Aðalfundur Félags um skjalastjórn var haldinn þriðjudaginn 28. apríl 2009 kl. 17:00 í Litlu Brekku, sal veitingastaðarins Lækjarbrekku í Reykjavík. Mættir voru 19 félagsmenn. Á dagskrá voru hefðbundin aðalfundarstörf. Ingibjörg Hallbjörnsdóttir bauð fundarmenn velkomna og lagði til að Ásdís Paulsen yrði fundarstjóri. Var það einróma samþykkt og fundur settur.
Dagskrá:
1. Skýrsla stjórnar
2. Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar
3. Árgjald ákveðið
4. Lagabreytingar
5. Kosning stjórnar og varamanns
6. Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga
7. Önnur mál
Skýrsla stjórnar og nefnda.
Formaður gerði grein fyrir störfum stjórnar og félagsins á starfsárinu. Í stjórn störfuðu auk formanns Magnea Davíðsdóttir varaformaður, Guðmundur Guðmarsson gjaldkeri, Sólveig Magnúsdóttir ritari, Laufey Ingibjartsdóttir meðstjórnandi og Rut Jónsdóttir varamaður. Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Ingibjörg Sverrisdóttir og Jóhanna Hreinsdóttir. Haldnir voru 5 stjórnarfundir á árinu og var sá síðasti nr. 175 frá stofnun.
Formaður ræddi aðeins um félagatalið og sagði að ef tekið væri mið af þeim sem hefðu greitt árgjaldið á þessu starfsári hefði fjöldi félagsmanna verið nokkuð ofmetinn. Lagabreyting sem gerð var á árinu 2007 fól í sér að hafi félagsmaður ekki greitt til félagsins í tvö ár skuli nafn hans tekið af félagaskrá. Það var þó fyrst á þessu starfsári sem hægt var að taka mið af þessari lagabreytingu og taldist gjaldkera til að þeir sem höfðu greitt séu um 153 en nokkur fyrirtæki höfðu ekki greitt fyrir sína starfsmenn og mátti þar t.d. nefna bankana. Stjórn kom saman um að þessir félagsmenn yrðu ekki teknir af félagatali strax heldur beðið og séð hverju fram yndi. Auk þessa eru tilteknir aðilar undanþegnir félagsgjaldi, s.s. stjórn og heiðursfélagar. Í félagið gengu með formlegum hætti 25 manns og 6 sögðu sig úr því. Niðurstaðan er sú að í félaginu séu samtals um 200 manns.
Stjórn félagsins lagði áherslu á fræðslu til félagsmanna, eins og fyrri stjórir hafa gert, í samræmi við megintilgang félagsins. Þó má segja að starfið hafi tekið nokkurt mið af því að á þessu starfsári voru tuttugu ár liðin frá stofnun félagsins og var sérstök nefnd skipuð til að vinna að undirbúningi vegna afmælisins. Í henni voru Edda Rúna Kristjánsdóttir, Ingveldur Hafdís Karlsdóttir og Unnur Rannveig Stefánsdóttir. Þann 5. desember sl. var haldinn afmælisfagnaður í Þjóðmenningarhúsinu en félagið var stofnað þann 6. desember 1988. Við þetta tækifæri var dr. Jóhanna Gunnlaugsdóttir, dósent við bókasafns- og upplýsingafræðiskor við Háskóla Íslands, gerð að heiðursfélaga í Félagi um skjalastjórn sem þakklætisvott fyrir framlag hennar til fagsins. Einnig var haldin ráðstefna í tilefni afmælisins í febrúar sl. og voru þar framsögumenn Hanns Köhler-Krüner, framkvæmdastjóri Global Education Services EMEA, en hann sagði frá MoReq2 staðlinum sem Evrópusambandið gaf út árið 2008 og mikilvægi hans fyrir skjalastjórn, Pétur G. Kristjánsson, sviðsstjóri skjalavörslusviðs Þjóðskjalasafns Íslands, sem greindi frá endurskoðun handbókar um skjalavörslu opinberra stofnana og framtíðaráætlunum safnsins og Þóranna Jónsdóttir, forstöðumaður samskipta og þróunar hjá Auði Capital, sem ræddi um hvernig ná má árangri í starfi og verið metin að verðleikum á vinnustað. Ráðstefnan var öllum opin og aðgangur ókeypis og voru þátttakendur um 120. Stjórnin leitaði til ráðuneytanna um fjárstuðning vegna afmælisársins og og styrktu Guðlaugur Þór Þórðarson, þáverandi heilbrigðisráðherra og Einar Kr. Guðfinnsson, þáverandi sjávarútvegs- og landbúnaðarráðherra félagið um samtals kr. 200 þúsund.
Fræðslunefnd
Magnea Davíðsdóttir formaður fræðslunefndar gerði grein fyrir störfum fræðslunefndar en auk hennar störfuðu í nefndinni Guðrún L. Erlendsdóttir og Halldóra Kristbergsdóttir. Nefndin stóð fyrir 4 fræðslufundum, ásamt einni heimsókn til Gagnavörslunnar í Reykjanesbæ, og voru allir atburðirnir afar vel sóttir. Allir fræðslufundir voru haldnir í hádeginu og bauð félagið gestum upp á veitingar. Boðun funda fór fram í gegnum póstlista Félags um Skjalastjórn og jafnframt birt á vef félagsins. Gerð var grein fyrir fræðsluerindum og heimsóknum á vef félagsins ásamt glærum og myndum.
