Á síðasta aðalfundi félagsins sem haldinn var 4. maí 2006 voru eftirtaldir kosnir í stjórn; Inga Dís Karlsdóttir, formaður, Kristín Ósk Hlynsdóttir, varaformaður, Bryndís Steinsson, gjaldkeri, Arna Eggertsdóttir, ritari, Edda Rúna Kristjánsdóttir, meðstjórnandi og Magnea Davíðsdóttir var kosin varamaður. Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Ingibjörg Sverrisdóttir og Jóhanna Hreinsdóttir.
Áherslur stjórnar og stjórnafundir
Nýkjörin stjórn hélt fyrsta stjórnarfundinn fljótlega eftir aðalfund og markaði helstu áherslur starfsársins. Stjórnin ákvað að leggja megin áherslu á fræðslu til félagsmanna enda helsti styrkur félagsins fólgin í henni. Auk hefðbundinna fræðslufunda var ákveðið að halda ráðstefnu á starfsárinu. Aðrar áherslur voru að fjölga félagsmönnum, ljúka vinnu um gerð siðareglna sem hófst starfsárið 2004-2005 og gera orðasafn félagsins öllum aðgengilegt hjá Íslenskri málstöð í samvinnu við orðanefnd.
Haldnir voru 5 stjórnarfundir á árinu, en að auki voru haldnir óformlegir vinnufundir vegna ráðstefnu sem félagið hélt í febrúar auk fundar sem haldinn var með öllum nefndum félagsins 25. október 2006. Síðasti stjórnarfundur þessa starfsárs var númer 163 frá stofnun félagsins.
Félagatal
Í Félagi um skjalastjórn eru nú 222 félagsmenn, en þeir voru 203 á síðasta aðalfundi. 30 nýjir félagar gengu í félagið á starfsárinu og 11 aðilar gengu úr því.
Nefndir
Kjölfestan í starfsemi félagsins eru nefndir sem starfa á vegum þess. Á starfsárinu störfuðu fjórar nefndir.
Fræðslunefnd skipulagði fjölbreytta vetrardagskrá með vinnustaðaheimsóknum og fræðslufundum. Í fræðslunefnd störfuðu Kristín Ósk Hlynsdóttir, formaður, Guðbjörg Gígja Árnadóttir og Ingunn Mjöll Birgisdóttir.
Í ritnefnd störfuðu Anna María Sigurðardóttir, Kristíanna Jessen og Sæunn Ólafsdóttir. Tvö fréttabréf voru gefin út á starfsárinu.
Í orðanefnd störfuðu Ásgerður Kjartansdóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín Ólafsdóttir.
Siðanefnd var skipuð í nóvember 2004 en hlutverk hennar var að vinna drög að siðareglum fyrir félagið. Í nefndina voru skipaðar Jóhanna Gunnlaugsdóttir, formaður, Ragnhildur Bragadóttir og Svava Friðgeirsdóttir. Nefndin lauk störfum á árinu og var formlega lögð niður 18. apríl sl.
Formenn nefndanna munu gera grein fyrir störfum þeirra, að undanskildri siðanefnd. Er formönnum og nefndarmönnum hér með þakkað fyrir vel unnin störf í þágu félagsins.
Helstu verkefni
Á starfsárinu var unnið að ýmsum verkefnum sem verður nú gerð grein fyrir.
Ráðstefna "skjalastjórn í rafrænu umhverfi" og námskeið.
Viðamesta verkefni þessa árs var undirbúningur og skipulagning ráðstefnu félagsins. Lögð var mikil áhersla á að vandað yrði til ráðstefnunar og var því mikil vinna lögð til verksins.
Ráðstefna Félags um skjalastjórn "Skjalastjórn í rafrænu umhverfi" var haldin þann 15. febrúar. Þátttakendur voru um 115 og var almennt mikil ánægja með dagskrá og skipulag ráðstefnunar. Meðal fyrirlesara var Catherine Hare sem nýverið lét af störfum sem skjalastjóri Sameinuðu Þjóðanna. Catherine hefur jafnframt gegnt stöðu lektors í upplýsinga- og skjalastjórn við Northumbria University í Bretlandi. Í tengslum við ráðstefnuna var haldið námskeið þann 16. febrúar og voru þátttakendur um 68. Námskeiðið nefndist "Understanding and explaining record management" og kennari var Catherine Hare.
Ráðstefnan og námskeiðið var skipulagt af ráðstefnunefnd félagsins, en hana skipuðu Inga Dís Karlsdóttir (formaður Félags um skjalastjórn), Ingunn Mjöll Birgisdóttir, Kristín Ósk Hlynsdóttir (varaformaður Félags um skjalastjórn), Magnea Davíðsdóttir (varamaður í stjórn Félags um skjalastjórn) og Svava H. Friðgeirsdóttir.
