Fundargerð 22. aðalfundar Félags um skjalastjórn,
haldinn 28. apríl 2010 í Þjóðmenningarhúsinu, kl 17-18.
Aðalfundur Félags um skjalastjórn var haldinn fimmtudaginn 28. apríl 2010 kl. 17-18 í Þjóðmenningarhúsinu við Hverfisgötu. Mættir voru 14 félagsmenn. Á dagskrá voru hefðbundin aðalfundarstörf. Formaður, Sólveig Magnúsdóttir, setti fundinn og bauð fundarmenn velkomna og lagði til að Anna Elín Bjarkadóttir yrði fundarstjóri. Var það samþykkt og gengið til dagskrár.
Â
Dagskrá:
1. Skýrsla stjórnar og nefnda
2. Reikningar félagsins
3. Árgjald ákveðiðÂ
4. LagabreytingarÂ
5. Kosning stjórnar og varamannsÂ
6. Kosning tveggja skoðunarmanna reikningaÂ
7. Önnur málÂ
Â
1. Skýrsla stjórnar og nefnda. Â
Formaður flutti skýrslu stjórnar fyrir starfsárið 2009-2010. Í stjórn störfuðu auk formanns, Sólveigar Magnúsdóttur, Ingibjörg Hallbjörnsdóttir, varaformaður, Dagrún Ellen Árnadóttir, gjaldkeri, Þórunn Erla Sighvats, ritari og Daldís Ýr Guðmundsdóttir og Laufey Ingibjartsdóttir meðstjórnendur. Haldnir voru fjórir stjórnarfundir (sá síðasti var fundur nr. 179). Megin áherslur í starfinu voru fræðsla fyrir félagsmenn enda liggur þar megin styrkur félagsins. Fjöldi félagsmanna telst vera 178 (eru fleiri samkvæmt lista en hafa ekki greitt félagsgjöld). Nítján hafa hætt en jafn margir skráð sig í félagið á starfsárinu. Tvær nefndir hafa starfað í vetur, fræðslunefnd og ritnefnd (sjá skýrslur nefndanna). Helstu viðburðir í höndum stjórnar voru jólafundur, sem haldinn var 4. desember og að þessu sinni í samstarfi við Upplýsingu, sem þótti takast mjög vel og gæti orðið framhald á. Mikið barst af fyrirspurnum og var reynt að bregðast við þeim eftir bestu getu, jafnframt því að halda utan um félagatal, póstlista og vef félagsins (www.irma.is). Stjórn félagsisns sendi frá sér athugasemd varðandi auglýsingu á Starfatorgi um starf skjalastjóra hjá nýrri stofnun, Bankasýslu ríkisins, en þar var menntun í skalastjórn aðeins talin kostur. Í kjölfarið var auglýsingunni breytt og var hún send út aftur með viðeigandi orðalagi. Formaður endaði skýrsluna á þakkarorðum til þeirra sem starfað hafa í stjórn og nefndum og fyrir félagið og þakkaði félagsmönnum sérstaklega fyrir góðar undirtektir og viðbrögð við fræðslu og viðburðum starfsársins.
Fræðslunefnd
Ingibjörg Hallbjörnsdóttir, formaður fræðslunefndar, gerði grein fyrir störfum nefndarinnar á stafsárinu. Auk hennar voru í nefndinni þær Halldóra Kristbergsdóttir og Unnur Rannveig Stefánsdóttir. Nefndin lagði fram fræðsludagskrá fyrir veturinn með sjö viðburðum sem allir tókust vel og voru vel sóttir að venju. Þeir voru haldnir á hefbundnum tíma, fyrsta fimmtudag hvers mánaðar (nema í desember), í hádeginu með léttum veitingum. Alls sóttu samtals um 300 manns þessa sjö viðburði og komust færri að en vildu þar sem takmarka varð fjöldann (í Ríkisútvarpið), en það gefur að meðaltali 40-50 manns á hvern viðburð. Teknar voru ljósmyndir og má skoða þær og fræðsludagskrána á vef félagsins
Ritnefnd
Skýrslu ritnefndar flutti Guðbjörg Eva Friðgeirsdóttir en með henni í nefndinni starfa þau Bergur Ólafsson og Hrafnhildur E. Stefánsdóttir. Þar kom fram að ritnefndin hóf störf eftir áramótin svo að um glænýja ritnefnd er að ræða (eldri ritnefnd hafði ekki starfað um tíma). Markmið ritnefndarinnar er að endurskoða vef félagsins, vinna að betrumbótum á honum og setja fram vefstefnu (stefnumótun og markaðssetningu) og að setja fram Aðgengisstefnu. Nefndin hófst strax handa við vefinn, athugaði vefkefið og hýsingu hans. Sendi ritnefndin út spurningalista fyrir þarfagreiningu til 30 félagsmanna og er verið að vinna úr svörunum, ásamt því að vinna að vefstefnunni. Er óhætt að fagna því að þetta brýna verkefni sé hér með komið vel í gang í góðum höndum nýrrar ritnefndar.
