Á síðasta aðalfundi félagsins sem haldinn var þann 26. apríl 2007 voru eftirtaldir kosnir í stjórn: Ingibjörg Hallbjörnsdóttir formaður, Ásdís Paulsdóttir varaformaður, Bryndís Steinsson gjaldkeri, Rut Jónsdóttir ritari, Magnea Davíðsdóttir meðstjórnandi og Kristín Ósk Hlynsdóttir var kosin varamaður í stjórn. Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Ingibjörg Sverrisdóttir og Jóhanna Hreinsdóttir.
Áherslur stjórnar og stjórnarfundir
Á starfsárinu lagði stjórn félagsins, eins og fyrri stjórnir, megináherslu á fræðslu til félagsmanna en segja má að það hafi verið megintilgangur félagsins frá upphafi. Haldnir voru sjö stjórnarfundir og var síðasti stjórnarfundur þessa starfsárs númer 170 frá stofnun félgsins. Einn óformlegur vinnufundur var einnig haldinn vegna vefsíðu félagsins.
Félagatal
22 nýir félagsmenn gengu í félagið en tveir sögðu sig úr því með formlegum hætti. Félagsmenn í Félagi um skjalastjórn eru nú 242 en voru 222 á síðasta aðalfundi. Þessar tölur eru reyndar nokkuð á reiki því ekki er alveg ljóst hverjir hafa hætt að borga til félagins þó þeir hafi ekki sagt sig úr því með formlegum hætti. Það mun ekki skýrast fyrr en næsta vor en þá er fyrst hægt að taka mið af þeirri breytingu sem gerð var á lögum félagsins á síðasta aðalfundi en hún gerir ráð fyrir að hafi félagsmaður ekki greitt til þess í tvö ár skuli nafn hans tekið af félagaskrá.
Nefndir
Í vetur voru starfandi þrjár nefndir á vegum félagins, fræðslunefnd, orðanefnd og ritnefnd en ljóst er að í starfi nefndanna felst starfsemi félagins að miklu leyti.
Í fræðslunefnd störfuðu Ásdís Paulsdóttir formaður, Bríet Pálsdóttir og Hrafnhildur Tryggvadóttir. Nefndin skipulagði vetrardagskrá með örlítið öðru sniði en áður hefur verið venjan en meginþema hennar í vetur var "Skjalastjórinn sem verkefnastjóri". Í stað hefðbundinnar fræðslu um ýmis atriði en snúa beint að skjalastjórninni sjálfri var lögð áhersla á starf skjalastjórans og styrkingu hans í starfi.
Ritnefnd skipuðu Anna María Sigurðardótir, Kristíanna Jessen og Sæunn Ólafsdóttir. Segja má að ritnefndin hafi einnig starfað með breyttu sniði en stjórn félagsins ákvað í samráði við nefndina að gera breytingar á útgáfunni í tilraunaskyni og hætta með formlega útgáfu fréttabréfsins en reyna þess í stað að efla vef félagsins. Efnið frá ritnefndinni var sett inn á vefinni og gerðar á honum breytingar á uppsetningunni til samræmis. Hrafnhildur Tryggvadóttir bókasafns- og upplýsingafræðingur í menntamálaráðuneyti hefur tekið að sér að vera vefstjóri a.m.k. fyrst um sinn. Ég vil þakka henni sérstaklega fyrir hennar framlag í vetur. Eins og áður sagði er þetta gert í tilraunaskyni og ef reynslan sýnir að betra er að snúa aftur til fyrra horfs verður það að sjálfsögðu gert. Ég vil hvetja félagsmenn til að senda inn efni eða ábendingar um efni til Hrafnhildar.
Í orðanefnd störfuðu Ásgerður Kjartansdóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín Ólafsdóttir. Meginverkefni orðanefndar er að gera skjalaorðasafn félagsins aðgengilegt hjá Íslenskri málstöð í samvinnu við orðanefnd.
Hér á eftir gera fulltrúar nefnda ítarlegri grein fyrir starfsemi þeirra.
