Skýrsla stjórnar fyrir starfsárið 2012-2013

Á síðasta aðalfundi félagsins sem haldinn var þann 26. apríl 2012 voru eftirtaldir kosnir í stjórn félagsins:

Daldís Ýr Guðmundsdóttir, formaður

Njörður Sigurðsson, varaformaður

Guðrún Birna Guðmundsdóttir, gjaldkeri

Eva Ósk Ármannsdóttir, ritari

Þorgerður Magnúsdóttir meðstjórnandi

Sigríður Björk Einarsdóttir meðstjórnandi

Skoðunarmenn reikninga voru kosnir og eru það Ingibjörg Sverrisdóttir og Dagrún Árnadóttir.

Áherslur stjórnar og stjórnarfundir

Stjórn félagsins lagði upp með að funda mánaðarlega, og voru haldnir sjö stjórnarfundir á tímabilinu, sá síðasti nr. 201 í sögu félagsins. Stjórnin hittist einnig á tveimur óformlegum vinnufundum og þar að auki hittust nefndarmenn reglulega til að leggja línurnar fyrir starfsárið. Áhersla stjórnar fyrir starfsárið fólst að venju í því að fylgja markmiðum félagsins og standa fyrir fræðslu til félagsmanna. Áhersla var lögð á að skipuleggja afmælishátíð vegna 25 ára afmæli félagsins síðar á árinu.

Nefndir

Þrjár nefndir voru starfandi á vegum félagsins í vetur. Samkvæmt venju var starfrækt fræðslunefnd og ritnefnd en að auki var komið á fót sérstakri undirbúningsnefnd fyrir afmæli félagsins. Í fræðslunefnd sátu Njörður Sigurðsson formaður, Gríma Eik Káradóttir og Sara Halldórsdóttir. Í ritnefnd sátu Sigríður Björk Einarsdóttir formaður, Guðrún I. Svansdóttir og Sólveig G. Jörgensdóttir. Þann 13. september sl. var send út auglýsing á póstlista félagsins þar sem óskað var eftir sjálfboðaliðum til starfa í afmælisnefnd. Á stjórnarfundi var ákveðið að Guðrún Birna Guðmundsdóttir yrði formaður afmælisnefndarinnar og að fulltrúi úr stjórn myndi einnig taka sæti í nefndinni. Njörður, Sigríður Björk og Guðrún Birna gera ítarlegri grein fyrir störfum nefndanna hér á eftir.

Félagatal

Mikil gangskör hefur verið gerð á félagatalinu á starfsárinu en undanfarin ár hefur verið erfitt að halda utan um réttan fjölda félagsmanna. Félagatal er nú aðgengilegt á vefsíðu félagsins en í dag eru skráðir félagar 237 talsins. Á síðasta starfsári var hreinsað til í félagatalinu og tekin ákvörðun um að hafa skráninguna einungis á einstaklinga í stað fyrirtækja eða stofnana eins og áður tíðkaðist í sumum tilvikum. Fyrir nokkru var tekin ákvörðun um að stjórnar- og nefndarmenn væru undanþegnir félagsgjöldum og hið sama gildir um heiðursfélaga.

Starfsemi vetrarins og helstu verkefni

Eftir síðasta aðalfund, í apríl 2012, boðaði formaður til fundar í byrjun júní. Þar hittust gamlir og nýir stjórnarmenn og stilltu saman strengi. Ákveðin var verkaskipting stjórnarmanna og fráfarandi stjórnar- og nefndarmenn afhendu nýju fólki möppur og gögn. Allir stjórnar- og nefndarmenn fá afhendar möppur, sem útbúnar hafa verið til þess að halda til haga hagnýtum upplýsingum sem geta gagnast í starfinu. Möppurnar ganga svo frá manni til manns eftir því sem mannabreytingar verða á stjórn félagsins. Ákveðið var að hittast á vinnufundi í lok ágúst til að undirbúa vetrarstarfið.

