24. Fundargerð aðalfundar 26. apríl 2012

Fundargerð 24. aðalfundar
Félags um skjalastjórn, haldinn 26. apríl 2012 í Þjóðskjalasafni Íslands, kl.
17-19.

Á dagskrá var kynning á
lokaverkefnum frá Háskóla íslands ásamt 
hefbundnum  aðalfundarstörfum. Formaður,
Daldís Ýr Guðmundsdóttir setti fundinn og bauð fundargesti velkomna. Ásgerður
Kjartansdóttir tók síðan við fundarstjórn.

Dagskrá:

Á dagskrá var kynning á
tveimur lokaverkefnum tengdum skjalastjórn. Sigríður Andrea Ásgeirsdóttir
kynnti lokaverkefni sitt til MLIS gráðu í bókasafns- og upplýsingafræði við
Háskóla Íslands. Verkefnið ber heitið Að
komast í fyrsta sætið. Rannsókn á ástæðum innleiðingar
öryggisstjórnunarstaðalsins ISO 27001 í íslenskum fyrirtækjum.  Næst kynnti Daldís Ýr Guðmundsdóttir
lokaverkefni sitt til MPA gráðu í opinberri stjórnsýslu við Háskóla Íslands.
Verkefni hennar heitir Vandaðir
stjórnsýsluhættir. Hvernig framfylgja ráðuneyti á Íslandi lögum og reglum um
skjalastjórn? Að kynningum loknum tóku við hefðbundin aðalfundastörf.

Skýrsla stjórnar og nefnda

Daldís Ýr Guðmundsdóttir
formaður félagsins las upp skýrslu stjórnar fyrir starfsárið 2011-2012. Í
stjórn voru auk Daldísar, Guðrún Birna Guðmundsdóttir varaformaður, Sólveig
Magnúsdóttir gjaldkeri, Njörður Sigurðsson ritari, Guðbjörg Eva Friðgeirsdóttir
meðstjórnandi og Eva Ósk Ármannsdóttir varamaður. Átta stjórnarfundir voru
haldnir á tímabilinu, sá síðasti var nr. 195 í sögu félagsins. Einn óformlegur
vinnufundur var haldinn fyrir stjórnar- og nefndarmenn en að auki hittust
stjórnarmeðlimir eftir þörfum vegna verkefna. Áhersla stjórnar fyrir starfsárið
fólst í því að fylgja markmiðum félagsins og standa fyrir fræðslu til
félagsmanna. Einnig var lagt upp með að halda áfram góðu starfi fyrri stjórnar
við að skrá þekkingu stjórnarmanna og gera vinnulýsingar til auðvelda þeim sem
á eftir koma.

Erfitt hefur verið að
halda utan um réttan fjölda félagsmanna en væntingar eru til þess að það muni
lagast með tilkomu nýrrar vefsíðu félagsins. Ástæðan fyrir því er að hluta
tilkomin vegna tæknilegra þátta. Í dag eru félagar 223 talsins. Margir nýir
félagsmenn hafa bæst í hópinn og nokkrir hafa skráð sig úr félaginu á
tímabilinu.  Nokkrir félagar sögðu sig úr
félaginu eftir að þær breytingar áttu sér stað að ekki er lengur hægt að fá
greiðsluseðil fyrir félagsgjöldum sendan á fyrirtæki.

Mikil vinna hefur farið
fram til þess að efla upplýsingamiðlun og fræðslu til félagsmanna. Facebook
síða félagsins varð til í ágúst og undirbúningur fyrir gerð nýrrar vefsíðu  hófst. Ákveðið var að koma upp nýrri vefsíðu
fyrir félagið en ritnefnd félagsins  með  Sigríði Björk Einarsdóttur, vefstjóra, í
farabroddi sá um að gera þarfagreiningu fyrir nýja síðu og leita eftir tilboðum
í gerð og hýsingu.

Auglýst var eftir sjálfboðaliðum
til að starfa í nefnd til að velja nýtt merki (logo) fyrir félagið. Þar sem
enginn bauð sig fram í nefndina leitaði stjórnin tilboða frá nokkrum grafískum
hönnuðum. Í febrúar var ákveðið að taka tilboði frá Helgu Valdísi Árnadóttur,
sjálfstætt starfandi grafískum hönnuði, 
um hönnun nýs merkis.

