Á síðasta aðalfundi félagsins sem haldinn var 28. apríl 2005 voru eftirtaldir kosnir í stjórn; Ingveldur H. Karlsdóttir, formaður, Kristín Ósk Hlynsdóttir, varaformaður, Alma Sigurðardóttir, gjaldkeri, Arna Eggertsdóttir, ritari, Edda Rúna Kristjánsdóttir, meðstjórnandi og Bryndís Steinsson var kosin varamaður. Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Þorsteinn Magnússon og Ingibjörg Sverrisdóttir.
Áherslur stjórnar og stjórnafundir
Nýkjörin stjórn hélt fyrsta stjórnarfundinn fljótlega eftir aðalfund og markaði helstu áherslur starfsársins. Stjórnin ákvað að legggja megin áherslu á fræðslu til félagsmanna enda helsti styrkur félagsins talin liggja í fræðslustarfseminni. Jafnframt var ákveðið að endurnýja vefsíðu félagsins, koma á notkun póstlista og jafnframt ljúka vinnu um gerð siðareglna sem hófst starfsárið 2004-2005.
Haldnir voru 5 stjórnarfundir á árinu, en að auki voru haldnir óformlegir vinnufundir vegna sértækra verkefna. Síðasti stjórnarfundur þessa starfsárs var númer 158 frá stofnun félagsins.
Nefndir
Kjölfestan í starfsemi félagsins eru nefndir sem starfa á vegum þess. Á starfsárinu störfuðu fjórar nefndir., en mikil endurnýjun átti sér stað í föstum nefndum félagsins.
Fræðslunefnd skipulagði fjölbreytta vetrardagskrá með vinnustaðaheimsóknum og fræðslufundum. Fræðslunefnd sá jafnframt um að skipa tímabundin ráðstefnuhóp, sem hafði það að verkefni að koma með tillögur að ráðstefnu/málstofu. Í fræðslunefnd störfuðu Kristín Ósk Hlynsdóttir, formaður, Guðbjörg Gígja Árnadóttir og Dagrún Árnadóttir .
Í ritnefnd störfuðu Ásdís Káradóttir, ritstjóri og Guðrún Reynisdóttir. 2 fréttabréf voru gefin út á starfsárinu.
Í orðanefnd störfuðu Ásgerður Kjartansdóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir og Kristín Ólafsdóttir.
Siðanefnd var skipuð í nóvember 2004 en hlutverk hennar er að vinna siðareglur Félags um skjalastjórn. Í nefndina voru skipaðar Jóhanna Gunnlaugsdóttir, formaður, Ragnhildur Bragadóttir og Svava Friðgeirsdóttir.
Formenn nefndanna munu gera grein fyrir störfum þeirra, að undanskildri siðanefnd af ástæðum sem skýrðar verða hér á eftir. Er formönnum og nefndarmönnum hér með þakkað fyrir vel unnin störf í þágu félagsins.
Á starfsárinu var unnið að ýmsum verkefnum sem verður nú gerð grein fyrir.
Verkefni
Hefðbundin verkefni stjórnarmanna eru ekki síður mikilvæg en stærri verkefni. Fyrirspurnir um margvísleg málefni sem snerta félagið eða skjalastjórn berast reglulega til stjórnarinnar og var þeim svarað af bestu getu.
Stærri verkefni voru einkum þessi.
Vefsíða félagsins irma.is
Nýr vefur félagsins var opnaður í nóvember 2003. Hönnun og útlit nýja vefsins var til fyrirmyndar og mikil framför frá gamla vef félagsins. Nýji vefurinn var hinsvegar haldinn þeim ókosti að vefumsjónakerfið var ósveigjanlegt og allar breytingar voru háðar hýsingar- og þjónustuaðila vefsins. Jafnframt voru tíðar villur sem töfðu og komu í veg fyrir innsetningar á vefinn. Samskipti við þjónustuaðila voru erfið og kostnaður ekki í samræmi við þjónustu. Í ljósi ofangreinds var ákveðið að flytja vefinn í nýtt vefumsjónakerfi og nýja hýsingu.
Ákveðið var að halda útliti vefins að mestu leiti óbreyttu og halda kostnaði við flutning vefsins í lágmarki. Fyrir valinu var frítt vefumsjónakerfi, DotNetNuke sem hentar vel fyrir vef að þessari stærð.