Vinnufundir

Þar sem stjórn og nefndir síðustu starfsára hafa verið sammála um að óformlegir vinnufundir til að undirbúa vetrarstarfrið væru árangursríkir, var ákveðið að halda slíka fundi í upphafi haust- og vorannar. Hefð hefur skapast fyrir því að hittast eitt síðdegi eða svo til að vinna að málum sem ekki gefst tími til að fara yfir á hefðbundnum stjórnarfundum sem yfirleitt hafa verið haldnir í hádeginu.

Fyrsti vinnufundur stjórnar var haldinn 23. ágúst. Á fundinum var farið yfir hvaða fyrirkomulag fyrir komandi stjórnarfundi myndi henta best, rætt var um tafir þær sem urðu á því að nýja vefsíða félagsins færi í loftið, sem og forgangsröðun efnis á síðuna eftir að hún komst í lag. Rætt var um fræðsludagskrá vetrarins og fyrirhugaða afmælishátíð. Stjórnarmenn voru sammála um mikilvægi þess að virkja facebook síðu félagsins auk þess sem áhugi var fyrir að gefa út fréttabréf á pappírsformi. Seinni vinnufundar stjórnar var haldinn 7. febrúar. Fyrirkomulagið var með svipuðum hætti og áður, farið var yfir gögn í vinnumöppum og grunnur var lagður að undirbúningi fyrir aðalfund.

Upplýsingamiðlun

Upplýsingamiðlun til félagsmanna er eitt af göfugum markmiðum félagsins. Á síðasta starfsári var nýr póstlisti tekinn í notkun. Í samræmi við hreinsun á félagatali var ákveðið að einungis skráðir félagar myndu vera á póstlistanum. Skráðir félagar eru þeir sem hafa greitt félagsgjöld en stjórninni barst ábendingar um að kannski væri æskilegt að hafa póstlistann opinn og auglýsa þannig betur starfsemi félagsins og var þar vísað í að markmið félagsins væri m.a. að vekja athygli á málaflokknum. Einnig heyrðust óánægjuraddir frá fyrrum félagsmönnum sem vildu gjarnan fá að fylgjast með starfinu áfram þrátt fyrir að hafa sagt sig úr félaginu. Ákvörðun stjórnar um að hafa einungis skráða félaga á póstlistanum byggist á því að það einfaldar mjög utanumhald félagatals auk þess sem félagsgjaldið hefur verið það lágt að það ætti ekki að stoppa fólk í að skrá sig sem félagsmenn. Nýi póstlistinn var formlega tekinn í notkun í janúar síðastliðinn en gaman væri ef félagsmenn myndu vera duglegri að senda fyrirspurnir og ábendingar inn á listann til upplýsinga og hvatningar fyrir aðra félagsmenn. Einnig viljum við vekja athygli á facebook síðu félagsins og hvetjum við félagsmenn til að líka við síðuna okkar ef þeir hafa ekki gert það nú þegar. Öllum er velkomið að miðla áhugaverðu efni á síðuna. Unnið var að því að koma eldra efni inn á nýju vefsíðuna en Sirrý, formaður ritnefndar og vefstjóri félagsins, segir okkur betur frá því hér á eftir.

Landsfundur Upplýsingar

Í febrúar 2012 hafði Hrafn Andrés Harðarson frá Landsfundarnefnd Upplýsingar samband við formann félagsins. Hrafn, fyrir hönd nefndarinnar, óskaði eftir erindi frá okkar herbúðum til að flytja á Landsfundi Upplýsingar sem haldinn var í Turninum í Kópavogi, dagana 27.-28. september. Brugðist var við bóninni og hélt Njörður Sigurðsson, varaformaður félagsins, erindi sem var annars vegar kynning á félaginu okkar og hins vegar fræðsluerindi um rafræna skjalavörslu þar sem Njörður setti sig í hlutverk sviðstjóra hjá Þjóðskjalasafni.

