Aðalfundur Félags um skjalastjórn var haldinn fimmtudaginn 15. apríl 2004 kl. 16:15 í Þjóðmenningarhúsinu við Hverfisgötu. Mættir voru 31. Á dagskrá voru venjuleg aðalfundarstörf. Ásgerður Kjartansdóttir, formaður, bauð fundarmenn velkomna og setti fundinn. Eydís Arnviðardóttir var tilnefnd fundarstjóri og var það samþykkt.
Dagskrá
- Skýrsla stjórnar.
- Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar.
- Ákvörðun um árgjald.
- Kosning stjórnar og varamann
- Kosning tveggja endurskoðenda.
- Önnur mál.
Skýrsla stjórnar
Formaður flutti skýrslu stjórnar og gerði grein fyrir störfum félagsins starfsárið 2003-2004. Í stjórn störfuðu, auk formanns, Kristín Ólafsdóttir, varaformaður, Alma Sigurðardóttir, gjaldkeri, Eyrún Gestsdóttir, ritari, Guðrún Erlendsdóttir, meðstjórnandi og Ragnhildur Bragadóttir, varamaður. Endurskoðendur voru Jónas Finnbogason og Þorsteinn Magnússon.
Haldnir voru 11 stjórnarfundir, þar af tveir fundir með fræðslunefnd og ritnefnd. Auk þess hélt formaður einn fund með orðanefnd félagsins. Stjórnin lagði áherslu á þrjú meginverkefni; lagfæringar og leiðréttingar á félagatali, nefndastarf og endurnýjun á vef félagsins.
Stjórnin vann að leiðréttingu á félagatali og var hringt í flest alla félagsmenn sem skráðir voru, samtals 194. Fækkaði félagsmönnum um 26 þegar í ljós kom að fólk hafði ýmist skipt um starfsvettvang eða hætt störfum. Meðlimir í Félagi um skjalastjórn eru nú 177. Nýir félagar sem bættust í hópinn á árinu voru samtals 10.
Skipuð var ritnefnd og í henni voru Ásdís Káradóttir, ritstjóri, Baldvin Zarioh og Kristín Geirsdóttir. Voru tvö fréttabréf gefin út.
Fræðslunefnd skipulagði fjölbreytta vetrardagskrá með heimsóknum og fræðslufundum og sá um afmælisfagnað þann 4. desember 2003 í tilefni af 15 ára afmæli félagsins. Í fræðslunefnd störfuðu Kristín Ólafsdóttir, formaður nefndarinnar, Ágústa Lúðvíksdóttir, Ingveldur Hafdís Karlsdóttir og Jóhanna Hreinsdóttir.
Í orðanefnd störfuðu Stefanía Júlíusdóttir, formaður, Björk Ingimundardóttir, Jóhanna Gunnlaugsdóttir, Kristín Jónsdóttir og Kristín Ólafsdóttir. Orðanefnd fundaði m.a. um drög að þýðingu á staðli ISO15489 um skjalastjórn og kom með tillögur um fagorð sem nota ætti í staðlinum.
Þakkaði formaður þeim sem starfað höfðu í nefndunum fyrir vel unnin störf.
Unnið var að nýjum vef fyrir félagið og það eignaðist eigið lén, irma.is. Fyrirtækið ExLibris sá um hönnun á vefnum eftir veftré sem stjórnin vann ásamt ritnefnd og færðslunefnd. ExLibris annast hýsingu vefjarins www.irma.is sem tekinn var í notkun þann 4. desember 2003 í tilefni af 15 ára afmæli félagsins. Á vefnum geta nýir félagsmenn skráð sig rafænt. Þar er einnig læst svæði sem eingöngu er ætlað félagsmönnum. Þar er m.a. hægt að finna félagatal, skýrslur formanna, fundargerðir frá aðalfundum, myndir o.fl.
Félagið eignaðist nýjan heiðursfélaga, Kristínu H. Pétursdóttur, en hún var helsti hvatamaður að stofnun félagsins.
Formaður greindi frá formennsku í tækninefnd á vegum Staðlaráðs Íslands vegna þýðingar á staðli ISO 15489 um skjalastjórn. Í tækninefndinni starfa einnig þrír nefndarmenn úr orðanefnd, þær Stefanía Júlíusdóttir, Björk Ingimundardóttir og Jóhanna Gunnlaugsdóttir. Tækninefnd vinnur með Staðlaráði að þýðingu og útgáfu á staðlinum og er Staðlaráði til ráðgjafar um fagleg orð í skjalastjórn.