Síðastliðið vor bárust
þær sorgarfréttir að Laufey Ingibjartsdóttir, félagi okkar og stjórnarmaður til
fjögurra ára hefði látist 17. maí eftir erfið veikindi. Ákveðið var að félagið
myndi styrkja syni hennar með peningagjöf og var fjölskyldu hennar send
samúðarkveðja fyrir hönd félagsmanna.

Jólafundur var haldinn 8.
desember í sal Þjóðskjalasafns Íslands. Talsvert færri félagsmenn mættu á
fundinn, en höfðu boðað sig. Kostnaðurinn við fundinn var því hlutfallslega
mikill, því gert hafði verið ráð fyrir veitingum fyrir alla sem voru skráðir.

Vinnufundur stjórnar var
haldinn 23. febrúar. Unnið var að málum sem ekki náðist að fara yfir á
hefðbundnum stjórnarfundum. Á fundinum var m.a. lögð drög að fyrirhugðum lagabreytingum,
farið yfir siðareglur félagsins, farið yfir hlutverk og ábyrgðir stjórnarmanna
og farið yfir vinnulýsingar fyrir undirbúning aðalfundar. Einnig var rætt um að
félagið fagnar 25 ára afmæli á næsta ári og áhugi er fyrir því að gera eitthvað
sérstakt að því tilefni. Vinnufundurinn tókst vel og voru allir þátttakendur
sammála um að svona fundur væri nauðsynlegur til að framkvæma hin ýmsu verk sem
væru of tímafrek fyrir hefbundna stjórnarfundi, 
auk þess sem stjórnarmenn efla tengsl og kunningsskap sín á milli. Formaður
endaði skýrsluna á að þakka félagsmönnum fyrir góða mætingu á viðburði á vegum
félagsins og stjórnar- og nefndarmönnum fyrir samstarfið í vetur. Viðstaddir
félagsmenn samþykktu skýrsluna.

Fræðslunefnd

Guðrún Birna
Guðmundsdóttir formaður fræðslunefndar flutti skýrslu nefndarinnar sem var
samþykkt af viðstöddum félagsmönnum. Auk Guðrúnar voru Inga Dís Karlsdóttir og
Arna Eggertsdóttir í fræðslunefnd.

Ritnefnd

Guðbjörg Eva
Friðgeirsdóttir formaður ritnefndar flutti skýrslu ritnefndar sem einnig var
samþykkt af viðstöddum. Auk Guðbjargar voru Hrafnhildur G. Stefánsdóttir og
Sigríður Björk Einarsdóttir í ritnefnd.

Reikningar félagsins

Gjaldkeri félagsins,
Sólveig Magnúsdóttir færði fram reikninga félagsins. Ábendingar komu frá félagsmönnum
um að sundurliða kostnað við fræðslufundi til þess að fá betri sýn á hvaða
kostnaður felst í veitingum á fundum og hvaða kostnaður fer í greiðslu til
fyrirlesara. Fyrirspurnir komu úr sal varðandi heimasíðuna og kostnað við hana.
Athugasemdirnar fólust í því hvað kostnaður var lítill, en Sólveig útskýrði að
einungis var búið að greiða helming kostnaðar við gerð síðunnar. Fyrirspurnum
varðandi fyrirkomulag um innheimtu félagsgjalda var líka beint til stjórnar.
Spurt var hvort það stæði til að senda ógreidd félagsgjöld í innheimtu eða
hvort ætti að taka fólk sjálfkrafa út af póstlista ef það greiðir ekki
félagsgjöld. Slíkt hafði ekki verið rætt innan stjórnarinnar.   Að lokum var spurt hvort félagið hefði
vitneskju um menntun félagsmanna. Sólveg sagði svo ekki vera. Endurskoðendur
reikninga voru Ingibjörg Sverrisdóttir og Dagrún Árnadóttir. Reikningar
félagsins  voru samþykktir af öllum
viðstöddum félagsmönnum.

