Aðalfundur Félags um skjalastjórn var haldinn þriðjudaginn 30. apríl 2002 kl. 14:00 í Þjóðmenningarhúsinu við Hverfisgötu. Mættir voru 22 félagsmenn. Á dagskrá voru venjuleg aðalfundarstörf. Formaður, Sigurður Þór Baldvinsson, setti fundinn og var fundarstjóri. Bauð hann fundarmenn velkomna.
Dagskrá
- Skýrsla stjórnar.
- Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar.
- Ákvörðun um árgjald.
- Kosning stjórnar og varamanna.
- Kosning tveggja endurskoðenda.
- Önnur mál.
Skýrsla stjórnar
Sigurður Þór flutti skýrslu stjórnar og gerði grein fyrir störfum félagsins á síðasta ári. Haldnir voru 8 stjórnarfundir. Á síðasta aðalfundi 25. apríl 2001 voru kosnir 3 nýir stjórnarmenn. Andrés Erlingsson var kosinn varaformaður, Alma Sigurðardóttir og Guðrún Erlendsdóttir sem stjórnarmenn og Eyrún Gestsdóttir gjaldkeri. Einnig starfaði Ragnhildur Bragadóttir sem varamaður með stjórninni. Endurskoðendur voru Jónas Finnbogason og Þorsteinn Magnússon. Félagar í Félagi um skjalastjórn eru nú 190 og hefur fjölgað um 4 á árinu, 6 nýir félagar hafa gengið til liðs við félagið og 2 hætt af ýmsum ástæðum.
Ekkert fréttabréf hefur komið út á árinu en næsta tölublað er nánast tilbúið. Ritstjóri hefur verið erlendis við nám. Á árinu voru gerðar breytingar á vef Þjóðskjalasafns Íslands en þar er heimasíða félagsins vistuð. Við breytingar datt síðan út og reyndist ekki unnt að halda henni áfram inni með sömu slóð. Hin nýja slóð er www.skjalastjorn.archives.is
Stjórnin lét athuga lauslega kostnað við að eignast eigið veffang, kostnaður við það er talsverður. Ekki var tekin ákvörðun á árinu að kaupa veffang.
Reikningar félagsins
Gjaldkeri, Eyrún Gestsdóttir, las upp ársreikning félagsins og gerði grein fyrir reikningum og svaraði fyrirspurnum. Formaður bar ársreikninginn upp og var hann samþykktur. Formaður greindi frá 1000 dollara styrk sem félagið fékk frá bandaríska sendiráðinu til styrktar ráðstefnu félagsins sem haldin verður í september 2002.
Árgjald
Stjórnin lagði til að árgjald yrði óbreytt árið 2002-2003 og var það samþykkt.
Kosning stjórnar
Sigurður Þór Baldvinsson hefur starfað í 3 ár sem formaður en gaf ekki kost á sér áfram í formannsstarf. Alma Sigurðardóttir gaf kost á sér í formannsstarfið og var hún kosin með lófataki sem næsti formaður félagsins. Andrés Erlingsson gaf kost á sér sem varaformaður og var það einnig samþykkt með lófataki. Aðrir í stjórn voru kosnir Eyrún Gestsdóttir, gjaldkeri, Guðrún Erlendsdóttir, Sigurður Þór Baldvinsson og Ragnhildur Bragsdóttir. Endurskoðendur verða áfram Þorsteinn Magnússon og Jónas Finnbogason.
Önnur mál
Andrés Erlingsson bar upp tillögu um að fundarboð yrðu eingöngu send á rafrænu formi. Tillaga um að senda þeim sem ekki hafa netfang bréflega. Þetta myndi spara útsendingarkostnað. Aðalfundarboð verði þó sent bréflega. Var þetta fyrirkomulag samþykkt.
Hlé. Formaður bauð félagsmönnum að þiggja veitingar.
Fyrirlestur
Jónína S. Lárusdóttir, deildarsérfræðingur í iðnaðar- og viðskiptaráðuneyti, flutti áhugavert erindi um rafrænar undirskriftir en þær eru aðferð til að votta uppruna skjala á rafrænu formi. Svaraði Jónína fyrirspurnum að erindi loknu.
Formaður þakkaði félagsmönnum fyrir komuna og sleit fundi kl. 15:40.