Formaður þakkaði þeim sem starfað höfðu með stjórninni síðasta starfsár. Einnig var félagsmönnum þakkaður áhugi á málefnum félagsins með því að mæta vel í heimsóknir og á fræðslufundi. Að lokum þakkaði formaður fráfarandi stjórnarmönnum, þeim Eyrúnu Gestsdóttur, Guðrúnu Erlendsdóttur og Ragnhildi Bragadóttur fyrir vel unnin störf í þágu félagsins.
Skýrslur nefnda
Kristín Ólafsdóttir gerði grein fyrir störfum fræðslunefndar. Góð þátttaka var í heimsóknum og fræðslufundir vel sóttir. Þann 6. nóvember 2003 var bóka- og skjalasafn Orkuveitu Reykjavíkur heimsótt (82 gestir), 4. desember var 15 ára afmælisfagnaður í Þjóðmenningarhúsi (36 gestir), 8. janúar 2004 hélt Þorsteinn Hallgrímsson erindi um varðveislu á vefsíðum (83 gestir), 12. febrúar hélt Ingrid Kuhlman erindi um árangursríka tímastjórnun (20 gestir) og 1. apríl var bóka- og skjalasafn Umhverfisstofnunar heimsótt (33 gestir). Þakkaði Kristín félagsmönnum fyrir áhugann á að sækja viðburði á vegum félagsins.
Stefanía Júlíusdóttir gerði grein fyrir störfum orðanefndar sem starfað hefur næstum óbreytt frá 1997. Unnið hefur verið við orðasafn félagsins og orðanefnd hefur lagt vinnu í þýðingu á fagorðum í staðlinum. Stefanía taldi að brýnt væri að gera orðasafnið aðgengilegt og að taka saman lista yfir íslensk rit um skjalastjórn og orðtaka þau.
Kristín Geirsdóttir gerði grein fyrir störfum ritnefndar í fjarveru Ásdísar Káradóttur, ritstjóra. Ritnefnd ræddi um útgáfu vefrits en ákveðið var að gefa fréttabréfið út á pappír því “ekkert jafnast á við þann glaðning að fá pappír á borðið” eins og Kristín orðaði það. Keypt var stafræn myndavél sem nýtist ritnefndinni vel og ritstjóri lærði á umbrotsforritið Quark.
Reikningar félagsins
Gjaldkeri, Alma Sigurðardóttir, las upp ársreikning félagsins og gerði grein fyrir reikningum. Var ársreikningurinn borinn upp og samþykktur með öllum greiddum atkvæðum.
Árgjald
Stjórnin lagði til að árgjald yrði hækkað í 2.500 krónur starfsárið 2004-2005 og var það samþykkt.
Lagabreytingar
Stjórnin lagði fram tillögur til breytinga á lögum sem sendar voru félagsmönnum með fundarboði aðalfundar. Formaður bar fram hverja breytingatillögu fyrir sig til samþykktar.
Grein 1.3. var samþykkt og hljóðar svo: Félagar geta allir þeir orðið sem eru hlynntir markmiðum félagsins. Umsókn um aðild skal senda stjórn félagsins. Félögum er skylt að greiða árgald til félagsins.
Grein 3.1, liður 6 var samþykktur og hljóðar svo: Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga.
Grein 3.4 var samþykkt og hljóðar svo: Á aðalfundi þarf samþykki 75% félagsmanna, sem fundinn sitja, til að breyta lögum. Félagsmaður getur ekki falið öðrum umboð sitt á aðalfundi.
Stjórnin dró til baka tillögu um breytingu á grein 4.1.
Kosning stjórnar
Þær Ásgerður Kjartansdóttir og Kristín Ólafsdóttir gáfu kost á sér áfram sem formaður og varaformaður og voru kosnar með lófataki. Aðrir í stjórn voru kosnir Alma Sigurðardóttir, Ingveldur Hafdís Karlsdóttir, Freydís Þóra Aradóttir og Edda Rúna Kristjánsdóttir. Skoðunarmenn reikninga voru kosnir Þorsteinn Magnússon og Ingibjörg Sverrisdóttir.
Önnur mál
Sigmar Þormar kynnti ráðstefnuna “Skjalastjórn á Íslandi” sem haldin verður á Grand hótel 12. maí 2004.
Gert var hlé og fundargestum boðið að þiggja veitingar.
Fyrirlestur
Hrönn Pétursdóttir, stjórnunarráðgjafi, hélt erindi um inntak og gildi stefnumótunar fyrir skjalastjóra. Var góður rómur gerður að erindi Hrannar sem svaraði spurningum að erindi loknu.
Fundarstjóri sleit fundi kl. 18:30. Formaður þakkaði Hrönn fyrir fyrirlesturinn, Eydísi fundarstjórn og félagsmönnum fyrir góða fundarsetu.
Ásgerður Kjartansdóttir, formaður Guðrún Erlendsdóttir, fundarritari