Segja má að starfsemi félagsins hafi verið með nokkuð hefðbundnu sniði þetta starfsár en nú verður stuttlega farið yfir helstu atriði sem komu inn til meðferðar hjá stjórn.
Félaginu barst svar frá Ríkisendurkoðun í lok apríl við erindi sem sent var á síðasta starfsári þar sem m.a. var spurt hvort úttekt á skjalastjórn væri hluti af innra eftirliti stofnunarinnar með opinberum aðilum. Í svarinu kom fram að stofnunin hefði ekki metið sérstaklega í útektum sínum hvort skjalastjórn stofnana væri í samræmi við lagaskyldur þeirra en hún myndi taka tillit til ábendinga félagsins og fella slíka athugun inn í verkferil þar sem þess væri þörf.
Í febrúar óskaði Þjóðskjalasafn Íslands eftir umsögn félagins um drög að nýrri handbók um skjalavörslu opinberra stofnana en hún kom út síðast 1995. Stjórn félagsins las yfir drögin og gerði athugasemdir sem var svo skilað til safnsins. Þær vörðuðu einkum hugtaka- og orðanotkun af hálfu safnsins. Ánægjulegt var að sjá að við gerð þesarar nýju handbókar hefur ÍST ISO 15489:2001 staðall um skjalastjórn verið hafður til hliðsjónar svo og doktorsritgerð Jóhönnu Gunnlaugsdóttur um innleiðingu rafrænna skjalastjórnarkerfa hjá fyrirtækjum. Það er ennfremur afar jákvætt að safnið skuli fá hagsmunaðila til að koma að gerð leiðbeiningarrits sem þessa sem hefur haft reglugerðarígildi.
Eftir áramótin varð talsverð umræða á þessum vettvangi um fullyrðingar Hrafns Sveinbjarnarsonar héraðsskjalavarðar í Kópavogi um vanhæfni bókasafns- og upplýsingafræðinga til vinnu við skjalastjórn. Urðu ýmsir úr röðum bókasafns- og upplýsingafræðinga til andsvara sem kom fyrir lítið. Formönnum Upplýsingar, SBU og Félags um skjalastjórn bárust erindi frá Jóhönnu Gunnlaugsdóttur og Óla Gneista Sóleyjarsyni um aðgerðir af hálfu félaganna vegna þessa. Það var mat stjórna allra félaganna að það þjónaði ekki hagsmunum félaganna að taka þátt í orðaskaki á opinberum vettvangi við Hrafn. Örugglega eru einhverjir ósammála þeirri niðurstöðu en því ber að halda til haga að hann talar í eigin nafni en ekki sem fulltrúi félags eða stéttar og að enginn hefur enn orðið til að taka undir málflutning hans.
Félag um skjalastjórn verður tuttugu ára á næsta starfsári en það var stofnað þann 6. desember 1988 af áhugafólki um bætta skjalastjórn. Næsta starfsár er því afmælisár og er ljóst að dagskrá næsta starfsárs mun taka mið af þessum tímamótum. Fráfarandi stjórn hefur tilnefnt þrjá félagsmenn í undirbúningshóp vegna afmælisins og eru það: Edda Rúna Kristjánsdóttir, Inga Dís Karlsdóttir og Unnur Rannveig Stefánsdóttir. Þessi góði hópur mun vinna náið með fræðslunefnd og ritnefnd að skipulagningu afmælisdagskrár. Ég setti saman stutta afmælisgrein um félagið í Bókasafnið sem kemur væntanlega út á næstu dögum.
Þrátt fyrir glímuskjálfta og ýmsa byrjunarörðugleika í formannstarfinu á síðasta ári hef ég ákveðið að gefa áfram kost á mér sem formaður. Ég hef haft ákaflega góðan hóp í stjórninni í vetur og er ekki í vafa um að svo verður einnig næsta vetur. Ég vil þakka þeim sem störfuðu í stjórninni og nefndum félagsins í vetur kærlega fyrir samstarfið og sérstaklega þeim sem nú fara úr stjórninni. Síðast en ekki síst vil eg þakka öllum félagsmönnum fyrir starfsárið 2007 -2008
Reykjavík 29. apríl 2008
Ingibjörg Hallbjörnsdóttir