Árgjald ákveðið

Fundarstjóri bar fram
tillögu stjórnar um að árgjald yrði áfram óbreytt meðan fjárhagsleg staða
félagsins væri jafn góð og raun ber vitni. Fundarmenn samþykktu einróma.

Lagabreytingar

Stjórn félagsins lagði
til breytingar á lögum félagsins. Breytingarnar felast í því að á lið 2.1. í
lögunum verði sú breyting að stjórn félagsins skuli skipuð 6 mönnum í stað 5
mönnum áður. Í stað þess að hafa einn varamann verði nú tveir meðstjórnendur
sem báðir sitji stjórnarfundi. Breyting á þessum lið var samþykkt einróma.

Síðari lagabreytingin sem
stjórnin lagði til felst í því að í lið 3.1. skuli taka út klausu um að
aðalfund skuli boða skriflega. Það tíðkast ekki lengur að félagsmenn fái
bréfpóst,  enda hefur myndast hefð fyrir því að félagsmenn fái fundarboð
og tilkynningar í tölvupósti. Fundarboð verða send út rafrænt til félagsmanna
sem skráðir eru á póstlista félagsins og einnig verða fundarboð birt á vefsíðu
félagsins. Félagsmenn bentu á að þörf væri á að hagræða orðalaginu. Bent var á
að tölvupóstur getur flokkast sem bréf og því í lagi að halda liðnum óbreyttum.
Ekki voru allir sammála um þetta fyrirkomulag eða hvernig átti að túlka þennan
lið laganna. Ákveðið var að greiða atkvæði en fór svo að 5 félagsmenn voru
samþykkir breytingunni  en 6 félagsmenn höfnuðu
henni og var tillagan því ekki samþykkt. Ákveðið var að skoða þetta betur fyrir
næsta aðalfund.

Kosning stjórnar

Fundarstjóri bar upp
breytingar á stjórn. Sólveig Magnúsdóttir gjaldkeri gekk úr stjórn eftir 4 ára
stjórnarsetu sem samkvæmt lögum félagsins er hámarkstími stjórarnmanns.
Guðbjörg Eva Friðgeirsdóttir meðstjórnandi og formaður ritnefndar gaf ekki kost
á sér áfram. Daldís Ýr Guðmundsdóttir bauð sig fram til að starfa áfram sem
formaður og Njörður Sigurðsson bauð sig fram sem varaformaður. Viðstaddir
samþykktu kjör formanns og varaformanns. Aðrir sem gáfu kost á sér í stjórn
voru Guðrún Birna Guðmundsdóttir, Eva Ósk Ármannsdóttir, Þorgerður Magnúsdóttir
og Sigríður Björk Einarsdóttir. í fræðslunefnd gáfu Gríma Eik Káradóttir og
Sara Halldórsdóttir kost á sér og í ritnefnd gáfu kost á sér Sigríður Björk
Einarsdóttir, Guðrún Svansdóttir og Sólveig Jörgensdóttir. Allir stjórnar- og
nefndarmenn voru sjálfkjörnir. Fundarstjóri bað fráfarandi stjórnar- og
efndarmenn að koma upp og taka við rós sem þakklætisvott fyrir starf í þágu
félagsins. Formaður afhenti blómin og þakkaði fyrir samstarfið.

Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga.

 Skoðunarmenn
reikninga, þær Ingibjörg Sverrisdóttir og Dagrún Árnadóttir, gefa áfram kost á
sér. Kosning þeirra var samþykkt með lófaklappi.

Önnur mál

Fundarstjóri gaf orðið
laust. Spurt var um félagsaðild nema og hvort það stæði til að kynna
starfsemina betur fyrir háskólanema á næsta ári. Umræður voru um samstarf við
Háskólann og kynningu félagsins þar. Að umræðum loknum tók Sigríður Björk
Einarsdóttir við að kynna nýja vefsíðu og facebook síðu félagsins. Sigríður
útskýrði að vegna tæknilegra örðugleika hafi ekki tekist  að fullvinna síðuna fyrir aðalfundinn. Hún
sýndi þó skjámyndir og sagði frá vinnunni við undirbúning og gerð síðunnar. Að
því loknu var fundargestum boðið veitingar og tækifæri til að spjalla saman.