Upplýsing óskar eftir samstarfi um vinnustofur

Í byrjun febrúar hafði Hrafnhildur Hreinsdóttir frá Upplýsingu samband við stjórn félagsins og óskaði eftir samstarfi í verkefni sem Upplýsing var að undirbúa með Stéttarfélagi Bókasafns- og upplýsingafræðinga. Um var að ræða vinnustofur sem bera heitið „Stefnumót við framtíðina“ og byggja á starfi ímyndarhóps sem starfað hefur í rúm tvö ár. Ákveðið var að afþakka samstarf við þessi félög þar sem markið Félags um skjalastjórn eru af öðrum toga og lögð er áhersla á að félagið er áhugafélag, opið öllum, og óháð menntun eða starfsvettvangi. Þar að auki tók félagið ekki þátt í þeirri ímyndunarvinnu sem vinnustofurnar eiga að byggja á. Félag um skjalastjórn vonar engu að síður að vinnustofurnar hafi heppnast vel.

Fræðslufundir og jólafundur

Fræðslufundir félagsins voru með hefðbundnu sniði og var jólafundur haldinn 22. nóvember. Njörður Sigurðsson formaður fræðslunefndar segir okkur betur frá fræðsludagskránni hér á eftir.

Kynning fyrir nemendur í Háskóla Íslands

Þann 10. janúar fóru Þorgerður Magnúsdóttir og Daldís Ýr Guðmundsdóttir fyrir hönd stjórnar að kynna félagið fyrir nemendum í Háskólanum. Kynningin mældist vel fyrir og var ánægja með fyrirkomulagið. Mikilvægt er að kynna starfið fyrir nemendum og vekja þannig áhuga þeirra á að skrá sig í félagið.

Lokaorð

Félag eins og okkar byggir allt sitt á því að félagsmenn taki þátt í starfinu, gefi kost á sér til starfa í stjórn og nefndir og síðast en ekki síst er mikilvægt að þeir sæki fræðslufundi og annað sem er í boði á vegum félagsins. Við erum öll að leggja á okkur ómælda vinnu í umboði félagsmanna til að vinna að markmiðum félagsins og Það er mikil hvatning fyrir þá sem skipuleggja vetrarstarfið að sjá viðburði vel sótta, jafnvel þó við vitum vel að flestir eru önnum kafnir í sínum daglegu störfum.

Síðastliðin tvö ár hafa verið ómetanleg í reynslubankann. Ég hef fengið að takast á við skemmtileg verkefni og hef kynnst frábæru fólki. Það er ótrúlega gaman að sjá hvað það er mikið af reynsluboltum og þekkingarbrunnum í félaginu okkar. Það er mjög mikilvægt fyrir nýja félaga og þá sem hafa ekki mikla reynslu af skjalastjórn að að hafa vettvang til skoðanaskipta og tækifæri til að kynnast öðrum sem starfa á sama vettvangi.

Ég vil þakka ykkur fyrir að sýna mér traust til að gegna formennsku síðastliðin tvö ár. Ég hef unnið með frábæru fólki bæði í stjórn og nefndum síðastliðin fjögur ár, en það er einmitt góð samvinna sem skiptir höfuðmáli. Mér hefði ekki tekist að sinna formannshlutverkinu samhliða vinnu og öðrum verkefnum nema hafa gott fólk á bak við mig. Að öðrum ólöstuðum, verð ég að nefna Guðrúnu Birnu Guðmundsdóttur, fráfarandi gjaldkera félagsins. Ég vil einnig þakka öðrum í stjórn og nefndum félagsins kærlega fyrir gott samstarf. Sérstaklega vil ég þakka þeim sem nú hverfa frá störfum.

Ég hef sjálf setið í stjórn félagsins í fjögur ár núna, en samkvæmt lögum þess er því kominn tími fyrir mig til að hleypa öðrum áhugasömum félögum að. Ég þakka fyrir mig um leið og ég óska tilvonandi stjórnarmeðlimum velfarnaðar í starfi.

Kópavogur, 28. apríl 2013 – Daldís Ýr Guðmundsdóttir, formaður.