Aðalfundur Félags um skjalastjórn var haldinn fimmtudaginn 04. maí 2006 kl. 16:15-18:00 í Þjóðmenningarhúsinu við Hverfisgötu. Mættir voru 23. Á dagskrá voru hefðbundin fundarstörf. Ingveldur H. Karlsdóttir (Inga Dís Karlsdóttir), formaður bauð fundarmenn velkomna og bað um samþykki þeirra til þess að halda fundinn því samkvæmt lögum ætti að halda aðalfund í apríl. Fundarmenn samþykktu tillöguna einróma og þar með var fundurinn settur. Fundarstjóri var Jónína Guðmundsdóttir.
Dagskrá:
1. Skýrsla stjórnar
2. Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar
3. Árgjald ákveðið
4. Lagabreytingar
5. Kosning stjórnar og varamanna
6. Kosning tveggja endurskoðenda
7. Önnur mál
1. Skýrsla stjórnar og nefnda
Skýrsla stjórnar
Formaður gerði grein fyrir störfum stjórnar og félagsins á starfsárinu. Í stjórn störfuðu auk formanns Inga Dís Karlsdóttir formaður, Kristín Ósk Hlynsdóttir varaformaður, Alma Sigurðardóttir gjaldkeri, Arna M. Eggertsdóttir ritari, Edda Rúna Kristjánsdóttir meðstjórnandi og Bryndís Steinsson varamaður. Skoðunarmenn reikninga voru Þorsteinn Magnússon og Ingibjörg Sverrisdóttir. Helstu verkefni starfsársins voru fræðsla til félagsmanna, endurnýjun á vefsíðu félagsins, að koma póstlista í notkun og vinna að gerð siðareglna. Haldnir voru 5 stjórnarfundir á árinu, en að auki voru haldnir óformlegir vinnufundir vegna sértækra verkefna. Að lokum tilkynnti formaður að hann gæfi kost á sér til áframhaldandi formennsku og gerði jafnframt grein fyrir því hvað hann vildi leggja áherslu á í starfsemi komandi starfsárs, næði hann kjöri. Að síðustu þakkaði formaður Ölmu Sigurðardóttur fráfarandi gjaldkera fyrir störf í þágu félagsins.
Fræðslunefnd
Kristín Ósk Hlynsdóttir, formaður fræðslunefndar, gerði grein fyrir störfum fræðslunefndar. Helstu verkefni nefndarinnar voru að skipuleggja vetrardagskrá með 5 fræðslufundum, undirbúa aðalfund í Þjóðmenningarhúsi og koma að óformlegri skipun ráðstefnunefndar, sem kom með tillögur að efni fyrir fyrirhugaða ráðstefnu eða málstofu næstkomandi haust.
Ritnefnd
Ásdís Káradóttir ritstjóri gerði grein fyrir störfum ritnefndar. Tvö fréttabréf voru gefin út á starfsárinu, í júní 2005 og mars 2006. Ritstjórinn þakkaði þeim, sem hafa lagt til greinar og myndir í fréttabréfin, fyrir og tók fram að félagsmenn væru viljugir að leggja fram vinnu við gerð fréttabréfanna.
Að lokum greindi ritstjórinn frá því að hann gæfi ekki lengur kost á sér í ritnefnd en ætlaði ásamt Magnúsi Guðmundssyni fyrrverandi ritstjóra fréttabréfsins að gefa félaginu þá vinnu að skanna inn öll tölublöð frá upphafi.
Orðanefnd
Ásgerður Kjartansdóttir gerði grein fyrir störfum orðanefndar. Nefndin hélt einn fund þar sem farið var yfir ítarlega skýrslu um starf orðanefndar á árunum 1997-2004 sem fyrrverandi formaður, Stefanía Júlíusdóttir, vann fyrir aðalfund félagsins 2004. Ásgerður greindi jafnframt frá því að orðanefnd teldi mikilvægt að vinna að orðasafni í skjalastjórn, hvernig best væri að standa að vinnslu orðasafnsins og að þær sem sitja í orðanefnd nú væru tilbúnar til þess að hefja þá vinnu.
2. Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar
Gjaldkeri, Alma Sigurðardóttir, las upp ársreikning félagsins og gerði grein fyrir reikningum. Athugasemd kom frá félagsmanni hvað þjónustugjöldin væru há. Gjaldkeri útskýrði að þau væru greiðsla til bankans vegna útsendra gíróseðla til innheimtu félagsgjalda. Ábending kom frá félagsmanni um að leggja handbært fé félagsins inn á reikning sem gæfi meiri ávöxtun en tékkareikningur. Var ársreikningur síðan borinn upp og samþykktur með öllum greiddum atkvæðum.
3. Árgjald ákveðið
Formaður lagði fram þá tillögu að félagsgjöld yrðu hækkuð úr 2500 kr. í 3500 kr. Fyrirspurn kom frá félagsmanni um hvort að ekki væri möguleiki á að bjóða upp á lægra gjald fyrir nemendur. Formaður svaraði fyrirspurninni og sagði að í ljósi þess hvað félagsgjöldin væru lág þá stæði ekki til að bjóða upp á lægri félagsgjöld fyrir nema. Jafnframt kom fram fyrirspurn frá félagsmanni hvort að það væri stefna félagsins að safna sjóði þ.e. hvort nokkur ástæða væri til þess að hækka félagsgjöld þar sem haldbært fé félagsins væri þó nokkuð. Formaðurinn svaraði því til að ráðstöfunarfé félagsins væri í raun ekki mikið því stefnt væri að því að greiða fyrir fyrirlestra og þar að auki hefði jólafundur verið felldur niður í sparnaðarskyni. Tillagan var samþykkt með 22 atkvæðum á móti 1.
4. Lagabreytingar
Engar tillögur voru lagðar fram um lagabreytingar.
5. Kosning stjórnar og varamanna
Inga Dís Karlsdóttir gaf kost á sér sem formaður og Kristín Ósk Hlynsdóttir sem varaformaður og voru þær kosnar mótatkvæðalaust. Aðrir sem kosnir voru í stjórn voru Bryndís Steinsson gjaldkeri, Edda Rúna Kristjánsdóttir meðstjórnandi, Arna M. Eggertsdóttir ritari og Magnea Davíðsdóttir varamaður.
6. Kosning tveggja endurskoðenda
Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Ingibjörg Sverrisdóttir og Jóhanna Hreinsdóttir.
7. Önnur mál
Tvær ábendingar komu frá félagsmönnum varðandi fundartíma. Annars vegar að allir fundir félagsins yrðu haldnir á vinnutíma þ.e. hvorki í hádegi né að vinnudegi loknum og hins vegar að fundir yrðu haldnir seinni hluta dags til þess að koma til móts við þá félagsmenn sem koma lengra að. Formaður og varaformaður lofuðu að þetta yrði tekið til athugunar.
Jónína Guðmundsdóttir fundarstjóri sleit aðalfundarstörfum um kl. 17:15 og fram kom í lokaorðum hennar að hún væri að láta af störfum og ætlaði að snúa sér að námi í bókmenntafræði. Hún var kvödd með lófataki.
Inga Dís Karlsdóttir formaður þakkaði fyrir kosninguna og bauð fundargestum upp á veitingar í hléi.
Að loknu hléi flutti Steinunn I. Stefánsdóttir erindið Að selja skjalastjórn við góðar undirtektir fundargesta. Formaður sleit fundi um kl. 18:00 og þakkaði fundargestum fyrir komuna.
Fleira ekki tekið fyrir og fundi slitið.
Fylgiskjöl:
1. Skýrsla formanns Félags um skjalastjórn 2005-2006
2. Skýrsla fræðslunefndar Félags um skjalastjórn 2005-2006
3. Skýrsla orðanefndar Félags um skjalastjórn 2005-2006
4. Skýrsla ritnefndar Félags um skjalastjórn 2005-2006