Samantekt Jóhönnu Gunnlaugsdóttur á 25 ára afmælisári félagsins
Áður en ég tek saman efni þessarar mikilvægu ráðstefnu finnst mér við hæfi að víkja í örstuttu máli að aðdraganda að stofnun félagsins, ekki síst á þessum tímapunkti þegar aldarfjórðungur er nú liðinn frá stofnun þess hinn 6. desember 1988. En það var hópur tíu kvenna sem kölluðu sig Áhugahóp um skjalastjórn sem boðuðu til stofnfundarins. Áhugahópurinn kom fyrst saman 1987. Þá var lítil fræðsla í boði á Íslandi um skjalavörslu og skjalastjórn. Enginn vettvangur var til staðar til þess að efla tengsl og samvinnu þeirra sem störfuðu við fagið. Umsjónarmenn skjalamála í stofnunum og fyrirtækjum voru oft einangraðir og höfðu lítil tengsl sín á milli. Sama var að segja um starfsfólk Þjóðskjalasafns Íslands og héraðsskjalaverði.
Í bréfi sem sent var út til að boða stofnfundinn er því lýst hvers vegna Áhugahópurinn vildi stofna Félag um skjalastjórn. Í bréfinu segir:
Skjalastjórn gegnir ört vaxandi hlutverki í rekstri fyrirtækja og stofnana, vegna síaukinnar framleiðslu á upplýsingum í ýmsu formi. Störfum á sviði skjalastjórnar fjölgar og breyttar og auknar kröfur eru gerðar til þeirra, sem annast þennan þátt hjá fyrirtækjum og stofnunum. Í ýmsum deildum háskóla er aukin áhersla lögð á skjalastjórn, og stofnuð hafa verið félög og samtök um skjalastjórn víða um heim. Áhugahópurinn telur að tímabært sé að stofna hér á landi félag um skjalastjórn. Hugmyndin er, að verkefni félagsins verði m.a. að kynna hugtakið skjalastjórn, auka þekkingu og fræðslu í greininni, og jafnframt að stuðla að samvinnu þeirra, sem starfa við skjalastjórn.
Á stofnfundinn mættu 57 en félagsmenn eru í dag 230 talsins. Áhugahópurinn er stoltur af því starfi sem hann kom af stað og hversu öflugt Félag um skjalastjórn er og hefur verið í áranna rás. Þjóðskjalasafn Íslands hefur nú tekið forustu í skjalamálum opinberra aðila og gefið út reglur um skjalavörslu. Alltaf er þó þörf fyrir félag sem Félag um skjalastjórn til þess að stuðla að auknum tengslum og samvinnu þeirra sem starfa við greinina og þá ekki síður til þess að fá ferska sýn á skjalastjórn með fræðslu og erlendu samstarfi.
Hægt er að fræðast meira um aðdragandann í grein okkar Svanhildar Bogadóttur á ráðstefnukubbnum.
Snúum okkur að ráðstefnunni. Illugi Gunnarsson menntamálaráðherra kom víða við í ágætu ávarpi. Hann fór aftur til ársins 1740, til skjalahalds Rentukammersins í Kaupmannahöfn til stafræna nútímans. Hann kom inn á að skjalahald væri ekki einkamál grúskara – heldur varðaði það réttarvernd hins almenna borgara ef skjöl glatast. Skjalahald er mikilvægasta málið þegar vel er að gáð, sagði hann. Illugi taldi brýnt að takst á við hraðann og rafræna umhverfið sem við búum við í dag og í lokin óskaði hann okkur bjartrar rafrænnar framíðar.
Trausti Fannar Valsson fjallaði um tilgang varðveisluskyldu á opinberum gögnum eins og hann birtist í lögunum og áskoranir sem leiða að stafrænum nútíma. Með vísan til laganna kom hann inn á varðveislu þjóðararfsins, varðveislu í þágu réttaröryggis (m.a. um aðgengi að eigin gögnum og persónuvernd) og varðveislu í þágu lýðræðis.
Haraldur Bjarnason ræddi í upphafi erindis síns um þann sparnað sem fæst með rafrænum ferlum og rafrænum viðskiptum. Hann fjallaði um lagaumhverfið og þá sérstaklega um lög um rafrænar undirskriftir og ákvæði í reglugerðum og öðrum lögum um efnið. Hann fjallaði einnig um langtímavarðveislu bæði hefðbundinnar og rafrænnar undirskriftar og staðlaumhverfi þar að lútandi. Haraldur tiltók dæmi og kom m.a. inn á lánatöp banka vegna lélegrar skjalagerðar sem leiddi til hertari reglna hin síðari ár. Hann nefndi að notkun ræfrænnar undirskriftar væri að aukast hér en við erum þó eftirbátar nágrannalanda. Ekki spurning um hvort heldur hvenær. Lög og tækni er til staðar, spurning er hvort við séum klár!
