Ingibjörg Hallbjörnsdóttir, formaður Félags um skjalastjórn setti ráðstefnu sem haldin var á Grand Hótel í Reykjavík þann 26. febrúar 2009 til að fagna 20 ára afmæli Félags um skjalastjórn.
Ágætu ráðstefnugestir
Ég vil byrja á að bjóða ykkur öll velkomin til þessarar ráðstefnu sem haldin er í tilefni 20 ára afmælis Félags um skjalastjórn.
Especially, I would like to welome our keynote speaker today, Hanns Köhler-Krüner, Director of Global Education Services EMEA, and a member of the MoReq2 Review Group. Thank you for your contribution to this conference.
Frá stofnun Félags um skjalastjórn hefur eitt af meginverkefnum félagsins verið að fylgjast með þróun á sviði skjalastjórnar og halda upp fræðslu um nýja þætti og breytingar sem hafa áhrif á hana með einum eða öðrum hætti en þeir eru fjölmargir. Ég nefni hér aðeins tækninýjungar, lagasetningu og útgáfu staðla en margt annað mætti einnig telja upp. Fræðslunefnd, sem hét í upphafi fræðslu- og kynningarnefnd, hefur verið ein af föstum nefndum félagsins frá upphafi og hafa þær unnið mikið starf við kynningu og skipulagningu fræðsludagskrár á hverju starfsári. Félagið hefur í gegnum tíðina haldið fjölmargar ráðstefnur og námsstefnur og staðið fyrir námskeiðahaldi af margvíslegu tagi, m.a. í samvinnu við stofnanir eins og Endurmenntun Háskóla Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands. Fyrirlesarar hafa bæði verið innlendir og erlendir en ákaflega mikilvægt er fyrir félagið að fá sérfræðinga á hinum ýmsu sviðum skjalastjórnar til að miðla okkur af þekkingu sinni. Undanfarin ár hafa hádegisfyrirlestar og heimsóknir í fyrirtæki og stofnanir notið vinsælda meðal félagsmanna enda eitt af markmiðum félagsins að efla tengsl þeirra sem starfa við skjalasöfn og stuðla að samvinnu.
Ég hef sagt það áður að skilningur og þekking á skjalastjórn er miklu almennari en áður var og ég leyfi mér að fullyrða að kynningar- og fræðslustarfsemi Félags um skjalastjórn eigi ákaflega stóran þátt í þeim breytingum. Félagið er brunnur fagþekkingar og félagsmenn leitast við að vinna störf sín í samræmi við nýjustu þekkingu og bestu starfshætti hverju sinni. Einmitt þess vegna er það ákaflega mikilvægt fyrir félagið að fá tækifæri til að móta starfsumhverfi skjalastjórnar og því skipti það okkur miklu máli að félagið var einn af umsagnaraðilum um drög að Handbók um skjalavörslu opinberra stofnana sem nánar verður fjallað um hér á eftir.
Í byrjun þessa starfsárs fór stjórn félagsins að huga að því að fagna þessum þessum merku tímamótum í sögu þess með einhverjum hætti og skipaði þriggja manna afmælisnefnd sem í voru: Edda Rúna Kristjánsdóttir, skjalastjóri í forsætisráðuneytinu, Ingveldur Hafdís Karlsdóttir, skjalastjóri hjá ÁTVR og Unnur Rannveig Stefánsdóttir, skjalastjóri hjá Össuri hf. Ég vil þakka nefndinni fyrir vel unnin störf. Hugmyndin var að halda ráðstefnu með a.m.k. einum erlendum fyrirlesara og var leitað eftir hugmyndum frá félagsmönnum um efni fyrirlestra. Margvíslegar hugmyndir komu fram sem geta nýst við skipulagningu fræðslustarfsins á komandi árum. Fyrirlesararnir okkar í dag fjalla um mismunandi svið en þau varða öll með einhverjum hætti störf okkar sem vinnum við skjalastjórn. Fyrirlestur Hanns Köhler-Krüner er um MoReq2 staðalinn sem Evrópusambandið gaf út á síðasta ári og mikilvægi hans fyrir skjalastjórn en staðallinn fjallar um kröfulýsingar til rafrænna skjalakerfa. Hanns situr nú í nefnd um endurskoðun staðalsins. Pétur G. Kristjánsson segir frá endurskoðun handbókar um skjalavörslu opinberra stofnana og framtíðaráætlunum safnsins en margir okkar félagsmanna vinna hjá opinberum stofnunum sem fer jú fjölgandi, a.m.k. fyrst um sinn. Þóranna Jónsdóttir fjallar um hvernig við getum náð árangri í starfi og verið metin að verðleikum á vinnustað. Að lokum til að létta okkur lundina segir Jón Gnarr okkur svolítið um húmor. Ég vænti mikils af öllum fyrirlesurunum og hlakka til að hlusta á þá. Ég vil nefna að félagið sótti um styrki til ráðuneytanna á síðasta ári til að halda þessa ráðstefnu og sáu Guðlaugur Þór Þórðarson, þáverandi heilbrigðisráðherra og Einar Kr. Guðfinnsson, þáverandi sjávarútvegs- og landbúnaðarráðherra sér fært að styrkja félagið og kann ég þeim bestu þakkir fyrir.
Skjalastjórn er jafn mikilvægur þáttur í starfsemi fyrirtækja og stofnana eins og fyrir tuttugu árum, ef ekki mikilvægari. Við göngum nú í gegnum gríðarmiklar þrengingar í efnahags- og atvinnulífinu og þurfum að snúa vörn í sókn. Ég hygg að fyrir það uppbyggingarstarf sem nú er framundan skipti miklu máli að til staðar hafi verið og verði áfram vönduð skjalastjórn hjá fyrirtækjum og stofnunum. En nú er þetta farið að hljóma eins og hjá stjórnmálamanni í framboði og þá er best að fara að hætta. Ég lýsi þessa ráðstefnu setta og vil nú biðja Unni Rannveigu Stefánsdóttur, skjalastjóra hjá Össuri, að taka við fundarstjórn.