Aðalfundur Félags um skjalastjórn var haldinn fimmtudaginn 26. apríl 2007 kl. 16:15 í Litlu brekku, sal veitingastaðarins Lækjarbrekku í Reykjavík. Mættir voru 23, 22 félagsmenn og 1 gestur utan félags. Á dagskrá voru hefðbundin aðalfundarstörf. Inga Dís Karlsdóttir formaður bauð fundargesti velkomna og lagði til að fundarstjóri yrði Sigurður Þór Baldvinsson yfirskjalavörður Utanríkisráðuneytisins, það var samþykkt og fundurinn settur.
Dagskrá:
1. Skýrsla stjórnar
2. Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar
3. Árgjald ákveðið
4. Lagabreytingar
5. Kosning stjórnar og varamanns
6. Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga
7. Önnur mál
1. Skýrsla stjórnar og nefnda
Skýrsla stjórnar
Formaður gerði grein fyrir störfum stjórnar og félagsins á starfsárinu. Í stjórn störfuðu auk formanns Inga Dís Karlsdóttir formaður, Kristín Ósk Hlynsdóttir varaformaður, Bryndís Steinsson gjaldkeri,
Eins og jafnan áður voru helstu verkefni starfsársins fræðsla til félagsmanna, fræðslufundur um gerð skjalaflokkunarkerfa var haldinn í samstarfi við Borgarskjalasafn Reykjavíkur, Lykil félag skjalastjóra hjá sveitarfélögum og Þjóðskjalasafn, ráðstefna var haldin í febrúar sem bar yfirskriftina Skjalastjórn í rafrænu umhverfi og í tengslum við ráðstefnuna var haldið námskeiðið Understanding and explaining record management. Auk þessa var unnið að gerð siðareglna.
Haldnir voru 5 stjórnarfundir á árinu, óformlegir vinnufundir voru haldnir vegna ráðstefnunnar og einn fundur var haldinn með öllum nefndum félagsins.
Að lokum tilkynnti formaður að hann gæfi ekki kost á sér til áframhaldandi formennsku og kvaddi með því að þakka þeim sem störfuðu í stjórn og nefndum félagsins á starfsárinu fyrir unnin störf.
Fræðslunefnd
Kristín Ósk Hlynsdóttir formaður fræðslunefndar, gerði grein fyrir störfum fræðslunefndar auk hennar störfuðu í nefndinni Gígja Árnadóttir og Ingunn Mjöll Birgisdóttir. Nefndin stóð fyrir fjórum fræðslufundum, aðalfundi og að auki hafði jólafundur verið skipulagður en vegna dræmrar þátttöku var hann afboðaður. Breytingar voru gerðar á fundartíma fræðslufundanna, í staðinn fyrir að hafa fundina í hádeginu þá voru þeir haldnir fyrir hádegi, þessar breytingar mæltust vel fyrir.
Orðanefnd
Kristín Ólafsdóttir gerði grein fyrir störfum orðanefndar, í nefndinni eru auk Kristínar Ásgerður Kjartansdóttir og Jóhanna Gunnlaugsdóttir. Nefndin hélt þrjá fundi og sótti þar að auki fund stjórnarinnar sem haldinn var með öllum nefndum félagsins.
Nefndarmenn fóru í heimsókn til Stofnunar Árna Magnússonar í desember til þess að kynna sér íðorðastarf. Að lokum skýrði Kristín frá því hvernig nefndarmennn hyggjast skipuleggja vinnu við smíði orðasafns Félags um skjalastjórn en stefnt er að því að gera það aðgengilegt á vef Stofnunar Árna Magnússonar í íslenskum fræðum.
Ritnefnd
Anna María Sigurðardóttir gerði grein fyrir störfum ritnefndar, í nefndinni eru auk Önnu, Kristianna Jessen og Sæunn Ólafsdóttir. Ritnefnd kom saman sex sinnum. Gefin voru út tvö tölublöð fréttabréfs Félags um skjalastjórn. Í fyrsta skipti voru fréttabréfin einungis gefin út á rafrænu formi sem leiddi af sér minni kostnað við útgáfu og gerði vinnslu blaðsins mun auðveldari.
2. Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar
Inga Dís Karlsdóttir formaður gerði grein fyrir reikningum félagsins í fjarveru Bryndísar Steinsson gjaldkera. Heildartekjur starfsársins voru 1.865.503 en gjöld 475.487, hagnaðurinn var því samtals 1.390.016. Fyrirspurn kom frá félagsmanni um hvort að félagið ætlaði að fara að safna peningum. Formaður svaraði því til að það væri ekki stefna félagsins og lýsti því yfir að vonandi yrði þessi hagnaður notaður til þess að fá til landsins erlenda fyrirlesara. Voru reikningar félagsins síðan bornir upp og samþykktir með öllum greiddum atkvæðum.
