Á síðasta aðalfundi félagsins sem haldinn var 15. apríl 2004 voru eftirtaldir kosnir í stjórn; Ásgerður Kjartansdóttir, formaður, Kristín Ólafsdóttir, varaformaður, Alma Sigurðardóttir, gjaldkeri, Ingveldur Hafdís Karlsdóttir, ritari og Freydís Þóra Aradóttir, meðstjórnandi. Edda Rúna Kristjánsdóttir var kosin varamaður. Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Þorsteinn Magnússon og Ingibjörg Sverrisdóttir.
Haldnir voru 7 stjórnarfundir á árinu. Síðasti stjórnarfundur sem haldinn var í félaginu var númer 153 frá stofnun þess. Fljótlega eftir aðalfund félagsins í fyrra hittist nýja stjórnin og mótaði stefnu varðandi starfsemi félagsins. Formaður lagði fram tillögur að meginverkefnum fyrir næsta starfsár, þ.e. gerð siðareglna, kynning á félaginu og öflun nýrra félaga og fræðsla til félagsmanna.
Kjölfestan í starfsemi félagsins eru nefndir sem starfa á vegum þess. Á starfsárinu störfuðu fjórar nefndir;
Fræðslunefnd skipulagði fjölbreytta vetrardagskrá með vinnustaðaheimsóknum og fræðslufundum. Í fræðslunefnd störfuðu Kristín Ólafsdóttir, formaður, Jóhanna Hreinsdóttir og Ragnhildur Bragadóttir.
Í ritnefnd störfuðu Ásdís Káradóttir, ritstjóri, Baldvin Zarioh og Kristín Geirsdóttir. 1 fréttabréf var gefið út á starfsárinu.
Í orðanefnd störfuðu Stefanía Júlíusdóttir, formaður, Björk Ingimundardóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir, Kristín Jónsdóttir og Kristín Ólafsdóttir. Orðanefnd kom að þýðingu fagorða í alþjóðlegum staðli um skjalastjórn, ISO 15489.
Siðanefnd var skipuð í nóvember 2004 en hlutverk hennar er að vinna siðareglur Félags um skjalastjórn. Í nefndina voru skipaðar Jóhanna Gunnlaugsdóttir, formaður, Ragnhildur Bragadóttir og Svava Friðgeirsdóttir. Ekki reyndist unnt að leggja siðareglurnar fyrir þennan aðalfund eins og stefnt var að. Hafði stjórn félagsins ætlað of nauman tíma til verkefnisins. Verða siðareglurnar lagðar fyrir félagsmenn til samþykktar á sérstökum félagsfundi.
Formenn nefndanna munu gera grein fyrir störfum þeirra. Er formönnum og nefndarmönnum hér með þakkað fyrir vel unnin störf í þágu félagsins.
Á starfsárinu var unnið að ýmsum verkefnum sem verður nú gerð grein fyrir.
Staðall um skjalastjórn
Vinna við frÍST ISO 15489 Upplýsingar og skjalfesting – skjalastjórn hélt áfram á starfsárinu en Staðlaráð Íslands veitti félaginu frest til 5. september 2004 til að koma með athugasemdir við staðlafrumvarpið. Stjórn og orðanefnd funduðu um frumvarpið og voru sammála um notkun fagorða í staðlinum en mikil vonbrigði voru með íslenskuna. Gerðar voru fjölmargar leiðréttingar á málfars- og innsláttarvillum. Staðlaráði var sent bréf þar sem lýst var miklum vonbrigðum með vinnubrögð við þýðinguna því þess hafði ekki verið gætt að þýða staðalinn yfir á gott íslenskt mál; enskra áhrifa gætti, bæði í orðanotkun og setningaskipan. Staðlaráð tók tillit til athugasemdanna. Staðallinn mun koma út 1. maí 2005 og hvet ég félagsmenn til að kaupa staðalinn og temja sér þau vinnubrögð sem þar er lýst enda er þar að finna lýsingu á bestu starfsvenjum sem tengjast skjalastjórn.
Formaður hélt erindi um staðalinn á ráðstefnunni "Skjalastjórn á Íslandi" þann 12. maí 2004 sem Skipulag og skjöl stóð fyrir. Einnig var félagið með kynningarbás á sýningu í tengslum við ráðstefnuna og voru margir sem spurðust fyrir um starfsemi félagsins og gerðust síðan félagar.
Skjalaflokkunarkerfi
Í nóvember 2004 barst félaginu bréf frá 9 skjalastjórum opinberra stofnana þar sem óskað var eftir því að félagið kæmi á umræðum á meðal félagsmanna og starfsmanna Þjóðskjalasafns um sveigjanleg skjalaflokkunarkerfi og á hvaða forsendum Þjóðskjalasafn hafnaði slíkum flokkunarkerfum. Stjórnin fjallaði um málið og var samþykkt að formaður og varaformaður félagsins gengju á fund ráðuneytisstjóra menntamálaráðuneytis til að ræða synjun Þjóðskjalasafns á óendanlegum skjalaflokkunarkerfum og ræða þörf á endurskoðun handbóka Þjóðskjalasafns um skjalastjórn opinberra aðila (til skýringar má geta þess að Þjóðskjalasafn hafði áður hafnað óendanlegum skjalaflokkunarkerfum menntmálaráðuneytis og heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytis þar sem formaður og varaformaður starfa).
