Opið rými - Open Space Technology
Opið rými er fundaform sem kallast á ensku Open Space Technology. Helsta einkenni þessarar aðferðar er að í upphafi þá vantar dagskrá, sem gefur þátttakendum það frjálsræði að búa hana til sjálfir.
Hugmyndin með opnu rými er sú að þegar hópur fólks kemur saman til að ræða ákveðið málefni, þá sé leiðin til að fá bestu útkomuna sú að setja upp ramma fyrir umræðu hópsins sem er eins lítið heftandi og mögulegt er, setja umræðuna í gang og láta fólk stýra sér sjálft eftir það.
Sögu þessa fundaforms má rekja til ársins 1983. Maður að nafni Harrison Owen hafði lagt mikla vinnu á sig í að skipuleggja stóra, alþjóðlega ráðstefnu. Hann komst að því að henni lokinni að ráðstefnugestir voru sammála um að þeir hefðu kynnst flestum og lært mest í kaffipásunum.
Í framhaldinu fékk hann hugmyndina að fundaforminu sem hann kallaði opið rými. Á síðustu 30 árum hefur þetta fundaform þróast þannig að ráðstefnur og hópfundir sem taka frá tveimur tímum til tveggja daga, með tugum, hundruðum, jafnvel þúsundum þátttakenda nýta þetta form í margs konar tilgangi t.d. þekkingarmiðlun og lausn mikilvægra mála.
Hvernig er þetta gert? – Hvernig virkar opið rými?
Allir fundir sem nýta sér þetta fundaform hafa opnun og lokun, opna rýmið er þar á milli og í því eiga umræður og/eða hugmyndavinna sér stað
Opnun
Í þessum hluta fer lóðsinn (e. facilitator) yfir tveggja-fóta lögmálið (e. The law of two feet) og grunnreglurnar fjórar (e. 4 Principles of Open Space) ásamt öðrum þáttum opna rýmisins þ.a. þátttakendur skilji hvernig allt fer fram. Með þessum hætti fá allir þátttakendur þann rétt og ábyrgð að hámarka þeirra eigin framlag og þekkingu. Stutta útgáfan af tveggja-fóta lögmálinu er: „Ekki sóa tíma!“
Dagskráin búin til
Þegar búið er að kynna það sem þarf til að allir skilji hvernig ferlið verður, er fólki boðið að leggja fram umræðuefni í dagskrána. Það er mikill fjölbreytileiki í málefnum sem koma fram og þú þarft ALLS EKKI að vera sérfræðingur í málefninu - sjá dæmi um efni sem þú getur lagt til:
• Spurningu eða efni sem þig langar að fá upplýsingar um.
• Hugmynd sem þú vilt þróa og ræða við aðra.
• Tól eða aðferðir sem þú vilt útskýra eða fá útskýringu á.
• Vandamál sem þú þarft að leysa.
• Reynslu, lærdóm eða lexíur sem þú vilt deila.
Til að setja þitt umræðuefni í dagskrána þarftu að finna þér penna og "post-it" miða, skrifa efnið á miðann ásamt nafni, kynna efnið á innan við mínútu og velja því stað og stund í dagskránni (sem í upphafi er alveg tóm).
Þegar öll umræðuefni eru komin upp á vegg þá er dagskráin tilbúin. Þetta ferli tekur einungis 20 – 25 mínútur
Markaðstorg hugmynda
Eftir opnun og gerð dagskrár hefst vinna þátttakenda. Núna skoða allir þátttakendur hvað er í boði og ræða oft saman hvað er áhugavert og hvað ekki. Þeir sem lögðu til umræðuefni geta sameinað þau ef það á við eða fært til á tímatöflunni. Fólk fer síðan af stað þegar það er búið að velja sér hvar það vill taka þátt – og nú er rýmið opið! Þeir sem eiga miða á dagskránni bera ábyrgð á að mæta á réttan stað á réttum tíma og hefja umræðurnar varðandi það málefni. Aðrir þátttakendur velja sjálfir hvaða umræðuhóp þeir velja og geta skipt yfir í annan hvenær sem er. Á ráðstefnunni ljúka umræðuhópar sinni vinnu með því að skrifa upp á flettitöflu niðurstöðu umræðuhópsins.
Lokun
Allir þátttakendur safnast saman við dagskrárvegginn og miðla því sem kom fram í opna rýminu.
Frekari upplýsingar um opið rými aðferðafræðina má meðal annars finna í eftirfarandi:
• Open Space World: http://www.openspaceworld.org/
• Open Space Technology: A User's Guide Third Edition eftir Harrison Owen