3. Árgjald ákveðið
Formaður lagði fram þá tillögu stjórnar að félagsgjöld yrðu óbreytt eða kr. 3500. Tillagan var samþykkt með lófataki.
4. Lagabreytingar
Formaður lagði til að breyting yrði gerð á grein 1.3 í lögum félagsins. Grein 1.3 orðist svo (breytingar innan hornklofa og feitletraðar):
1.3 Félagar geta allir þeir orðið sem eru hlynntir markmiðum félagsins. Umsókn um aðild skal senda stjórn félagsins. Félögum er skylt að greiða árgjald til félagsins. [Árgjald er ákveðið á aðalfundi hverju sinni að fenginni tillögu stjórnar. Hafi félagi ekki greitt félagsgjöld tvö ár í röð skal nafn hans fellt út af félagaskrá].
Breytingin var samþykkt með öllum greiddum atkvæðum.
5. Kosning stjórnar og varamanna
Fundarstjóri las upp nöfn þeirra sem gáfu kost á sér til setu í stjórn og skipan stjórnar var samþykkt með öllum greiddum atkvæðum. Stjórn Félags um skjalastjórn starfsárið 2007 til 2008 skipa Ingibjörg Hallbjörnsdóttir formaður, Ásdís Paulsdóttir varaformaður, Bryndís Steinsson gjaldkeri, Magnea Davíðsdóttir meðstjórnandi, Rut Jónsdóttir ritari og Kristín Ósk Hlynsdóttir varamaður.
6. Kosning tveggja endurskoðenda
Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Ingibjörg Sverrisdóttir og Jóhanna Hreinsdóttir.
7. Önnur mál
Fundarstjóri kynnti að gengið yrði til atkvæðagreiðslu um Siðareglur Félags um skjalastjórn. Fyrir aðalfundinn hafði félagsmönnum verið tilkynnt í tölvupósti að reglurnar yrðu bornar undir atkvæðagreiðslu á fundinum undir liðnum önnur mál og félagsmenn jafnframt beðnir um að kynna sér drögin.
Fyrirspurn kom frá félagsmanni um, í hverju ágreiningur milli stjórnar og siðanefndar varðandi siðareglurnar hefði legið. Formaður svaraði því til að fráfarandi stjórn hefði verið þriðja stjórnin sem komið hefði að vinnu við gerð siðareglnanna. Helsti ágreiningurinn hefði verið að reglurnar voru mjög ítarlegar og þ.a.l. langar. Reglurnar voru greinileg þýðing á fyrrverandi siðareglum ARMA, en ARMA hefði nú þegar gefið út nýja og styttri útgáfu siðareglnanna. Að síðustu hafi reglurnar ekki verið staðfærðar að íslenskum aðstæðum þannig að orðalag reglnanna átti ekki við íslenskan veruleika.
Siðareglurnar voru samþykktar með 20 atkvæðum löglegra félagsmanna gegn engu, 2 sátu hjá.
Að lokinni atkvæðagreiðslu kvað nýkjörinn formaður, Ingibjörg Hallbjörnsdóttir, sér hljóðs og þakkaði kjörið. Ingibjörg tók jafnframt fram að ný stjórn tæki við góðu búi og myndi hafa faglega umræðu og fræðslu að leiðarljósi í starfi félagsins í framtíðinni.
Að loknum fundarstörfum var boðið upp á veitingar og Aðalheiður Héðinsdóttir, forstjóri Kaffitárs, hélt erindi um tengslanet. Erindið var bæði áhugavert og skemmtilegt og þar kom m.a. fram hversu mikilvægt það er að nota þau tækifæri sem gefast til þess að láta sjá sig og hitta aðra. Félagsmönnum sem ekki sáu sér fært að mæta á aðalfundinn að þessu sinni er bent á bókina “Það er staður í helvíti fyrir konur sem hjálpa ekki hver annarri” eftir Lizu Marklund og Lottu Snickare.
Fleira var ekki tekið fyrir.
Fundarstjóri sleit fundi um kl. 17:30 og þakkaði fundargestum fyrir komuna.
Fylgiskjöl:
1. Skýrsla formanns Félags um skjalastjórn 2006-2007
2. Skýrsla fræðslunefndar Félags um skjalastjórn 2006-2007
3. Skýrsla orðanefndar Félags um skjalastjórn 2006-2007
4. Skýrsla ritnefndar Félags um skjalastjórn 2006-2007