Í kjölfar þess fundar kallaði ráðuneytisstjóri menntamálaráðuneytisins Ólaf Ásgeirsson þjóðskjalavörð og Kristjönu Kristinsdóttur, sviðstjóra skjalavörslusviðs Þjóðskjalasafns, á fund. Þann fund sátu einnig formaður og varaformaður félagsins. Á þeim fundi beindi ráðuneytisstjóri þeim tilmælum til fundarmanna að skipa vinnuhóp sem leiddi þetta mál til lykta. Fulltrúa Þjóðskjalasafns voru þau Kristjana Kristinsdóttir og Pétur G. Kristjánsson og fulltrúar félagsins þær Ásgerður Kjartansdóttir og Kristín Ólafsdóttir, formaður og varaformaður félagsins, sem jafnframt starfa sem skjalastjórar menntamálaráðuneytis og heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytis. Haldnir voru 3 fundir þar sem skoðuð voru skjalaflokkunarkerfi menntamálaráðuneytis og heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytis sem byggja á óendanlega kerfinu. Fallist var á að nota óendanleg skjalaflokkunarkerfi. Gerðar voru smávægilegar breytingar á kerfunum og Ásgerður og Kristín unnu ítarlega formála sem skýra eðli og uppbyggingu skjalaflokkunarkerfanna.
Á þessari stundu er komið munnlegt samþykki Þjóðskjalasafns fyrir óendanlegum skjalaflokkunarkerfum menntamálaráðuneytis og heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneytis en beðið er skriflegs samþykkis. Á fundum vinnuhópsins kom fram að Þjóðskjalasafn undirbýr nú endurskoðun á handbókum um skjalastjórn opinberra aðila, bæði Stjórnarráðsins og opinberra stofnana. Þegar skriflegt samþykki berst ráðuneytunum má telja að Þjóðskjalasafn hafi samþykkt notkun óendanlegra skjalaflokkunarkerfa.
Þann 1. apríl s.l. var haldið námskeið í gerð skjalaflokkunarkerfa í samvinnu Endurmenntunar Háskóla Íslands og Félags um skjalastjórn. Leiðbeinendur á námskeiðinu voru Kristín Ólafsdóttir og Ásgerður Kjartansdóttir. Námskeiðið sátu tæplega 50 manns og var vel heppnað. Til stendur að halda annað námskeið á vormisseri 2006.
Kynning á Félagi um skjalastjórn
Eitt af markmiðum stjórnarinnar á starfsárinu var kynning á félaginu og öflun nýrra félaga. Var því farið í nokkra útrás. Auk áðurnefndrar kynningar á ráðstefnunni "Skjalastjórn á Íslandi" þann 12. maí 2004 var tölvupóstur með kynningu á félaginu sendur til skjalastjóra sveitarfélaga, skjalastjóra í opinberum fyrirtækjum og skjalastjóra ráðuneytanna. Einnig var fréttabréfi félagsins dreift á meðal nema í skjalastjórn innan bókasafns- og upplýsingafræði við Háskóla Íslands.
Í tengslum við IFLA þing, alþjóðlega ráðstefnu á sviði bókasafns- og upplýsingamála sem haldin verður í ágúst 2005, verður gefinn út bæklingur á ensku um bókasafns- og upplýsingamál á Norðurlöndum. Þar verður kynning á félögum sem starfa á sviði bókasafns- og upplýsingamála. Félag um skjalastjórn er eitt þeirra félaga sem þar verður kynnt.
Einnig hefur vefur félagsins, irma.is, nýst vel til kynninga og félagsmenn og aðrir verið iðnir við að senda fyrirspurnir og beiðnir um inngöngu í félagið.
Hafa þessar aðgerðir leitt til þess að meðlimir í Félagi um skjalastjórn eru nú 193 (177 árið 2004). Nýir félagar sem bættust í hópinn á árinu voru samtals 21 og 6 hættu í félaginu. Er þetta 10% aukning sem er mjög ánægjuleg.
Félagsmenn hafa sýnt áhuga á málefnum félagsins með því að mæta vel í heimsóknir og á fræðslufundi. Er þeim hér með þakkað fyrir. Það skiptir stjórn félagsins og fræðslunefnd miklu máli að finna þennan stuðning.
Þar sem ég er að hætta sem formaður félagsins vil ég þakka stjórninni fyrir sérlega gott og ánægjulegt samstarf. Einnig þakka ég nefndarmönnum fyrir vel unnin störf í þágu félagsins og þakka gott samstarf. Félaginu óska ég heilla í framtíðinni.
Reykjavík 28. apríl 2005
Ásgerður Kjartansdóttir, formaður