Ingibjörg Hallbjörnsdóttir, formaður Félags um skjalastjórn flutti ávarp í hófi sem haldið var í Þjóðmenningarhúsinu þann 6. desember 2008 til að fagna 20 ára afmæli Félags um skjalastjórn.
Kæru gestir
Ég vil byrja á því að bjóða ykkur öll hjartanlega velkomin til þessa afmælisfagnaðar Félags um skjalastjórn sem haldinn er í tilefni af 20 ára afmæli félagsins.
Það var árið 1987 að tíu framsýnar konur komu saman til að ræða þörfina á úrbótum og fræðslu í skjalamálum. Þessi hópur kallaði sig Áhugahóp um skjalastjórn og ég ætla að leyfa mér að kalla þær guðmæður félagsins. Þessar konur voru þær Jóhanna Gunnlaugsdóttir, Kristín Geirsdóttir, Kristín I. Jónsdóttir, Kristín Ólafsdóttir, Kristín H. Pétursdóttir, Ragnhildur Bragadóttir, Svanhildur Bogadóttir, Una Eyþórsdóttir, Stefanía Júlíusdóttir og Vilborg Bjarnadóttir. Vð þekkjum svo flest framhaldið, eftir mikla undirbúningsvinnu þessara kvenna var Félag um skjalastjórn stofnað þann 6. desember 1988 og við erum hér saman komin til að fagna því.
Að undanförnu hefur ég verið að skoða elstu fréttabréf félagsins. Af þeim má ráða að við stofnun félagsins var hugtakið skjalastjórn og merking þess harla lítt þekkt í umræðunni. Lög um Þjóðskjalasafn Íslands höfðu verið samþykkt þremur árum e-áður en þar er hugtakið ekki notað heldur annað hugtak sem er skjalavarsla og lítill sem enginn greinarmunur var gerður á þessum tveimur hugtökum. Mikið starf beið því félagsins á sviði fræðslu- og kynningarmála og fólst það m.a. í að standa fyrir náms- og ráðstefnum, námskeiðum og fræðslufundum um margvíslega þætti á sviði skjalastjórnar. Félagsmenn hafa í gegnum tíðina lagt á sig gríðarmikið óeigingjarnt starf með vinnu fyrir félagið, m.a. í nefndastarfi og við skipulagningu viðburða.
Umhverfi skjalastjórnar í dag er gjörbreytt í samanburði við upphafsár félagsins. Margt í nútímarekstrarumhverfi fyrirtækja og stofnana styður og gerir kröfur um innleiðingu skjalastjórnar og skulu hér rakin örfá dæmi. Í fyrsta lagi er um að ræða margvíslega lagasetningu og má sem dæmi nefna Upplýsingalög, Stjórnsýslulög og lög um Persónuvend. Í öðru lagi er um að ræða auknar kröfur um skilvirkni og hagkvæmni í rekstri bæði hjá einkafyrirtækjum og opinberum aðilum og þriðji þátturinn eru kröfur um gæðastjórnun og bætta þjónustu við viðskipavini. Mikil fjölgun hefur orðið í hópi okkar sem vinnum við skjalastjórn þó stundum fylgi einhver önnur störf með. Einnig hafa orðið gríðarlegar breytingar til hins betra á vinnuaðstöðu okkar með aukinni tækni, t.d. rafrænum skjalastjórnarkerfum. Fjölmargir staðlar og vil ég þá nefna sérstaklega ISO 15489 um skjalastjórn geta verið okkur ómetanleg hjálpartæki í starfi. Framboð á menntun á sviði skjalastjórnar hefur einnig aukist mikið, bæði í Háskóla Íslands og hjá einkaaðilum.
