Á síðasta aðalfundi félagsins sem haldinn var þann 29. apríl á síðasta ári voru eftirtaldir kosnir í stjórn félagsins: Ingibjörg Hallbjörnsdóttir formaður, Magnea Davíðsdóttir varaformaður, Sólveig Magnúsdóttir ritari, Guðmundur Guðmarsson gjaldkeri, Laufey Ingibjartsdóttir meðstjórnandi og og Rut Jónsdóttir varamaður í stjórn. Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Ingibjörg Sverrisdóttir og Jóhanna Hreinsdóttir.
Áherslur stjórnar og stjórnarfundir
Stjórn félagsins lagði áherslu á fræðslu til félagsmanna, eins og fyrri stjórir hafa gert, í samræmi við megintilgang félagsins. Þó má segja að starfið hafi tekið nokkurt mið af því að á þessu starfsári voru tuttugu ár liðin frá stofnun félagsins og geri ég síðar grein fyrir því. Haldnir voru fimm stjórnarfundir á árinu og var sá síðasti nr.175 frá stofnun félagsins.
Félagatal
Fjöldi félagsmanna hefur verið nokkuð á reiki og er líklegt að um nokkurt skeið hafi hann verið ofmetinn en á síðasta aðalfundi var talið að félagar væru samkvæmt listum alls um 242. Lagabreyting, sem gerð var á árinu 2007, fól í sér að hafi félagsmaður ekki greitt til félagsins í tvö ár skuli nafn hans tekið af félagaskrá. Það er þó fyrst núna sem hægt er að taka mið af þessari lagabreytingu og telst gjaldkera til að á skrá séu núna 228 félagsmenn. Ekki hafa þó nema 153 greitt félagsgjöld á þessu ári og má að öllum líkindum skrifa það á erfitt efnahagsástand. Stjórn kom saman um að þessir félagsmenn yrðu ekki teknir af félagatali strax heldur beðið og séð hverju fram yndi. Auk þessa eru tilteknir aðilar undanþegnir félagsgjaldi, s.s. stjórn og heiðursfélagar. Í félagið gengu 25 manns með formlegum hætti og er sérstaklega ánægjulegt að stór hluti þeirra eru nemar við Háskóla Íslands sem sýna starfsemi félagsins mikinn áhuga. Sex sögðu sig úr félaginu af ýmsum ástæðum.
Nefndir
Í vetur voru starfandi þrjár nefnir á vegum félagsins, fræðslunefnd, ritnefnd og sérstök afmælisnefnd vegna tuttugu ára afmælis félagsins. Í fræðslunefnd voru þær Magnea Davíðsdóttir formaður, Guðrún Erlendsdóttir og Halldóra Kristbergsdóttir. Í ritnefnd Hrafnhildur Tryggvadóttir, sem jafnframt var vefstjóri félagsins, Hafliði Ingason og Heiðrún Dóra Eyvindardóttir. Í afmælisnefndinni voru Edda Rúna Kristjánsdóttir, Ingveldur Hafdís Karlsdóttir og Unnur Rannveig Stefánsdóttir. Hér á eftir verður gerð ítarlegri grein fyrir störfum fræðslunefndar og ritnefndar.
Starfsemi vetrarins 2008 – 2009
Eins og áður hefur verið minnst á var Félag um skjalastjórn stofnað þann 6. desember 1988 og átti því tuttugu ára starfsafmæli á þessu ári. Stjórnin ákvað að minnast þessarar tímamóta á starfsárinu og var það gert með tveimur viðburðum. Þann 5. desember sl. var haldinn afmælisfagnaður í Þjóðmenningarhúsinu um kvöldið og mættu þangað um 40 manns. Við það tækifæri var dr. Jóhanna Gunnlaugsdóttir, dósent við bókasafns- og upplýsingafræðiskor við Háskóla Íslands, gerð að heiðursfélaga í Félagi um skjalastjórn sem þakklætisvott fyrir framlag hennar til fagsins. Jóhanna nefndi þá í ávarpi sínu að hún ætti sér draum um vottun fyrir nám í skjalastjórn við Háskóla Íslands og varpaði fram hugmyndum um ritrýnt fagtímarit og bók með greinum um fagið á íslensku. Hugmyndir hennar féllu í góðan jarðveg hjá félagsmönnum og er vonandi að þær eigi eftir að verða að veruleika í framtíðinni. Síðar um kvöldið skemmti Þorsteinn Guðmundsson gestum með fróðlegum fyrirlestri um hvernig hugsa má "júkvætt" í kreppunni og Sigrún Harðardóttir lék á fiðlu.
Stjórn félagsins ákvað að halda einnig ráðstefnu í tilefni afmælisins og var af því tilefni skipuð sérstök afmælisnefnd til að vinna að undirbúningi hennar eins og áður hefur komið fram. Nefndin kannaði álit félagsmanna með því að senda fyrirspurn á póstlistann hvað þeir vildu helst láta fjalla um á slíkri ráðstefnu. Það er skemmst frá að segja að margar hugmyndir bárust sem hægt verður að vinna út frá á næstu starfsárum. Meðal þeirra hugmynda sem oftast voru nefndar var að fá fyrirlestur um MoReq2 staðalinn sem Evrópusambandið gaf út árið 2008 og mikilvægi hans fyrir skjalastjórn en staðallinn fjallar um kröfulýsingar til rafrænna skjalakerfa. Nefndin fékk Hanns Köhler-Krüner, framkvæmdastjóra Global Education Services EMEA, til að koma og halda fyrirlestur en Hanns gjörþekkir staðalinn og situr m.a. í nefnd á vegum Evrópusambandsins um endurskoðun hans. Aðrir fyrirlesarar á ráðstefnunni voru Pétur G. Kristjánsson, sviðsstjóri skjalavörslusviðs Þjóðskjalasafns Íslands, sem sagði frá endurskoðun handbókar um skjalavörslu opinberra stofnana og framtíðaráætlunum safnsins og Þóranna Jónsdóttir, forstöðumaður samskipta og þróunar hjá Auði Capital, sem ræddi um hvernig ná má árangri í starfi og vera metin að verðleikum á vinnustað. Síðast á dagskránni var fyrirlestur Jóns Gnarr um húmor. Ráðstefnan var öllum opin og aðgangur ókeypis og voru þátttakendur um 110 sem er mjög góð þátttaka. Þess ber að geta að stjórnin hafði leitað styrkja til ráðuneytanna vegna afmælisársins og sáu Guðlaugur Þór Þórðarson, þáverandi heilbrigðisráðherra og Einar Kr. Guðfinnsson, þáverandi sjávarútvegs- og landbúnaðarráðherra sér fært að styrkja félagið og eiga þeir miklar þakkir skildar fyrir framlag þeirra og skilning á þessum málaflokki.
Þrátt fyrir ákaflega ánægjulegan og viðburðaríkan vetur og frábæra samstarfsmenn í stjórn hef ég ákveðið að gefa ekki kost á mér sem formaður fyrir næsta starfsár. Ég tel að tvö ár á formannsstól séu nægjanleg og rétt sé að gefa öðrum kost á að spreyta sig. Mig langar að þakka félagsmönnum fyrir það traust að trúa mér fyrir félaginu og vona að ég hafi ekki brugðist því. Ég vil einnig þakka stjórnarmönnum og nefndum félagsins í vetur kærlega fyrir samstarfið og síðast en ekki síst vil ég þakka öllum félagsmönnum fyrir starfsárið sem nú er að renna sitt skeið á enda.
Ingibjörg Hallbjörnsdóttir