2. Reikningar félagsins bornir upp til samþykktarÂ
Gjaldkeri félagsins, Dagrún Ellen Árnadóttir, lagði fram reikningana. Heildartekjur starfsárs-ins voru 722.057 kr. en gjöld voru 651.362 kr., hagnaður ársins var því 70.695 kr. Umræður urðu um reikningana og góða stöðu félagsins sem gefur svigrúm til ýmissra verkefna eins og útgáfu og fleira. Endurskoðendur reikninga voru Jóhanna Hreinsdóttir og Ingibjörg Sverrisdóttir. Reikningarnir voru bornir upp og samþykktir einróma.
3. Árgjald ákveðiðÂ
Formaður fékk orðið og bar fram tillögu stjórnar um óbreytt árgjald næsta starfsár, kr. 3.500. Það samþykktu fundarmenn einróma.
4. LagabreytingarÂ
Engar lagabreytingar liggja fyrir aðalfundinum.
5. Kosning stjórnar og varamannsÂ
Fundarstjóri bar upp breytingar á stjórn, en einn gengur úr stjórn að þessu sinni. Það er Ingibjörg Hallbjörnsdóttir, varaformaður, sem jafnframt er formaður fræðslunefndar og hefur hún óskað eftir að láta af því starfi. Tillaga barst um Guðrúnu Reynisdóttur sem varaformann og til að taka sæti í fræðslunefnd. Var hún samþykkt einróma með lófataki. Aðrir stjórnarmenn gefa áfram kost á sér.
6. Kosning tveggja skoðunarmanna reikningaÂ
Skoðunarmenn reikninga, þær Jóhanna Hreinsdóttir og Ingibjörg Sverrisdóttir, gefa áfram kost á sér og voru þær samþykktar með einróma lófaklappi.
7. Önnur mál
Fundarstjóri gaf orðið laust. Umræður urðu um lögmæti fundar og atkvæðisrétt fundarmanna á aðalfundum, út frá umfjöllun í lögum félagsins um þau atriði. Huga þyrfti að því að breyta lagagreininni, tekur stjórnin það til athugunar.Â
Einnig vær rætt um fyrirhugaða útgáfu á fréttabréfi sem endaði daga sína sem rafrænt fréttabréf á vef félagsins. Nokkrir tóku undir það og sakna þess að fá það ekki í pappírsformi, en með því að setja það upp á vefnum í svipuðu formi og fréttabréf Upplýsingar, Fregnir, má fá sömu útkomu og um útgáfu sé að ræða. Málið í höndum stjórnar og ritnefndar.
Síðan urðu umræður um tímasetningu fræðslufunda, rætt um að seinka þeim til kl 15.00 eða síðar svo að félagsmenn geti átt lengri stund saman í kringum viðburði og samkomur. Þetta mál verður lagt í hendur næstu fræðslunefndar.
Rætt um sameiginlegan jólafund með Upplýsingu og hugmyndir um frekara samstarf. Komið hefur til umræðu að félögin haldi ráðstefnu eða fræðslufundi sameiginlega en ekkert fast í hendi með það ennþá. Formaður og ritari hittu formann og fleiri í stjórn Upplýsinar fyrr í vetur, að þeirra beiðni, og voru þessi mál rædd þar. Var Upplýsing hvött til að senda formlegt erindi um frekara samstarf en ekkert hefur heyrst frá þeim enn sem komið er.
Því næst sleit fundarstjóri fundinum og þakkaði fundarmönnum fyrir góðan fund.
Að því búnu bauð formaður til veitinga og þegar þangað var komið var Ingibjöru Hallbjörnsdóttur færður blómvöndur sem þakklætisvottur fyrir samstarfið og henni þökkuð frábær störf í þágu félagsins. Fékk hún gott klapp og þakkir allra viðstaddra.
Þórunn Erla Sighvats ritari
Fylgigögn:
Skýrsla stjórnar um starfsárið 2009-2010
Skýrsla fræðslunefndar veturinn 2009-2010
Skýrsla ritnefndar (frá janúar 2010)
Afrit af rekstrar og efnahagsreikningi, apríl 2009 – apríl 2010