Fræðslufundur um gerð skjalaflokkunarkerfa.
Haldinn var fræðslufundur um skjalaflokkunarkerfi 30. janúar sl. sem Félag um skjalastjórn stóð fyrir ásamt Borgarskjalasafni Reykjavíkur, Lykli félagi skjalastjóra hjá sveitarfélögum og Þjóðskjalasafni.
Hugmyndin af sameiginlegum fundi kom frá borgarskjalaverði sem leitaði eftir samvinnu við Félag um skjalastjórn. Undirbúningur að fundinum var í höndum Félags um skjalastjórn, Borgarskjalasafns og Lykils.
Um 130 manns sóttu fundinn, sem þótti heppnast í alla staði vel. Fulltrúar frá áðurnefndum aðilum fluttu erindi og tók formaður að sér að flytja erindi fyrir hönd félagsins.
Niðurstaða fundarins var sú að auka þyrfti samvinnu allra þeirra sem koma að skjalamálum, hvort sem þeir starfa hjá hinu opinbera eða einkafyrirtækjum, enda ljóst að tryggja þarf með óyggjandi hætti skráningu og varðveislu skjala fyrir komandi kynslóðir.
Siðareglur
Siðanefnd félags um skjalastjórn var skipuð 2. nóvember 2004. Á síðasta aðalfundi var gert grein fyrir því að siðanefnd félagsins skilaði inn drögum að siðareglum fyrir félagið í apríl 2005. Siðareglurnar voru ekki lagðar fyrir aðalfund þar sem þáverandi stjórn taldi að vinnu við gerð siðareglnanna væri ekki lokið. Jafnframt var gert grein fyrir á síðasta aðalfundi að stjórn félagsins starfsárið 2005-2006 hafi farið markvisst yfir drögin og komið með tillögur að breytingum, samkvæmt beiðni formanns siðanefndar. Stjórnin skilaði formanni nefndarinnar tillögum þann 24. janúar 2006 og árið síðar, eða 16. janúar 2007 tilkynnti siðanefndin að hún féllist ekki á neinar breytingar á drögum nefndarinnar. Á 162. stjórnarfundi var ákveðið að leggja drög siðanefndar og stjórnar fyrir félagsmenn og óska eftir athugasemdum. Í kjölfar athugasemda félagsmanna ákvað stjórnin að leggja styttri drög að siðareglum fyrir aðalfund. Siðareglurnar verða bornar til atkvæðagreiðslu undir önnur mál.
Útrás félagsins
Formaður kynnti félagið fyrir nemendum í skjalastjórn við Háskóla Íslands. Jafnframt var félagið kynnt á ráðstefnunni Skjalastjórn á Íslandi sem haldið var af Skipulag og skjölum, en umsóknarblöð og kynning á félaginu voru afhent með ráðstefnugögnum. Helsta auglýsing félagsins var ráðstefna á vegum félagsins og námskeið, en margar umsóknir bárust í mánuðinum fyrir ráðstefnuna.
Önnur verkefni
Fyrirspurnir um margvísleg málefni sem snerta félagið eða skjalastjórn berast reglulega til stjórnarinnar og var þeim svarað af bestu getu. Auk þess felst talsverð vinna í að halda utanum félagatal, póstlista og vef félagsins.
Stjórn félagsins sendi bréf til Ríkisendurskoðunar þar sem vakin var athygli á rekstrar- og lagalegu mikilvægi skjalastjórnar í stofnunum og fyrirtækjum. Í bréfinu var m.a. óskað eftir upplýsingum hvort úttekt á skjalastjórn væri hluti að innri eftirliti stofnunarinnar. Ekkert svar hefur borist.
Félaginu barst nýverið beiðni um að rita grein um skjalastjórn á Íslandi í Encyclopedia of Library and Information Sciences. Jóhanna Gunnlaugsdóttir tók góðfúslega að sér að inna það verkefni af hendi fyrir hönd félagsins.
Lokaorð
Ég hef ákveðið að gefa ekki kost á mér til áframhaldandi formennsku í félaginum. Ég hef setið í stjórn félagsins í þrjú ár, tvö ár sem formaður og eitt sem ritari, auk þess sat ég í fræðslunefnd félagsins í eitt ár. Þessi ár hafa reynst mér afar lærdómsrík og skemmtileg.
Ég þakka öllum þeim sem hafa starfað í stjórninni og nefndum félagsins í vetur.
Reykjavík 26. apríl 2007
Inga Dís Karlsdóttir, formaður