Skilningur og þekking á skjalastjórn er miklu almennari en áður og vil ég leyfa mér að halda fram því fram að starfsemi Félags um skjalastjórn eigi stóran þátt í þeim ávinningi. En þó margt hafi breyst til batnaðar er enn verk að vinna. Við höfum örugglega öll einhvern tímann spurt þessarar spurningar bæði hátt og í hljóði: Hvernig í ósköpunum á ég að fá fólk til að fara eftir því sem ég segi? Það er nefnilega ekki nóg að kaupa rafræn skjalastjórnarkerfi og ráða skjalastjóra, innleiðing skjalastjórnar krefst þess að allir vinni í kerfinu eftir ákveðnum reglum og og í þessu sambandi er stuðningur yfirmanna við verkefnið lykilatriði eins og fram hefur komið í mörgum rannsóknum. Skjalastjóri þarf að geta treyst því að hann eigi skilning og stuðning yfirmanna óskiptan svo hann geti komið á ákveðnu vinnulagi sem starfsmenn bera virðingu fyrir og vilja vinna eftir. Þeir sem vinna við skjalastjórn þurfa líka að líta á starfið sem mikilvægt og sjálfa sig sem skjalastjóra. Mér er alltaf minnistæð konan sem ég tók viðtal við þegar ég var í námi sem sagði að skjalastjórnin hefði alltaf fylgt hennar starfi. Samt tók hún mikinn meirihluta vinnutíma hennar en henni fannst það einhvern veginn skipta minna máli en hitt starfið sem hún hafði með höndum.
Á komandi árum mun Félag um skjalastjórn halda áfram að vinna að upphaflegu markmiðum sínum að efla þekkingu og skilning á skjalastjórn þó áherslurnar breytist í takt við breytingar í samfélaginu. Félagið mun áfram hafa miklu hlutverki að gegna í kynningar- og fræðslumálum því áhugafélag eins og okkar er vettvangur frjórrar umræðu um þær úrbætur sem brenna á. Síðast en ekki síst eru tengslin sem myndast milli félagsmanna í félagi af þessu tagi ákaflega mikilvæg fyrir okkur í starfi.
Ég nefndi hér í upphafi að einn af stofnfélögunum félagsins væri Jóhanna Gunnlaugsdóttir en ég held að á engan sé hallað þó um hana verði sagt að hún hafi staðið í fylkingarbrjósti fagsins í rúma tvo áratugi.
Jóhanna lauk BA prófi í bókasafns- og upplýsingafræði og sagnfræði frá Háskóla Íslands árið 1985, meistaraprófi árið 1998 frá Háskólanum í Wales í stjórnun og rekstri fyrirtækja með áherslu á upplýsingastofnanir og upplýsingakerfi innan fyrirtækja og doktorsprófi frá Háskólanum í Tampere Finnlandi árið 2006.
Árið 1985 stofnaði Jóhanna ásamt öðrum ráðgjafarfyrirtækið Gangskör sf. á sviði upplýsinga- og skjalamála. Hún hefur unnið ráðgjafarstörf fyrir u.þ.b. 100 fyrirtæki, stofnanir og félagasamtök. Jóhanna var lektor í bókasafns- og upplýsingafræði við Háskóla Íslands frá 1999 – 2007 en það ár varð hún dósent við sömu stofnun. Rannsóknir, kennsla og fræðaskrif hennar eru á sviðum upplýsinga- og skjalastjórnunar, þekkingarstjórnunar, gæðastjórnunar og flokkunaraðferða. Doktorsritgerð Jóhönnu fjallar um innleiðingu og notkun rafrænna skjalastjórnarkerfa.
Jóhanna hefur skrifað mikið um upplýsingamál og m.a. birt greinar í alþjóðlegum, ritrýndum tímaritum. Hún hefur haldið fjölmörg námskeið og erindi og flutt fyrirlestra á ráðstefnum, bæði íslenskum, fjölþjóðlegum og alþjóðlegum.
Jóhanna starfar í og hefur verið í stjórn ýmissa félaga um bókasafns- og upplýsingamál og má þar nefna Félag um skjalastjórn og Félag um þekkingarstjórnun. Hún er ennfremur í stjórn nokkurra ráða og nefnda á vegum HÍ.
Félag um skjalastjórn hefur ákveðið að gera Jóhönnu Gunnlaugsdóttur að heiðursfélaga sínum í þakklætisskyni fyrir þrotlaust starf hennar í þágu skjalastjórnar, bæði með störfum sínum og rannsóknum. Ég vil biðja Jóhönnu að koma hingað til mín og taka við viðurkenningu félagins og þakka henni jafnframt fyrir störf hennar fyrir félagið allt frá stofnun þess.
Ég vil að lokum óska okkur öllum til hamingju með daginn og félaginu velfarnaðar um ókomna tíð.