Aðalfundur Félags um skjalastjórn var haldinn þriðjudaginn 29. apríl 2008 kl. 17:00 í Kornhlöðunni, sal veitingastaðarins Lækjarbrekku í Reykjavík. Mættir voru 14 félagsmenn. Á dagskrá voru hefðbundin aðalfundarstörf. Ingibjörg Hallbjörnsdóttir bauð fundarmenn velkomna og lagði til að Unnur Rannveig Stefánsdóttir yrði fundarstjóri. Var það samþykkt og fundur settur.
Dagskrá:
1. Skýrsla stjórnar
2. Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar
3. Árgjald ákveðið
4. Lagabreytingar
5. Kosning stjórnar og varamanns
6. Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga
7. Önnur mál
Skýrsla stjórnar og nefnda. Formaður gerði grein fyrir störfum stjórnar og félagsins á starfsárinu. Í stjórn störfuðu auk formanns Ingibjargar Hallbjörnsdóttur, Ásdís Paulsdóttir varaformaður, Bryndís Steinsson gjaldkeri, Rut Jónsdóttir ritari, Magnea Davíðsdóttir meðstjórnandi og Kristín Ósk Hlynsdóttir varamaður. Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Ingibjörg Sverrisdóttir og Jóhanna Hreinsdóttir.
Helstu þættir í starfi stjórnar vour m.a.: Stjórnin las yfir drög að handbók um skjalavörslu opinberra stofnana að beiðni Þjóðaskjalasafns og gerði athugasemdir sem skilað var til safnsins. Stjórn barst erindi vegna fullyrðinga Hrafns Sveinbjarnarsonar (H.S.) héraðsskjalavarðar í Kópavogi um vanhæfni bóksasfns- og upplýsingafræðinga til vinnu við skjalastjórn og var stjórnin beðin að grípa til aðgerða vegna þessa. Niðurstaða stjórnar var að það þjónaði ekki hagsmunum félagsins að grípa til andsvara og lenda í orðaskaki við H.S. á opinberum vettvangi. Félagið er áhugafélag um skjalastjórn en ekki vettvangur hagsmunabaráttu einstakra stétta. Stjórnin hóf óformlegan undirbúning að væntanlegu merkisafmæli félagsins. Ákveðið var að hleypa meira lífi í vef félagsins og gera viðmót hans einfaldara. Til þess var fenginn vefstjóri, Hrafnhildur Tryggvadóttir bókasafns- og upplýsingafræðingur og starfaði hún í samvinnu við stjórn en starf vefstjóra er ólaunað. Liður í þessari vinnu var að ákveðið var að hætta útgáfu fréttabréfs félagsins en setja efni þess beint inn á vefinn, svo sem fréttir og viðtöl.
Haldnir voru 7 stjórnarfundir á árinu og einn óformlegur vinnufundur vegna vefs félagsins irma.is. Í lok máls síns tilkynnti formaður að hann gæfi kost á sér til áframhaldandi setu og var því fagnað af fundarmönnum.
Fræðslunefnd
Ásdís Paulsdóttir formaður fræðslunefndar gerði grein fyrir störfum fræðslunefndar en auk hennar störfuðu í nefndinni Hrafnhildur Tryggvadóttir og Bríet Pálsdóttir. Þema starfsársins 2007-2008 var „Skjalastjóri sem verkefnastjóri og liðsstjóri“. Nefndin stóð fyrir fimm fræðslufundum auk aðalfundar og voru þeir afar vel sóttir. Allir fræðslufundir voru haldnir í hádeginu og var boðið upp á veitingar í boði félagsins en það er nýmæli.
