir áhugasömum í nefndina. Tveir gáfu kost á sér en þegar
á reyndi hafði bara annar áhuga á að starfa í nefndinni. Farið var á stúfana að
finna áhugasamt fólk í nefndina og er hún nú skipuðu 6 félagsmönnum. Þeir eru auk Guðrúnar Birnu; tveir fyrrum
formenn félagsins þær Ásgerður Kjartansdóttir og Sólveig Magnúsdóttir og auk
þeirra Andrés Erlingsson, Erna Jóna Geirsdóttir og Eva Ósk Ármannsdóttir. Stjórn
félagsins hefur samþykkt að veita 500 þúsund krónum til afmælishalda. Stefnt er
á að halda ráðstefnu þann 11. október 2013 og verður hún auglýst nánar þegar
nær dregur. Guðrún Birna hvatti
félagsmenn til að taka daginn frá. Nefndin
vildi líka benda á að allar ábendingar og hugmyndir vegna afmælisins væru vel
þegnar.
Klukkan 17:45 var
hefðbundnum aðalfundarstörfum lokið en þá var tekið stutt hlé þar sem fundargestir
gæddu sér á ljúffengum veitingum og fengu tækifæri til að spjalla saman. Eftir
um 20 mínútna hlé hélt Hjálmar Gíslason erindi sitt „Landsins gögn og
nauðsynjar" en þar fjallaði hann meðal annars um muninn á gögnum og
upplýsingum, bætt aðgengi að öllum heimsins gögnum og sýndi jafnframt í máli og
myndum hvernig myndbirting gagna getur verið meira upplýsandi fyrir
rannsakendur en t.a.m. gögn í töflu. Erindi Hjálmars var mjög áhugavert og
félagsmenn voru duglegir að spyrja og fá góð svör.
Að loknu erindi Hjálmars
þakkaði fundarstjóri Hjálmari fyrir erindið og sleit fundinum.