Hilmar Magnússon fjallaði um verkefnið Betri Reykjavík, markmið og leiðir. Markmiðið er að virkja íbúana í samskiptum við stjórnsýsluna og auka lýðræðið – afhjúpa vinnubrögð. Leiðirnar eru að virkja hugmyndir fjöldans í gegnum netið. Hvernig íbúarnir nota vefinn og hvert er hlutverk Reykjavíkurborgar. Hann lýsti ferli hugmynda og málsmeðferð, allt frá notanda/íbúa til birtingu ákvarðana. Nú eru um 9.600 skráðir notendur. Hilmar sýndi tölfræði um notkun en greina þarf notkunina og árangur frekar og er það er í bígerð.
Stefán Eiríksson sagði að grundvallarstefna lögreglunnar sé að tryggja öryggi borgaranna. Hann nefndi markmið sem lögregla höfuðborgarsvæðisins hefur sett sér sem m.a. er sýnileg löggæsla og skilvirk upplýsingamiðlun gagnvart almenningi. Samfélagsmiðlar eru markvisst notaðir til upplýsingamiðlunar og nefndi Stefán dæmi um að miðlarnir væru notaðir til að veita viðvaranir, við leit að týndum einstaklingum og til að kalla eftir tillögum að úrbótum. Einnig berast þakkir, kveðjur og hrós. Lögreglan á um 40.000 vini á Facebook og telur að með notkun þessa miðils nái hún til um 150-180.000 notenda og þá sérstaklega til yngri aldurshópanna. Hugað er að varðveislu upplýsinga á samfélagsmiðlunum eftir því hvers eðlis upplýsingarnar eru.
Gunnhildur Manfreðsdóttir fjallaði um fjölbreytileika tækja og tóla upplýsingatækninnar og hvers konar gögn eru á samfélagsmiðlum. Hún sagði að finna þyrfti leiðir til að hafa yfirsýn yfir öll gögn og varaði við hraðanum á kostnað öryggis. Gunnhildur spurði hvernig við ætlum að stjórna upplýsingunum og hvort við værum umferðarstjórar? Hún lýsti upplýsingaumhverfi fyrirtækja, hvað væri hýst í skýjum eða innan eldveggja annars vegar og hvað væri utan stjórnunar fyrirtækja hins vegar og nefndi þá dæmi um gmail og dropbox. Gunnhildur sagði að mikilvægt væri fyrir hvert fyrirtæki eða stofnun að móta stefnu um samfélagsmiðla, hlutverk, markmið, verklag, notkun og ábyrgð. Það væri samvinnuverkefni skjalastjóra, tölvunarfræðinga, lögfræðinga og markaðsfólks. Að lokum ræddi hún það sem miklu skiptir, þ.e. hvaða gögn þarf að fanga og miðla og hvernig og hversu lengi eigi að varðveita þau.
Njörður Sigurðsson fjallaði um hvað þarf til að setja málaskrár á vefinn. Hann sagði frá skyldu opinberra aðila til að skrá mál og halda málaskrá. Þjóðskjalasafn setur reglur um skráningu mála skv. nýjum upplýsingalögum. Hann fjallaði einnig um ákvæði í öðrum lögum um skráningu mála. Njörður sagði frá rafrænni málaskrá í Noregi en þar eru sterk lög og nákvæmar reglur um skráningu sem hafa leitt til þess að verkefnið hefur gengið vel. Njörður nefndi niðurstöður úr nýlegri könnun Þjóðskjalasafns um skjalavörslu ríkisins sem sýnir að 39% stofnana skráir ekki upplýsingar og 58% stofnana hafa ekki skjalastjóra. Það þarf því átak til að þess að koma málaskrá á vefinn.
Og í lokin: Það kom fram í vinnuhópunum, í mörgum erindum fyrirlesara og ýmsum verkefnum sem hér hefur verið lýst að við búum hér á landi búum við ágætt tækni-, laga- og staðlaumhverfi hvað varðar upplýsingar, meðferð þeirra og miðlun. Mikil þekking er líka fyrir hendi hvað þessi mál varðar.
Hins vegar komum við aftur og aftur að sömu hindruninni sem er skortur á fjármagni og um leið nægilegum fjölda starfsfólks til þess að vinna að þessum málum. Við megum þó ekki gleyma því að margt hefur áunnist, tækifærin eru fjölmörg og einnig áskoranirnar. Við höldum áfram að ryðja brautina með bjartsýni og fagmennsku að vopni.