Orðanefnd
Ingibjörg Hallbjörnsdóttir formaður félagsins flutti skýrslu orðanefndar þar sem enginn nefndarmanna sótti aðalfundinn. Í orðanefnd Félags um skjalastjórn störfuðu Ásgerður Kjartansdóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín Ólafsdóttir. Nefndin hélt enga fundi starfsárið 2007-2008. Nefndarmenn hugðust skipuleggja vinnu við smíði orðasafns Félags um skjalastjórn en hlutverk nefndarinnar er að gera það aðgengilegt hjá Íslenskri málstöð.
Formaður telur að ljóst sé að fullreynt sé að vinna að þessu verkefni í nefnd og aðrar leiðir þurfi að fara til að koma safninu á laggirnar.
Ritnefnd
Kristiana Jessen flutti skýrslu ritnefndar en auk hennar störfuðu í nefndinni þetta starfsár Anna María Sigurðardóttir og Sæunn Ólafsdóttir.
Ritnefndin hittist tvisvar sinnum fyrir áramótin og var efni í fréttabréf nánast tilbúið þá en vegna anna í vinnu og einkalífi tókst ekki að leggja lokahönd á verkið fyrr en í febrúar. Þá var reyndar ákveðið að hætta útgáfu fréttabréfsins sem slíks og birta greinarnar þess í stað á heimasíðu félagsins, www.irma.is.
Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar.
Ingibjörg Hallbjörnsdóttir gerði grein fyrir reikningum félagsins í fjarveru Bryndísar Steinsson gjaldkera. Heildartekjur starfsársins voru 675.821 kr. en gjöld 370.874, hagnaðurinn var því samtals 305.047 kr. Spurt var um myndavél félagsins og formaður fræðslunefndar upplýsti að hún væri biluð.
Árgjald ákveðið.
Stjórn lagði fram tillögu um óbreytt árgjald, 3500 kr. og var það samþykkt samhljóða.
Lagabreytingar.
Engar lagabreytingar höfðu borist stjórn fyrir fundinn svo þessi liður féll niður.
Kosning stjórnar og varamanns.
Fundarstjóri las upp nöfn þeirra sem gáfu kost á sér til stjórnarsetu og var sú skipan samþykkt samhljóða. Stjórn Félags um skjalastjórn starfsárið 2008-2009 munu skipa Ingibjörg Hallbjörnsdóttir formaður, Magnea Davíðsdóttir varaformaður, Guðmundur Guðmarsson gjaldkeri, Sólveig Magnúsdóttir ritari, Laufey Ingibjartsdóttir meðstjórnandi og Rut Jónsdóttir varamaður.
Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga.
Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Ingibjörg Sverrisdóttir og Jóhanna Hreinsdóttir.
Önnur mál.
Nokkur umræða spannst um mál Hrafns Sveinbjarnarsonar og voru fundarmenn sammála ákvörðun stjórnar hvað það varðar.
Kristín Ósk Hlynsdóttir flutti erindi félagsmanns sem vildi heldur fá fréttabréf félagsins á því formi sem áður var í stað þess að lesa efni þess á vef félagsins. Formaður svaraði og lagði áherslu á að núverandi fyrirkomulag væri einungis í tilraunaskyni og tilgangur þess væri að vefur félagsins yrði meira lifandi en stjórnin vildi halda þessu fyrirkomulagi áfram. Þessu yrði breytt til fyrra horfs ef félagsmenn væru því almennt hlynntir og markmið hefðu ekki náðst.
Að loknum fundarstörfum var boðið upp á veitingar og Jón Kalmannsson heimspekingur flutti erindi um siðareglur starfsstétta. Erindi hans nefndist: Af hverju siðareglur?
Fleira var ekki tekið fyrir og sleit fundarstjóri fundi um kl. 18:30 og þakkaði fundargestum komuna.
Fylgiskjöl:
1. Skýrsla stjórnar Félags um skjalastjórn 2007-2008
2. Skýrsla fræðslunefndar Félags um skjalastjórn 2007-2008
3. Skýrsla orðanefndar Félags um skjalastjórn 2007-2008
4. Skýrsla ritnefndar Félags um skjalastjórn 2007-2008