Í framhaldi af umræðum nýlega á póstlista félagsins um skjalavörslu er rétt að undirstrika þann mun sem er á skjalastjórn og skjalavörslu. Skjalastjórn (e. records management) sem starfsgrein er tiltölulega ný af nálinni og hugtakið skjalastjórn kom ekki til sögunnar fyrr en upp úr miðri síðustu öld. Nokkrar útgáfur eru til af hugtakinu en eftirfarandi skilgreiningu er að finna á vefsíðu Félags um skjalastjórn:
„Skjalastjórn er kerfisbundin stjórn á skjölum frá því að þau verða til í stofnun eða fyrirtæki eða berast að og þar til þeim er eytt eða komið fyrir í varanlegri geymslu. Skjalastjórn felur í sér flokkun og merkingu skjala, dreifingu, vistun, endurheimt, gerð örefnis, ennfremur stjórn á framleiðslu og notkun eyðublaða, skýrslna, gerð geymslu- og öryggisáætlana og fræðslu starfsfólks í stofnunum um skjalamál" (Félag um skjalastjórn, 2008).
Skilgreining þessi, sem á rætur sínar að rekja til Samtaka ástralskra skjalastjóra (RMAA), birtist fyrst á íslensku í grein eftir Kristínu H. Pétursdóttur um skjalastjórn í tímaritinu Bókasafninu árið 1988. Svo vel hefur hún staðist tímans tönn að tuttugu árum síðar er hún enn í fullu gildi innan félagsins.
Í ÍST/ISO 15489:2001 staðlinum segir að skjalastjórn sé: „stjórnunarsvið sem ber ábyrgð á skilvirkri og kerfisbundinni stýringu á myndun skjals, móttöku, skjalahaldi, notkun og umráðum, þ.á.m. ferlum, til að fanga og viðhalda vitnisburði og upplýsingum um starfsemi og viðskipti í formi skjala" (Staðlaráð Íslands, 2005a, s. 12). Skilgreining staðalsins er bæði sértæk og ítarleg og felur að auki í sér útskýringu á tilgangi skjalastjórnar sem hin gerir ekki.
Skjalastjórn og skjalavarsla (e. archival science) eru skyldar greinar en ekki er um sama hlutinn að ræða heldur tvær hliðar á sama peningi. Skjalavarsla tekur til starfsemi skjalasafna sem fyrst og fremst varðveita skjöl sem hafa sögulegt og lagalegt gildi. Þar sem meginstarfsemi skjalasafna almennt var frá upphafi varðveisla og hélst svo lengst af, má segja að skjalastjórn hafi þróast út frá skjalavörslu (Kristín H. Pétursdóttir, 1988, s. 53).
Í bók sinni Records and Information Management: Fundamentals of Professional Practice segir William Saffady að þó um skyldleika sé að ræða gegni greinarnar ekki sama hlutverki. Meginviðfangsefni skjalastjórnar er notagildi skjala fyrir starfsemi fyrirtækja og stofnana á hverjum tíma og viðskiptavinir skjalastjóra eru starfsmenn þeirra sem þurfa á upplýsingum að halda til að geta sinnt starfi sínu. Á hinn bóginn er tilgangur skjalavörslu að varðveita varanlega upplýsingar sem hafa menningarlegt og fræðilegt gildi. Notendur varðveislusafna eru m.a. fræðimenn á sviði sagnfræði, félagsfræði og ættfræði. Sum skjöl geta haft mikla viðskiptalega þýðingu enn ekkert varðveislugildi og önnur hafa varðveislugildi þótt hlutverki þeirra innan stofnunar eða fyrirtækis sé lokið (2004, s. 22). Við þetta má bæta að skjöl eru einnig varðveitt vegna lagalegs gildis þeirra við að tryggja réttindi einstaklinga, fyrirtækja og stofnana.
ÍST/ISO 15489:2001 staðallinn gerir einnig greinarmun á skjalastjórn og skjalavörslu en þar kemur skýrt fram að hann veiti leiðsögn um skjalastjórn fyrirtækja og stofnana þar sem skjöl eru mynduð en taki ekki til skjalavörslu og varðveislu skjala í varðveislustofnunum (Staðlaráð Íslands, 2005a, s. 9).
Full ástæða er til þess að þeir sem starfa við skjalastjórn annars vegar og skjalavörslu hins vegar hafi með sér samstarf og samráð en ali ekki á tortryggni og óvild í garð hvors annars. Í því sambandi má nefna leiðbeiningarskyldu Þjóðskjalasafns Íslands gagnvart opinberum aðilum á sviði skjalastjórnar en minna hefur farið fyrir umræðum um hana á opinberum vettvangi en eftirlitsskyldu safnsins. Varðveislusöfn verða sem leiðbeinendur að taka mið af þróun í upplýsingatækni og þeim aðferðum sem bestar þykja á hverjum tíma við skjalastjórn þó gæta verði þess að sjálfsögðu að skjöl glatist ekki eða verði óaðgengileg fyrir komandi kynslóðir.
Ingibjörg Hallbjörnsdóttir
Heimildir:
Félag um skjalastjórn – IRMA (2008). Um félagið. Reykjavík: Félag um skjalastjórn. Sótt 17. febrúar 2008: http://www.irma.is/default.asp?pid=3
Kristín H. Pétursdóttir (1988). Skjala- og upplýsingastjórn. Bókasafnið, 11–12, s. 52–54.
Saffady, William (2004). Records and Information Management: Fundamentals of Professional Practice. Lenexa, Kansas: ARMA International.
Staðlaráð Íslands (2005a). Upplýsingar og skjalfesting – skjalastjórn – 1. hluti: Almenn atriði. Reykjavík: Staðlaráð Íslands. (ÍST ISO 15489–1:2001).
Staðlaráð Íslands (2005b). Upplýsingar og skjalfesting – skjalastjórn – 2. hluti: Leiðbeiningar. Reykjavík: Staðlaráð Íslands. (ÍST ISO 15489–2:2001).