Ritnefnd
Ingibjörg Hallbjörnsdóttir flutti skýrslu ritnefndar en í nefndinni störfuðu þetta starfsár Hrafnhildur Tryggvadóttir, sem jafnframt er vefstjóri, Hafliði Ingason og Heiðrún Dóra Eyvindardóttir. Nefndin ræddi ýmsar hugmyndir til að gera vef félagsins virkari og meira lifandi, s.s. aukna áherslu á myndir á vefnum, spakmæli, lista yfir lokaverkefni í bókasafns- og upplýsingafræði við HÍ ásamt útdráttum, stutt viðtöl eða “nærmynd” af félagsmönnum og heimsóknir með umfjöllun um starfsvettvang skjalastjóra. skjalastjóra. Unnið var við uppfærslu efnis á vefnum og birtar stuttar frásagnir af fræðslufundum og heimsóknum vetrarins auk stærri greina og viðtala. Heiðrún tók margar góðar myndir á viðburðum á vegum félagsins síðastliðinn vetur og hefur þannig mikið af myndum bæst í safn félagins og eru þær aðgengilegar á forsíðunni. Öll eldri hefti Fréttabréfsins hafa verið skönnuð og birt á vefnum. Eygló Hulda Valdimarsdóttir, nemi í bókasafns- og upplýsingafræði, vinnur skrá yfir innihald fréttabréfanna sem lokaverkefni sitt við HÍ þar sem hægt verður að leita eftir höfundi, titli og efnisorðum. Skráin verður aðgengileg á vef félagsins
Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar
Guðmundur Guðmarsson gerði grein fyrir reikningum félagsins. Reikningsár félagsins er milli aðalfunda og greiðsluseðlar sendir út í september. Heildartekjur starfsársins voru kr. 857.039 kr. en gjöld kr. 1.370.261. Tap ársins var því kr. 513.222 en handbært fé frá fyrra ári var kr. 1.965.198 svo eignir félagsins eru kr. 1.451.967. Kostnaður vegna afmælisviðburða var samtals rúmlega 800 þúsund kr. og þar af fóru um 400 þúsund kr. til Grand Hótel Reykjavík vegna ráðstefnunnar í febrúar. Guðmundur ákvað við útsendingu gíróseðla sl. haust að á þeim kæmi fram að rukkað væri fyrir árið 2008 því það hafði valdið misskilningi að tvö ártöl stæðu á þeim og félagsmenn vissu ekki hvaða tímabil þeir væru að greiða fyrir. Hann lagði til að þessi háttur yrði hafður á í framtíðinni og næst yrði rukkað fyrir árið 2009. Fram kom sú ábending að láta félagsmenn vita þegar til stæði að taka nafn þeirra af félagaskrá, ef þeir hefðu ekki greitt í tvö ár, því stundum væru fyrirtæki og stofnanir að greiða árgjaldið og þeir vissu e.t.v. ekki af því að reikningar væru ógreiddir.
Árgjald ákveðið.
Stjórn lagði fram tillögu um óbreytt árgjald, 3500 kr. og var það samþykkt samhljóða.
Lagabreytingar.
Engar lagabreytingar höfðu borist stjórn fyrir fundinn svo þessi liður féll niður.
Kosning stjórnar og varamanns.
Fundarstjóri las upp nöfn þeirra sem gáfu kost á sér til stjórnarsetu og var sú skipan samþykkt samhljóða. Stjórn Félags um skjalastjórn starfsárið 2009-2010 munu skipa Sólveig Magnúsdóttir formaður, Ingibjörg Hallbjörnsdóttir varaformaður, Dagrún Ellen Árnadóttir gjaldkeri, Þórunn Erla Sighvats ritari, Laufey Ingibjartsdóttir meðstjórnandi og Daldís Ýr Guðmundsdóttir varamaður.
Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga.
Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Ingibjörg Steinunn Sverrisdóttir og Jóhanna Hreinsdóttir.
Önnur mál.
Anna Elín Bjarkadóttir kvaddi sér hljóðs undir þessum lið og þakkaði stjórn og nefndum fyrir öflugt fræðslustarf á starfsárinu og framkvæmd afmælisársins. Hún sagði það ánægjulegt hversu vel væri mætt á fræðslufundi félagins. Fleira var ekki tekið fyrir og sleit fundarstjóri fundi um kl. 18:30. Að loknum fundarstörfum bauð félagið fundargestum upp á veitingar.
Fylgiskjöl:
1. Skýrsla stjórnar Félags um skjalastjórn 2008-2009
2. Skýrsla fræðslunefndar Félags um skjalastjórn 2008-2009
3. Skýrsla ritnefndar Félags um skjalastjórn 2008-2009
4. Reikningar Félags um skjalastjórn 2008-2009