Kostnaður vegna flutning vefsins fólst einungis í að setja upp svokallað stylesheet fyrir vefin en öll önnur vinna var unnin af formanni félagsins. Hýsingarkostnaður lækkaði umtalsvert við flutning vefsins til nýs hýsingaraðila og þjónustugjöld féllu með öllu niður. Rekstur vefsins gengur mjög vel og er tiltölulega vel sóttur, en allar umsóknir um félagsaðild hafa t.d. borist í gegnum vefinn.
Póstlisti félagsins
Póstlisti fyrir félagsmenn var tekinn í notkun 28. febrúar og voru allir félagar skráðir á listann. Póstlistinn er ætlaður sem vettvangur til þess að koma upplýsingum og tilkynningum til félaga og vera faglegur umræðuvettvangur á meðal félagsmanna.
Lögð var áhersla á að verklagsreglur um notkun listans lægju fyrir áður en hann væri tekinn í notkun, og þá sérstaklega hvað mætti auglýsa á honum og hvernig. En slíkar reglur voru taldar nauðsynlegar til að stemma stigu við auglýsingum á póstlistann. Einungis 7 félagsmenn, eða um 3,5% félagsmanna hafa óskað eftir því að verða fjarlægðir af póstlistanum.
Félagatal og innheimta félagsgjalda
Í Félagi um skjalastjórn eru nú 203 félagsmenn, en 26 nýjir félagar gengu í félagið á starfsárinu. 13 aðilar hættu í félaginu, en reka má úrsagnir þeirra flestra til átaks sem gert var í að innheimta félagsgjöld. Ítrekanir voru sendar vegna greiðsluseðla til félagsmanna sem höfðu ekki sagt sig úr félaginu og höfðu ekki greitt félagsgjöld. Þessi leið þótti nauðsynleg vegna innheimtu félagsgjalda. Átakaði skilaði félaginu inn ógreiddum félagsgjöldum en jafnframt var hreinsað úr félagatali félagsins. Ennfremur var unnið að því að samræma félagatal á vef félagsins og í félagatalaskrá.
Siðareglur
Siðanefnd félagsins skilaði inn drögum að siðareglum fyrir félagið í apríl 2005 og var það verk nýrrar stjórnar að fara yfir þau. Í samráði við formann siðanefndar var ákveðið að nýskipuð stjórn félagsins færi markvisst yfir drögin og kæmi með tillögur um það sem betur mætti fara. Hluti stjórnarinnar myndaði vinnuhóp sem hafði það verk að fara yfir drög nefndarinnar. Hópurinn hélt fjóra langa vinnufundi. Afrakstur vinnufundanna var skilað til formanns nefndarinnar í janúar til frekari vinnslu. Siðanefndin fundað ekki á starfsárinu þar sem beðið var eftir tillögum stjórnarinnar. Siðanefndin mun halda áfram störfum á næsta starfsári og vinna að gerð siðareglnanna í samvinnu við nýja stjórn.
Lokaorð
Ég hef ákveðið að gefa kost á mér til áframhaldandi formennsku í félaginu. Ef ég næ kjöri þá mun ég móta stefnu og áherslur næsta starfsárs í samvinnu við nýskipaða stjórn, en þó með það að leiðarljósi að stefnt verði að:
- frekari fræðslu til félagsmanna í formi ráðstefnu eða málstofu
- Ljúka við gerð siðareglna fyrir félagið
- Áframhaldandi útrás félagsins og öflun nýrra félaga, þá sérstaklega nema.
- að gera skjalaorðasafn félagsins aðgengilegt hjá Íslenskri málstöð í samvinnu við orðanefnd.
Ég þakka öllum þeim sem hafa starfað í stjórninni og nefndum félagsins í vetur. Ég vil sérstaklega þakka Ölmu Sigurðardóttur, fráfarandi gjaldkera félagsins fyrir vel unnin störf og gott samstarf. Alma gefur ekki kost á sér í stjórn félagins, en hún hefur setið í stjórn þess síðan 2001 og m.a. gegnt formennsku og gjaldkera stöðu. Í lokin þakka ég öllum félagsmönnum fyrir að hafa sótt fræðslufundi félagsins.
Reykjavík 3. maí 2006
Inga Dís Karlsdóttir, formaður