Á síðasta aðalfundi félagsins sem haldinn var 29. apríl 2003 voru eftirtaldir kosnir í stjórn; Ásgerður Kjartansdóttir, formaður, Kristín Ólafsdóttir, varaformaður, Alma Sigurðardóttir, gjaldkeri, Eyrún Gestsdóttir, ritari og Guðrún Erlendsdóttir, meðstjórnandi. Ragnhildur Bragadóttir var kosin varamaður. Endurskoðendur voru kosnir þeir Jónas Finnbogason og Þorsteinn Magnússon.
Haldnir voru 11 stjórnarfundir á árinu, þar af voru tveir fundir með fræðslunefnd og ritnefnd. Auk þess hélt formaður einn fund með orðanefnd félagsins. Síðasti stjórnarfundur sem haldinn var í félaginu var númer 146 frá stofnun þess.
Fljótlega eftir aðalfund félagsins í fyrra hittist nýja stjórnin og mótaði stefnu varðandi starfsemi félagsins. Ákveðið var að leggja áherslu á þrennt:
- lagfæringar og leiðréttingar á félagatali,
- nefndastarf á vegum félagsins, þ.e. fræðslunefnd, ritnefnd og orðanefnd,
- endurnýjun á vef félagsins.
Það er mat stjórnar að markmiðin sem sett voru í upphafi starfsársins hafi náðst.
Meðlimir í Félagi um skjalastjórn eru nú 177. Stjórnin vann að leiðréttingu á félagatali og var hringt í alla félagsmenn sem skráðir voru, samtals 194. Í ljós kom að félagar höfðu skipt um starfsvettvang eða hætt störfum og fækkaði í félaginu um 26. Nýir félagar sem bættust í hópinn á árinu voru samtals 10. Eftir þessa tiltekt er fyrirhugað að kynna starfsemi félagsins betur og afla nýrra félaga.
Í vetur hefur starfað öflug ritnefnd sem gefið hefur út tvö fréttabréf. Í ritnefnd störfuðu Ásdís Káradóttir, ritstjóri, Baldvin Zarioh og Kristín Geirsdóttir.
Fræðslunefnd skipulagði fjölbreytta vetrardagskrá með vinnustaðaheimsóknum og fræðslufundum og sá jafnframt um afmælisfagnað þann 4. desember sl. í tilefni af 15 ára afmæli félagsins. Í fræðslunefnd störfuðu Kristín Ólafsdóttir, formaður nefndarinnar, Ágústa Lúðvíksdóttir, Ingveldur Hafdís Karlsdóttir og Jóhanna Hreinsdóttir.
Í orðanefnd störfuðu Stefanía Júlíusdóttir, formaður, Björk Ingimundardóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir, Kristín Jónsdóttir og Kristín Ólafsdóttir. Orðanefnd fundaði m.a. um drög að þýðingu á staðli ISO15489 um skjalastjórn og kom með tillögur um fagorð sem nota ætti í staðlinum.
Formenn nefndanna munu gera grein fyrir störfum þeirra hér á eftir en ég vil nota þetta tækifæri og þakka öllu þessu fólki kærlega fyrir vel unnin störf.
Á starfsárinu var unnið að nýjum vef fyrir félagið og það eignaðist eigið lén, irma.is. Óskað var eftir tilboðum í hönnun og hýsingu frá 3 fyrirtækjum, þ.e. exLibris, INNN og SKÝRR. Var tilboði exLibris tekið. Stjórnin vann saman að gerð veftrés og fundaði með fræðslunefnd og ritnefnd til að kalla eftir hugmyndum. Var nýr vefur með vefslóðinni www.irma.is tekinn í notkun þann 4. desember s.l. í tilefni af 15 ára afmæli félagsins. Vefnum hefur verið vel tekið og hafa nýir félagsmenn skráð sig yfir netið en á vefnum er að finna eyðublað sem senda má rafrænt. Á vefnum er læst svæði sem eingöngu er ætlað félagsmönnum. Þar er m.a. að finna félagatal, fundargerðir aðalfunda, skýrslur formanna og myndasafn. Á vefnum er boðið upp á spjallþræði sem því miður hafa ekki verið notaðir. Bíður það nýrrar stjórnar að ákveða hvort nýta eigi "gamla góða" póstlistann til umræðu og skoðanaskipta.
Félagið eignaðist nýjan heiðursfélaga í tilefni af 15 ára afmæli félagsins. Kristín H. Pétursdóttir var kjörin heiðursfélagi "fyrir frumkvæði og framtak í þágu skjalastjórnar á Íslandi" eins og segir á heiðursskjali sem henni var afhent. Kristín var helsti hvatamaður að stofnun félagsins.
Formaður hefur starfað sem formaður tækninefndar á vegum Staðlaráðs Íslands vegna þýðingar á staðli ISO 15489 um skjalastjórn. Í tækninefndinni starfa einnig þrír nefndarmenn úr orðanefnd, þær Stefanía Júlíusdóttir, Björk Ingimundardóttir og Jóhanna Gunnlaugsdóttir. Hlutverk tækninefndar er að vinna með Staðlaráði að þýðingu og útgáfu á staðlinum og er Staðlaráði til ráðgjafar um fagleg orð í skjalastjórn. Mun staðallinn koma út sem frumvarp nú í vor og eru félagsmenn hvattir til að koma með athugasemdir. Stjórn Félags um skjalastjórn bindur miklar vonir við staðalinn því bæði mun hann efla fagmennsku í okkar störfum og við eignumst fleiri fagorð í skjalastjórn sem auðveldar alla orðræðu um skjalastjórn.
Ég hef ákveðið að gefa kost á mér til áframhaldandi formennsku í félaginu. Ef ég næ kjöri þá mun ég leggja áherslu á 4 meginverkefni næsta vetur;
- gerð siðareglna fyrir félagið
- útrás félagsins og öflun nýrra félaga
- frekari fræðslu til félagsmanna í formi námskeiðs eða ráðstefnu
- að gera skjalaorðasafn félagsins aðgengilegt hjá Íslenskri málstöð
Vil ég í lokin þakka öllum þeim sem starfað hafa með stjórninni í vetur. Jafnframt vil ég þakka þem félagsmönnum sem haft hafa samband við mig í síma eða með tölvupósti og komið með hvatningarorð eða athugasemdir um það sem betur má fara. Félagsmenn fá þakkir fyrir að sýna áhuga á málefnum félagsins með því að mæta vel í heimsóknir og á fræðslufundi. Það skiptir stjórn félagsins miklu máli að finna stuðning ykkar.
Að lokum þakka ég fráfarandi stjórnarmönnum, þeim Eyrúnu Gestsdóttur, Guðrúnu Erlendsdóttur og Ragnhildi Bragadóttur fyrir vel unnin störf í þágu félagsins og þakka gott samstarf á liðnu starfsári.
Reykjavík 15. apríl 2004
Ásgerður Kjartansdóttir, formaður