Aðalfundur Félags um skjalastjórn var haldinn fimmtudaginn 28. apríl 2005 kl. 16:15-17:30 í Þjóðmenningarhúsinu við Hverfisgötu. Mættir voru 19. Á dagsskrá voru hefðbundin fundarstörf. Ásgerður Kjartansdóttir, formaður bauð fundarmenn velkomna og setti fundinn. Jóhanna Hreinsdóttir var tilnefnd fundarstjóri og var það samþykkt.
Dagskrá
1. Skýrsla stjórnar.
2. Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar.
3. Árgjald ákveðið.
4. Lagabreytingar.
5. Kosning stjórnar og varamanns.
6. Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga.
7. Önnur mál.
Fundargerð:
1. Skýrsla stjórnar og nefnda.
Skýrsla formanns
Formaður flutti skýrslu stjórnar og gerði grein fyrir störfum félagsins árið 2004-2005.
Í stjórn félagsins störfuðu auk formanns Kristín Ólafsdóttir varaformaður, Alma Sigurðardóttir gjaldkeri, Ingveldur Hafdís Karlsdóttir ritari og Freydís Þóra Aradóttir meðstjórnandi. Edda Rúna Kristjánsdóttir var kosin varamaður. Skoðunarmenn reikninga voru Þorsteinn Magnússon og Ingibjörg Sverrisdóttir. Haldnir voru 7 stjórnarfundir á árinu. Stjórnin lagði áherslu á gerð siðareglna, kynningu á félaginu og öflun nýrra félaga ásamt fræðslu til félagsmanna. Formaður gerði grein fyrir störfum nefnda félagsins og helstu verkefnum stjórnar.
Fræðslunefnd
Kristín Ólafsdóttir, formaður fræðslunefndar, gerði grein fyrir störfum fræðslunefndar. Fræðslunefndin lagði áherslu á fjölbreytta fræðslufundi, m.a. heimsóknir á söfn, faglega umfjöllun á sviði skjala- og upplýsingamála og stjórnunarlegri umfjöllun. Formaður nefndarinnar greindi frá því að allir nefndarmenn fræðslunefndar gengu úr nefndinni að loknum aðalfundi.
Ritnefnd
Ásdís Káradóttir, formaður ritnefndar, greindi frá störfum ritnefndar. Fréttabréfið kom út í desember 2004 og stefnt er á að gefa út annað blað í maí 2005. Kristín Geirsdóttir og Baldvin Zarioh ganga úr ritnefndinni en Ásdís gefur kost á áframhaldandi setu í ritstjórn.
Orðanefnd
Formaður gerði grein fyrir störfum orðanefndar fyrir hönd Stefaníu Júlíusdóttur formanns nefndarinnar. Verkefni orðanefndar var þýðing á alþjóðlega skjalastjórnarstaðlinum ISO 15489, en nefnaraðilar áttu sæti í tækninefnd um þýðingu staðalsins. Formaður nefndarinnar gefur ekki kost á sér til áframhaldandi setu í nefndinni.
Siðanefnd
Svava Friðgeirsdóttir greindi frá störfum siðanefndar fyrir hönd formanns Siðanefndar. Siðanefndin var skipuð í nóvember 2004 og fékk það verkefni að semja siðareglur fyrir Félag um skjalastjórn. Nefndin skilaði fyrstu drögum að siðareglum í apríl 2005.
2. Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar
Gjaldkeri, Alma Sigurðardóttir, las upp ársreikning félagsins og gerði grein fyrir reikningum. Var ársreikningur borinn upp og samþykktur með öllum greiddum atkvæðum. Hvatning kom frá félagsmanni um að leggja peninga félagsins á vaxtameiri reikning, en samkvæmt gjaldkera er sá möguleiki ekki til staðar þ.s. vaxtameiri reikningar gera ráð fyrir lágmarksupphæð en félagið þarf ávallt að hafa handbært fé.
3. Árgjald ákveðið
Stjórnin lagði til að árgjald yrði óbreytt, kr. 2500 og var það samþykkt.
4. Lagabreytingar.
Engar tillögur voru lagðar fram um lagabreytingar.
5. Kosning stjórnar og varamanns
Ingveldur Hafdís Karlsdóttir gaf kost á sér sem formaður og Kristín Ósk Hlynsdóttir sem varaformaður og voru kosnar með lófataki. Aðrir í stjórn voru kosnir Alma Sigurðardóttir gjaldkeri, Edda Rúna Kristjánsdóttir meðstjórnandi, Bryndís Steinsson varamaður og Arna Eggertsdóttir ritari.
6. Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga
Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Þorsteinn Magnússon og Ingibjörg Sverrisdóttir.
7. Önnur mál
Ingveldur H. Karlsdóttir nýkjörin formaður þakkaði fyrir kosninguna.
Gert var hlé og fundargestum boðið að þiggja veitingar.
Ingrid Kuhlman, ráðgjafi frá Þekkingarmiðlun, hélt erindi um „er gaman í vinnunni“.
Fundarstjóri sleit fundi kl. 18:30. Formaður þakkaði Ingrid fyrir fyrirlesturinn, Jóhönnu fyrir fundarstjórn og félagsmönnum fyrir góða fundarsetu.
Fleira ekki tekið fyrir og fundi slitið.
Ásgerður Kjartansdóttir, formaður. Ingveldur H. Karlsdóttir, fundarritari.
Fylgiskjöl:
1. Skýrsla formanns Félags um skjalastjórn 2004-2005
2. Skýrsla Fræðslunefndar Félags um skjalastjórn 2004-2005
3. Skýrsla ritnefndar Félags um skjalastjórnar 2004-2005
4. Skýrsla siðanefndar
5. Tölvupóstur dags. 18.04.2005 frá orðanefnd Félags um skjalastjórn